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Questões de Concurso sobre Gestão de documentos e o ciclo vital dos documentos
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O documento consiste no registro de uma informação e depende da natureza do material que a contém.
C
Certo
E
Errado
No que se refere à gestão de documentos, assinale a alternativa correta.
A
O método alfabético pode ser subdivido em específico, geográfico, mnemônico e variadex.
B
O método genérico, pertencente ao método alfabético, possui maior dificuldade de classificação, pela demanda da definição de uma palavra-chave para cada assunto a ser arquivado.
C
O método numérico genérico é direto, visto que exige a preparação e a consulta anterior a um índice ou a um arquivo de fichas relativo ao assunto em questão.
D
O método semialfabético baseia-se na classificação e na ordem alfabética rigorosas.
E
O método terminológico consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente, de acordo com sua entrada.
Em um plano de arquivo, quando se trata de definir a centralização ou a descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente arquivo, é correto afirmar:
A
A descentralização se aplicará à fase corrente dos arquivos e a centralização, às fases intermediária e permanente.
B
A descentralização se aplicará à disseminação das orientações e ao acesso dos serviços de arquivo e a centralização às fases de guarda corrente, intermediária ou permanente.
C
A centralização dirá respeito à concentração de atividades como recebimento, registro, distribuição, movimentação etc., de modo a prosseguir com a guarda permanente em arquivos descentralizados.
D
A descentralização se aplicará às fases corrente e intermediária de documentos protocolados e a centralização, à fase de guarda permanente no arquivo central.
E
A centralização se aplicará à fase corrente dos arquivos e a descentralização, às fases intermediária e permanente.
É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, de acordo com a Lei nº 8.159/91, avalie as opções abaixo e assinale a opção ERRADA.
A
A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.
B
Os documentos de valor permanente são alienáveis e prescritíveis.
C
Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
D
São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
E
A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
A etapa do ciclo vital arquivístico na qual os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo de 3ª fase e ainda possuem valor primário é denominada como fase:
A
Corrente.
B
Intermediária.
C
Permanente.
D
Comum.
E
Liberal.
A gestão do conhecimento constitui a administração de todo o conhecimento produzido nas corporações, ou seja, administram-se os valiosos recursos construídos ou gerados pela instituição durante sua trajetória existencial.
(Anna, J. S. 2015. O arquivista como gestor de recursos informacionais: uma reflexão acerca dos novos modelos de gestão. Ágora. P.81. Disponível em: https://agora.emnuvens.com.br/ra/article/view/546/ pdf.)
A geração e o acúmulo de informação e conhecimento nas organizações requerem novas formas de gerenciamento dos recursos. Referente à gestão da informação e do conhecimento, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) O arquivista, por meio da gestão de documentos, realiza de forma efetiva a gestão da informação.
( ) O arquivista é um intermediador entre a informação explícita e sua agregação ao conhecimento tácito.
( ) O objetivo da gestão do conhecimento nas organizações é transformar o conhecimento explícito em tácito.
( ) A gestão do conhecimento para ser consolidada em uma organização requer uma participação multidisciplinar dos servidores.
( ) A socialização é entendida como a conversão de parte do conhecimento tácito de uma pessoa no conhecimento explícito de outra pessoa.
A sequência está correta em
A
V, F, V, V, V.
B
F, V, F, F, V.
C
V, V, F, V, F.
D
F, F, V, F, F.
E
V, F, V, F, V.
São alguns dos procedimentos e operações técnicas que compõem o conceito de gestão de documentos:
A
leitura, interpretação, guarda e descarte.
B
produção, tramitação, uso e avaliação.
C
representação, formação e destinação.
D
objeto, objetivo, conteúdo e conclusão.
E
parecer, expedição, recepção e atuação.
Na implementação do programa de gestão de documentos, o arquivamento intermediário é tratado na fase de produção.
C
Certo
E
Errado
Assinale a alternativa contrária a um objetivo da gestão de documentos.
A
Elevar a produtividade e reduzir o tempo dos colaboradores na busca por dados.
B
Realizar o descarte após o término do prazo de guarda dos documentos.
C
Evitar situações de perda, desatualização ou danos das informações.
D
Garantir a classificação e a nomeação correta dos documentos.
E
Mitigar o nivelamento dos processos, sem a necessidade de torná-los uniformes.
O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (MoReq-Jus) estabelece critérios a serem cumpridos na captura, na produção, na classificação, na tramitação, na guarda, na avaliação, na seleção, no armazenamento, na indexação, na preservação, no arquivamento e no recebimento, a fim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acesso, pelos sistemas de gestão de processos e documentos que podem ser:
A
apenas digitalizados e nato-digitais;
B
digitais, não digitais ou híbridos;
C
apenas digitais;
D
apenas digitais e híbridos;
E
apenas híbridos.
Assinale a alternativa que apresenta corretamente as fases da gestão de documentos.
A
Produção, utilização e destinação final.
B
Elaboração, tramitação, guarda permanente.
C
Execução, tramitação, classificação, arquivamento.
D
Planejamento, elaboração, distribuição, destinação final.
E
Planejamento, produção, classificação, tramitação (protocolo).
É considerada a função essencial da gestão documental, e é tratada assim ao longo de todo o Manual de Gestão Documental do Proname:
A
proporcionar o acesso;
B
eliminar documentos inservíveis;
C
controlar o trâmite dos documentos;
D
implementar estratégias de preservação;
E
efetuar a manutenção dos documentos em ambiente físico.
O diagnóstico da situação arquivística do tipo maximalista reúne dados para a elaboração da tabela de temporalidade.
C
Certo
E
Errado
A gestão da informação é o conjunto de práticas usadas para coletar, armazenar, organizar e utilizar os dados que circulam pela empresa todos os dias. Sendo possível utilizá-los para diversos fins, avalie as opções a seguir:
I.Otimização de processos.
II.Identificação de problemas.
III.Avaliação de oportunidades de mercado.
IV.Conhecimento sobre clientes.
V.Tomada de decisão nas empresas.
Fonte disponível em: < https://www.zendesk.com.br/blog/gestao-de-informacao/>
É correto o que se afirma em:
A
II e IV, apenas.
B
I, IV e V, apenas.
C
I, III e V, apenas.
D
II e III, apenas.
E
I, II, III, IV e V.
Os instrumentos de gestão indicam os procedimentos que devem ser adotados nas diversas situações da administração e do uso de documentos. São instrumentos da gestão documental, EXCETO o que se afirma em:
A
Código de Classificação.
B
Tabela de Temporalidade.
C
Listagem de Eliminação de Documentos.
D
Termo de Adição Documental.
O processo de gestão de documentos arquivísticos requer, entre outros procedimentos, a atividade de classificação.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2023
Prova:
FEPESE - COREN SC - Auxiliar Administrativo - 2023
A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos.
Assinale a alternativa que apresenta algumas das rotinas correspondentes às operações de classificação.
A
Receber o documento; identificar o assunto principal; identificar o tempo de guarda.
B
Identificar o assunto principal conforme o conteúdo; localizar o(s) assunto(s) no código de classificação; codificar o(s) anexo(s) conforme o suporte do documento.
C
Localizar o(s) assunto(s) no código de classificação; anotar o código no canto inferior direito da última folha do documento; preencher a folha de referência.
D
Receber o documento; identificar o assunto principal e o(s) secundário(s) conforme o conteúdo; localizar o(s) assunto(s) no código de classificação.
E
Receber e verificar o destino do documento conforme folha de referência; selecionar o material a ser arquivado, daquele a ser descartado; preencher o sistema.
A gestão de documentos gera vantagens. Abaixo estão listadas algumas destas vantagens, assinale a alternativa que não apresenta uma delas.
A
Agilizar a busca e recuperação de documentos válidos
B
Garantir rastreabilidade das informações
C
Otimizar fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos
D
Burocratizar tramitação de avaliação de documentos
Sobre a gestão de documentos aplicada aos arquivos, leia o enunciado e responda:
Seu uso na gestão, como instrumento norteador de avaliação documental vem auxiliar na coleta das informações necessárias, sejam elas, de ordem física ou orgânica, propiciando elementos cruciais para que se possam desenvolver propostas de melhorias no arquivo de qualquer instituição. Destaca-se que esta ferramenta possibilita identificar, avaliar e criar possíveis soluções ou mudanças em relação à massa documental que é acumulada sem um devido tratamento informacional.
O enunciado trata de:
A
Processamento.
B
Classificação.
C
Descrição.
D
Diagnóstico.
A gestão dos documentos numa organização envolve procedimentos que estão ligados à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Os documentos podem ser organizados e classificados como mostram os itens a seguir, EXCETO:
A
Documentos permanentes.
B
Documentos intermediários.
C
Documentos correntes.
D
Documentos bônus.
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