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Sobre gestão de documentos públicos é correto afirmar que
A
podem ser disponibilizadas apenas informações de interesse particular aos cidadãos.
B
a eliminação de documentos, mesmo que desprovidos de valor que justifiquem sua guarda, é terminantemente proibida.
C
o conceito envolve procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos.
D
é admitida indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, não cabendo ações penal, civil e administrativa.
E
são facultadas ao poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos.
Segundo Freire e Araújo (2014), a gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Os elementos básicos de um programa de gestão de documentos envolvem três fases:
A
Primária, secundária e terciária.
B
Produção, utilização e conservação e destinação (eliminação).
C
Numérica, alfabética e alfanumérica.
D
Oficial, extraoficial e virtual.
A eficácia de um programa de gestão de documentos depende da adoção de métodos de classificação e de avaliação.
A esse respeito é correto afirmar que:
A
Tanto a classificação quanto a avaliação de documentos podem ser realizadas em qualquer das fases do ciclo de vida dos documentos, sem qualquer prejuízo metodológico.
B
A boa gestão de documentos prescinde de instrumentos de classificação e avaliação de documentos.
C
No que concerne as fases da gestão de documentos, é na 2ª fase – utilização, que compreende os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.
D
O ato de ordenar os documentos, segundo um plano destinado a facilitar o seu uso corrente, envolve tanto a organização intelectual dos documentos(ordenação), quanto a atribuição de símbolos para identificar os itens documentais (dossiês ou processos), mas não mostra a relação orgânica existente entre eles.
E
O ato de classificar documentos não exige o conhecimento da administração a que se refere, tão pouco das necessidades de uso dos documentos a serem classificados.
No processo de organização de arquivos, uma das principais responsabilidades do profissional de secretariado é a gestão de documentos. Esta gestão atua com quatro fases essenciais que trazem um resultado eficaz ao processo. Essas fases são, EXCETO:
A
Planejamento documental.
B
Organização documental.
C
Execução documental.
D
Controle documental.
E
Protelação documental.
Em relação ao ciclo de vida dos documentos, é correto afirmar que
A
a primeira fase ou idade é aquela em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor nos arquivos correntes.
B
a segunda idade é a do arquivo intermediário, no qual se abrigam os documentos durante seu uso funcional, administrativo, jurídico; sua tramitação legal; sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados.
C
a terceira idade é aquela na qual os documentos são encaminhados ao arquivo permanente por recolhimento, para que sejam preservados definitivamente.
D
a localização física dos arquivos correspondentes às três idades dos documentos não demonstra suas especificidades, já que muitas vezes os arquivos de valor permanente dividem espaço com os de valor imediato.
E
a localização física dos arquivos está diretamente relacionada ao tempo de guarda dos documentos, por isso a necessidade de se elaborar uma tabela de temporalidade de documentos de arquivo.
As tradições administrativas são um dos fatores que dificultam a implementação do programa de gestão de documentos no Brasil.
C
Certo
E
Errado
Um dos objetivos da gestão de documentos refere-se a
A
organizar a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos de modo eficiente.
B
minorar a eliminação de documentos que não possuam valor administrativo, fiscal, jurídico ou científico.
C
refutar o acesso à informação governamental quando e onde for necessária, tanto ao governo como aos cidadãos.
D
sistematizar o registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.
E
formular um plano de codificação para dirimir a centralização dos documentos na fase ativa dos arquivos.
A etapa da gestão da informação que abrange a seleção das fontes de informação é
A
a identificação das necessidades informacionais.
B
a coleta da informação.
C
o desenvolvimento de produtos.
D
a apresentação.
Entre as vantagens de adotar um protocolo para a recepção de documentos, pode-se citar a “melhora na organização”, que se caracteriza por:
A
Quando os documentos estão devidamente organizados e protocolados, a rotina é agilizada e ninguém perde tempo procurando os arquivos.
B
Um protocolo bem estruturado com carimbos, assinaturas e registros válidos legalmente, pode servir como prova jurídica em caso de necessidade.
C
Ao saber que os documentos estão devidamente arquivados e a uma simples consulta de distância, você permite que o seu cérebro se concentre naquilo que realmente importa. Uma preocupação a menos em meio aos problemas do dia a dia. Mas não é só isso, manter o processo organizado tende a criar uma política de responsabilidade internamente.
D
Por meio do Sistema de Protocolo, o órgão poderá tramitar os pedidos de solicitação de informações realizados através dos canais de Ouvidoria e eSIC – Sistema Eletrônico de Acesso à Informação. Solicitações recebidas por estes canais, tem por obrigatoriedade um tempo de atendimento para resposta, conforme publicado na Lei de Acesso à Informação e Transparência.
O diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista permite a elaboração de instrumentos de gestão arquivística.
C
Certo
E
Errado
Analise as informações a seguir:
I. No ciclo vital dos documentos, chama-se movimentação ou trâmite ao curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
II. A tramitação é exclusiva da fase corrente do ciclo de vida dos documentos. Já as atividades de protocolo se desenvolvem na fase do arquivo intermediário.
Marque a alternativa CORRETA:
A
As duas afirmativas são verdadeiras.
B
A afirmativa I é verdadeira, e a II é falsa.
C
A afirmativa II é verdadeira, e a I é falsa.
D
As duas afirmativas são falsas.
A boa gestão de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos é fundamental para preservar, com segurança, os dados e as informações neles contidos, bem como possibilitar o seu acesso com agilidade sempre que se fizer necessário. No método de arquivamento ideográfico, o elemento principal a ser utilizado é
A
o assunto.
B
o número do documento.
C
o nome.
D
o local.
Ano:
2023
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A fim de que a tabela de temporalidade de documentos de arquivo tenha validade, são necessárias sua aprovação por autoridade competente e a divulgação entre os colaboradores da organização.
C
Certo
E
Errado
Em relação à gestão de documentos e as funções inerentes a esse processo, analise as assertivas abaixo:
I. A identificação, segundo Faben (2019), se consolidou na Arquivologia espanhola e mais tarde no Brasil como a fase de tratamento arquivístico voltada à investigação e sistematização das categorias administrativas e arquivísticas, além de ter sido revelada como uma metodologia eficaz para a elaboração de instrumentos de gestão de documentos.
II. Segundo Flores e Lambert (2013), a produção de documentos constitui uma das etapas da Gestão Documental, permitindo a gestão e concepção de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
III. Lopes (1997) compreende que a avaliação documental, como parte do processo de gestão documental, inicia-se com a descrição documental e se completa na destinação dos documentos à eliminação.
Quais estão corretas?
A
Apenas I.
B
Apenas I e II.
C
Apenas I e III.
D
Apenas II e III.
E
I, II e III.
Assegurar o acesso à informação administrativa quando e onde se fizer necessário à Administração Pública e aos cidadãos, é um dos objetivos
A
da comunicação interpessoal.
B
da excelência no atendimento ao cidadão.
C
do atendimento presencial.
D
do atendimento por telefone.
E
da gestão documental.
A visão minimalista consiste em um levantamento de informações para o projeto arquivístico, considerando as instituições em uma visão específica, e estuda os processos em nível de realização de atividades.
C
Certo
E
Errado
A forma como os documentos são colocados nas unidades de classificação é chamada de ordenação, que é dependente da maneira como os usuários buscam os documentos.
C
Certo
E
Errado
Considerando a Legislação Arquivística Brasileira, organizada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão do Arquivo Nacional, especialmente aquelas relacionadas à gestão de documentos arquivísticos digitais, analise as assertivas abaixo:
I. De acordo com a Resolução nº 20/2004, do Conarq, os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) podem optar por identificar, entre as informações e documentos produzidos, recebidos e armazenados em meio digital, aqueles considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa de gestão arquivística de documentos.
II. Considera-se documento arquivístico digital, tal como é descrito na Resolução nº 20/2004, do Conarq, todo aquele documento arquivístico codificado em dígitos binários, que foi produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, tais como planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na Internet e bases de dados.
III. Os profissionais de arquivo, exceto as instituições arquivísticas, devem participar da concepção, do projeto, da implantação e do gerenciamento dos sistemas eletrônicos de gestão de documentos.
Quais estão corretas?
A
Apenas I.
B
Apenas II.
C
Apenas I e II.
D
Apenas II e III.
E
I, II e III.
Em gestão de documento, o desmembramento representa
A
a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo.
B
a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.
C
ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo.
D
o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
E
a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação ou Apensação.
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A gestão documental é o ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária.
C
Certo
E
Errado
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