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A gestão da documentação escolar, dentro do ciclo de vida dos documentos, possibilita a disponibilização da informação corrente, ao mesmo tempo que viabiliza a preservação da memória, testemunho da trajetória do estabelecimento escolar, e comprova o efeito de suas atividades-fim em determinada comunidade.
Diante disso, o arquivo escolar é considerado:
A
uma técnica de identificação, categorização ou agrupamento lógico e sistemático de documentos semelhantes, segundo as características comuns entre eles, exercidas exclusivamente pelos professores e familiares.
B
um conjunto de leis caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de um sistema computacional, tendo como produtos planilhas de excel, texto em word e pdf, músicas em MP3, definidos pela comunidade escolar.
C
um acervo formado pelo conjunto de documentos produzidos e recebidos em decorrência das atividades das unidades escolares, exercidas pelos professores e todos aqueles que de alguma forma participam da comunidade escolar.
D
um acervo de documentos públicos e secretos produzidos e recebidos em decorrência das atividades das unidades escolares, exercidas exclusivamente pelos professores, pais de alunos que participam da comunidade escolar.
E
o conjunto de tecnologias que permite a uma instituição gerir seus documentos oficiais que foram produzidos e recebidos em decorrência das atividades das unidades escolares e dos professores que participaram de processos seletivos.
Qual é a importância do arquivo e das técnicas de arquivamento em um ambiente organizacional?
A
O arquivo é um recurso opcional para armazenar documentos, não tendo impacto significativo na eficiência operacional.
B
As técnicas de arquivamento não são necessárias, pois os documentos podem ser facilmente encontrados através de uma busca na internet.
C
Um sistema de arquivamento eficiente ajuda a organizar e armazenar documentos de forma sistemática, facilitando a recuperação rápida e precisa das informações quando necessário.
D
O arquivo é uma prática ultrapassada, sendo preferível manter todos os documentos em papel.
E
As técnicas de arquivamento são importantes apenas para organizações de grande porte, não sendo relevantes para empresas de pequeno porte.
O expurgo de documentos é um processo crucial para a gestão eficiente de um arquivo. Escolha dentre as alternativas a seguir aquela que NÃO é uma etapa fundamental do processo de expurgo.
A
Aplicação da tabela de retenção: A tabela de retenção define o tempo que os documentos devem ser armazenados no arquivo, servindo como base para a decisão de expurgo.
B
Avaliação dos documentos: Cada documento deve ser avaliado de acordo com seu valor administrativo, histórico ou fiscal, considerando critérios pré-definidos.
C
Segregação dos documentos: Os documentos a serem eliminados devem ser segregados dos documentos que serão arquivados permanentemente.
D
Destruição segura dos documentos: Os documentos expurgados devem ser destruídos de forma segura e com respeito às normas ambientais, garantindo a confidencialidade das informações.
O que é protocolo na gestão de documentos:
A
Protocolo é o processo de destruição de documentos após seu uso.
B
Protocolo é a fase intermediária do ciclo de vida dos documentos.
C
Protocolo é o controle da tramitação dos documentos na fase permanente do ciclo de vida.
D
Protocolo é a atividade de controle da tramitação dos documentos na fase corrente do ciclo de vida.
Em um ambiente empresarial, a gestão eficaz de documentos é crucial para garantir a eficiência operacional e o cumprimento de normas legais. Considerando os tipos de arquivo, assinale a opção que melhor descreve a principal distinção entre arquivo permanente e arquivo corrente:
A
Ambos os arquivos têm a mesma finalidade, mas diferem apenas na forma de organização e armazenamento.
B
O arquivo permanente contém documentos digitais, enquanto o arquivo corrente abrange documentos físicos.
C
O arquivo corrente abriga documentos frequentemente consultados, enquanto o arquivo permanente preserva registros com valor histórico.
D
O arquivo corrente refere-se a documentos históricos, enquanto o arquivo permanente armazena informações de uso cotidiano.
E
O arquivo permanente está associado a registros temporários, enquanto o arquivo corrente concentra-se em documentos permanentes.
Na gestão documental de um arquivo, é fundamental a elaboração de um instrumento que defina os prazos de guarda e de destinação dos documentos produzidos e recebidos por determinado órgão, com base nos preceitos legais. Para essa finalidade, adota-se
A
a folha de verificação.
B
a tabela de temporalidade.
C
o cronograma de tarefas.
D
o dossiê funcional.
A gestão documental possibilita a recuperação essencial dos documentos: a informação, de forma rápida, econômica, eficaz, otimizando recursos e interferindo positivamente na organização.
(PAES, 2009.)
A organização de documentos para apresentar resultados satisfatórios está diretamente relacionada a:
A
Instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego documental.
B
Ferramentas e técnicas disponíveis e profissionais para auxiliar, ainda que não qualificados.
C
Aumento do tempo de arquivamento e disposição inadequada para ganho de espaço físico.
D
Instalações físicas possíveis e sem obrigatoriedade de compatibilidade com o acervo documental.
Assinale a alternativa que apresenta a principal diferença entre o ciclo de vida dos documentos e a teoria das três idades no que diz respeito à gestão documental.
A
O ciclo de vida classifica documentos apenas em termos de formato, enquanto a teoria das três idades se preocupa com o acesso ao arquivo
B
O ciclo de vida enfatiza a mudança de valor dos documentos ao longo do tempo, enquanto a teoria das três idades categoriza documentos em estágios de utilização baseados em sua relevância temporal
C
O ciclo de vida se concentra na eliminação de documentos, enquanto a teoria das três idades foca na digitalização
D
O ciclo de vida é utilizado apenas para documentos eletrônicos, enquanto a teoria das três idades aplica-se somente a documentos físicos
O ciclo de vida de um documento compreende as fases desde sua criação até sua destinação final, as quais desempenham papel crucial na organização e na preservação das informações. Em relação aos contratos vigentes, em qual dos seguintes arquivos eles devem ser armazenados?
A
Arquivo intermediário.
B
Arquivo corrente.
C
Arquivo permanente.
D
Arquivos especiais.
A realidade dos sistemas de arquivo brasileiros compõe o diagnóstico arquivístico maximalista do país.
C
Certo
E
Errado
A gestão de documentos inclui atividades que visam determinar a destinação final dos documentos.
Essa destinação divide-se em
A
eliminação ou guarda definitiva.
B
fragmentação ou incineração.
C
transferência ou recolhimento.
D
microfilmagem ou digitalização.
E
incineração ou microfilmagem.
Sobre a gestão e o ciclo de vida dos documentos, assinale a alternativa correta.
A
Na terceira idade, fase permanente, os documentos, como fonte de pesquisa, poderão ser liberados para consulta, sendo permitido o acesso ao público geral.
B
Na terceira idade, fase permanente, após o cumprimento dos prazos estabelecidos, executa-se a destinação final, procedendo-se à eliminação e à coleta de amostragem dos documentos que serão eliminados ou recolhidos.
C
Na segunda idade, fase permanente, os documentos são preservados em definitivo em razão de seu valor histórico, testemunhal, legal, probatório e científico-cultural.
D
Na segunda idade, fase permanente, os documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo, são destinados à guarda temporária.
E
Na primeira idade, fase corrente, os documentos não precisam ser avaliados para determinação dos prazos de sua permanência no arquivo corrente e/ou quando deverão ser transferidos ao arquivo intermediário.
Um programa de gestão de documentos pode ser aplicado em alguns níveis.
O nível que conta com a gestão de diretrizes administrativas e de telecomunicações é o nível
A
mínimo.
B
mínimo ampliado.
C
intermediário.
D
intermediário ampliado.
E
máximo.
Sobre o ciclo vital dos arquivos, assinale a alternativa CORRETA.
A
A fase corrente refere-se aos documentos que perderam utilidade e estão prontos para descarte.
B
A fase intermediária diz respeito a documentos arquivados em locais próximos aos usuários devido ao uso contínuo.
C
A fase permanente é destinada a documentos que, após avaliação, foram considerados de valor histórico e serão preservados indefinidamente.
D
A eliminação de documentos ocorre na fase corrente, visando reduzir a quantidade de documentos ativos.
E
A fase intermediária é caracterizada pela guarda de documentos sem valor histórico, descartados automaticamente após um ano.
O sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo, é chamado de
A
cadeia de preservação.
B
confiabilidade.
C
completeza.
D
fidedignidade.
E
ciclo vital dos documentos.
A gestão de documentos abrange a vida do documento desde
A
o valor primário até o valor secundário.
B
a entrada no protocolo até a digitalização.
C
a sua produção até a sua destinação final.
D
a avaliação até a elaboração dos instrumentos de pesquisa.
E
o arquivamento na idade corrente até o arquivamento na idade permanente.
Segundo Rhoads (1986), a divisão do Programa Geral de Informação da Unesco estabeleceu o Records Archives Management Program (RAMP), e os elementos básicos do referido programa refletem os temas gerais do Programa de Informação Geral e contribuem com eles. Com base no RAMP, analise as afirmações abaixo:
1. O RAMP, de acordo com Rhoads (1986), compreende uma sequência de projetos, estudos e outras atividades destinadas ao estabelecimento de normas, regras, métodos e outros instrumentos normativos para tratamento e transferência de informação especializada.
2. O objetivo principal do RAMP, como descreve Rhoads (1986), foi satisfazer melhor as necessidades dos Estados Membros, em particular os países desenvolvidos, dentro dos campos especializados da gestão de documentos e arquivos.
3. A formulação de políticas e planos de desenvolvimento está entre os elementos básicos do RAMP, conforme observa Rhoads (1986).
4. Entre as fases do ciclo total de vida dos documentos citadas pelo RAMP, como aponta Rhoads (1986), estão a fase de classificação, avaliação e descrição de documentos de arquivo.
5. De acordo com Rhoads (1986), um programa de gestão de documentos é importante, porque os documentos são os instrumentos básicos com os quais se executam funções e processos e, se os documentos são bem geridos, o governo compreenderá sua eficácia.
O resultado da somatória dos números correspondentes às afirmações corretas é:
A
06.
B
07.
C
08.
D
09.
E
10.
Segundo Indolfo (2007), o norte-americano Philip C. Brooks é identificado como o primeiro profissional a fazer referência ao ciclo de vida documental, reconhecendo a necessidade de que os arquivistas contribuam para a melhoria dos procedimentos de guarda e formulação das políticas necessárias a uma gestão responsável de documentos. De acordo com Rhoads (1989), assinale a alternativa INCORRETA.
A
O ciclo de vida documental, a partir da perspectiva da gestão documental, é representado a partir de quatro títulos ou fases: produção, utilização e conservação, disposição e administração de arquivos.
B
Um programa eficaz de gestão de documentos exige que seja dirigida por uma autoridade pública central, preferencialmente a administração nacional dos arquivos.
C
A criação de documentos tem relação com: um projeto de formulários, a gestão dos formulários, a gestão da correspondência, os sistemas de gestão da informação e a gestão das diretrizes.
D
A administração de arquivos abarca a criação de sistemas de arquivos e de recuperação de dados e gestão de registros.
E
A disposição dos documentos abarca a identificação e descrição das séries documentais e a avaliação e eliminação de documentos.
Assinale a alternativa que apresenta o principal objetivo do gerenciamento da informação em uma organização.
A
Reduzir custos de armazenamento e digitalização
B
Melhorar a eficiência operacional
C
Dar acesso e proteger informações confidenciais
D
Facilitar a eliminação de documentos obsoletos
Assinale a alternativa correta com relação à gestão de documentos.
A
Documento arquivístico é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.
B
A produção de documentos convencionais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos.
C
A passagem dos documentos de uma idade para outra é definida pelo processo de avaliação, que leva em conta a frequência de uso dos documentos por seus produtores e a identificação de seu valor primário e secundário.
D
A gestão de documentos tem por finalidade a organização e o tratamento dos documentos, tendo em vista que todos devem ser guardados permanentemente.
E
A política de gestão arquivística é elaborada para que a alta direção saiba como realizar a gestão dos documentos, sendo seu acesso proibido por outros níveis hierárquicos da instituição.
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