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A elaboração em decorrência das atividades de um órgão ou setor institucional, de forma a atender padrões de tipos e séries documentais, incluindo a implantação de sistemas de organização da informação e implantação de tecnologias aos procedimentos administrativos, define atividades de gestão de documentos nos processos de
A
utilização.
B
expedição.
C
produção.
D
recebimento.
E
classificação.
Em 1989, Rhoads realizou um estudo do Programa de Gestão de Documentos e Arquivos (RAMP), por meio da Divisão do Programa Geral de Informação da UNESCO, e se tornou um referencial inicial para a arquivologia moderna, especialmente no que tange aos aspectos essenciais de compreensão da gestão documental. O referido Programa, por sua vez, trouxe uma sequência de ações essenciais ao controle da criação dos documentos. Com base nessa grande função arquivística, que é a criação/produção de documentos, analise as assertivas abaixo:
I. A criação de documentos constitui a primeira fase da gestão, pois é a partir dela que se evitará a criação de documentos não essenciais, reduzindo-se o volume dos que serão guardados, controlados, armazenados e eliminados.
II. A gestão dos formulários constitui parte integrante de uma gestão de documentos de arquivo, pois é a partir dela em que são estabelecidas ações de controle sobre o número de exemplares que deverão ser preparados e arquivados, além de se promover um sistema de formulários uniforme.
III. A gestão de correspondências constitui ferramenta essencial à gestão de documentos de arquivo, pois se ocupa da qualidade e da duração dos materiais de registro, especialmente das cópias e dos documentos enviados, além de assegurar que o fundo e a forma sejam adequados.
Quais estão corretas?
A
Apenas I.
B
Apenas II.
C
Apenas I e III.
D
Apenas II e III.
E
I, II e III.
Na gestão de documentos, os arquivos são divididos de acordo com sua frequência de uso, também conhecido como ciclo de vida dos documentos. Assinalar alternativa que contempla as terminologias utilizadas nessa classificação:
A
Inicial, médio e de segurança.
B
Físico, digital e de papel.
C
Corrente, intermediário e permanente.
D
Segurança, permanente e digital.
Ano:
2023
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os arquivos intermediários guardam a documentação mais atual da organização e que seja consultada regularmente.
C
Certo
E
Errado
É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, de acordo com a Lei nº 8.159/91, avalie as opções abaixo e assinale a opção ERRADA.
A
A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.
B
Os documentos de valor permanente são alienáveis e prescritíveis.
C
Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
D
São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
E
A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) sobre a gestão de arquivos e documentos, conforme dispõe a política nacional de arquivos públicos e privados.
( ) É resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
( ) Consideram-se documentos finalísticos aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
( ) Consideram-se correntes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
( ) Os documentos de valor permanente são alienáveis.
( ) São também considerados arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
V • V • F • V • F
B
V • F • F • V • F
C
V • F • F • F • V
D
F • V • V • F • V
E
F • V • V • F • F
Em um plano de arquivo, quando se trata de definir a centralização ou a descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente arquivo, é correto afirmar:
A
A descentralização se aplicará à fase corrente dos arquivos e a centralização, às fases intermediária e permanente.
B
A descentralização se aplicará à disseminação das orientações e ao acesso dos serviços de arquivo e a centralização às fases de guarda corrente, intermediária ou permanente.
C
A centralização dirá respeito à concentração de atividades como recebimento, registro, distribuição, movimentação etc., de modo a prosseguir com a guarda permanente em arquivos descentralizados.
D
A descentralização se aplicará às fases corrente e intermediária de documentos protocolados e a centralização, à fase de guarda permanente no arquivo central.
E
A centralização se aplicará à fase corrente dos arquivos e a descentralização, às fases intermediária e permanente.
A gestão de documentos deve abranger o momento da criação dos documentos.
C
Certo
E
Errado
O Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos tem importância fundamental na vida de instituições públicas e privadas, dado à relevância que o material a ser tratado tem. Sobre o tema, assinale a alternativa INCORRETA:
A
O valor que cada documento possui está diretamente relacionado com o ciclo de vida. São os valores que determinam o “status” de cada documento arquivístico.
B
Valor Administrativo ou Secundário refere-se ao valor que o documento apresenta para o conhecimento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado e que deverá cumprir determinada função ou atividade. Por isso está presente em boa parte dos documentos.
C
A Teoria das Três idades pode ser entendida como a sucessão de fases por que passam os documentos desde o momento de criação até sua destinação final.
D
As medidas de conservação preventiva de documentos envolvem melhorias dos meios de armazenagem e proteção dos suportes, visando retardar a degradação dos materiais.
Ano:
2023
Prova:
AMEOSC - Prefeitura - Técnico em Administração - 2023
Avalie as opções abaixo e assinale V (verdadeiro) e F (falso) referente a classificação dos documentos, que é uma das atividades incluída no processo de gestão de documentos arquivísticos, sendo citado no arquivo nacional.
I. (__)A guarda dos documentos consiste no arquivamento em local específico (pasta suspensas, prateleira ou caixa), conforme a classificação.
II. (__)Será arquivado o documento após sua classificação, de acordo com os seguintes critérios: inspeção e ordenação.
III. (__)Todo documento, processo ou dossiês, quando retirados do arquivo deve ser feito controle, sendo importante e necessário o recibo de empréstimo.
IV. (__)O gerenciamento e controle dos documentos, através da classificação, possibilita a ineficiência e lentidão.
Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA dos itens acima, de cima para baixo:
A
F, F, V e F.
B
V, V, F e V.
C
F, F, V e V.
D
V, V, V e F.
Apesar de observar a autonomia administrativa e financeira dos Tribunais, o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário recomenda que as unidades de Gestão Documental e de Memória sejam vinculadas diretamente:
A
ao setor de cultura;
B
ao setor de comunicação;
C
ao setor administrativo;
D
ao Conselho Nacional de Justiça;
E
à Presidência do respectivo órgão do Poder Judiciário.
A importância da atividade de classificação dos documentos no processo de gestão documental se verifica pelo fato de
A
eliminar a necessidade de registro e protocolo.
B
dar maior privacidade aos documentos sigilosos.
C
acelerar o processo de recebimento de documentos.
D
reduzir a quantidade de documentos produzidos.
E
facilitar a localização dos documentos.
A atividade da gestão de documentos, que consiste na análise dos documentos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação final, refere-se à
A
tramitação.
B
organização.
C
identificação.
D
avaliação.
E
indexação.
A respeito dos Instrumentos de Gestão de Documentos, é correto afirmar:
A
Classificação é a ordenação intelectual e física de acervos, sem necessariamente considerar um plano de classificação.
B
A principal forma de se agrupar documentos organizacionalmente é a descentralização dos mesmos, na qual cada órgão, departamento ou divisão, que executa atividades bem distintas dos demais, mantém seus próprios arquivos.
C
A classificação baseada na função permite reunir as informações sobre o conjunto de documentos, mas esses documentos não estarão ordenados e codificados do mesmo modo.
D
É plenamente possível classificar e avaliar documentos de organizações sobre as quais pouco ou nada se sabe.
A gestão documental é essencial no dia a dia, pois envolve o controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades na Unidade Escolar. A destinação dos documentos refere-se à :
A
Rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao desenrolar das funções da instituição; uso efetivo da informação e arquivos correntes; seleção do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos.
B
Intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários; garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos; assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
C
Identificação e descrição de documentos por séries ou classes; listagem destas séries e classes para retenção ou destinação; avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente; eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente.
D
Todas as alternativas estão corretas.
O chamado "controle de multicópias" refere-se às medidas implementadas para evitar a criação excessiva e descontrolada de cópias de documentos. Esse controle é importante para evitar redundância, facilitar a localização dos documentos e otimizar o uso de recursos. Algumas estratégias eficientes para o controle de multicópias incluem: políticas de cópias, uso de cópias digitais, controle de impressão e compartilhamento de documentos.
Julgue o excerto apresentado e assinale a alternativa correta:
A
O excerto está parcialmente correto, uma vez que o compartilhamento de documentos não é uma estratégia para o controle de multicópias.
B
O excerto está completamente correto.
C
O excerto está parcialmente correto, uma vez que o controle de multicópias não se refere às medidas implementadas para evitar a criação excessiva e descontrolada de cópias de documentos.
D
O excerto está parcialmente correto, uma vez que o uso de cópias digitais não é uma estratégia para o controle de multicópias.
E
O excerto está parcialmente correto, uma vez que o controle de multicópias não facilita a localização dos documentos.
Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas:
“O _____________ _______________________ e a ___________________ são ferramentas essenciais do programa de gestão de documentos.”
A
Arquivo corrente; pasta funcional.
B
Plano de reposição; tabela de temporalidade.
C
Plano de classificação; tabela de temporalidade.
D
Arquivo intermediário; tabela funcional.
E
Plano alimentar; tabela funcional.
O conjunto de medidas que servem para administrar os arquivos físicos e digitais que uma empresa precisa manter é chamado de:
A
Gestão de pessoas.
B
Gestão de documentos.
C
Gestão de máquinas.
D
Observação de documentos.
E
Gestão de empresas.
A correta aplicação da gestão de documentos permite controlar e acompanhar tudo o que é produzido ou recebido pela organização, garantindo a uniformização de procedimentos e eficiência na recuperação da informação. Tendo em vista que medidas de controle e acompanhamento contribuem para transparência, desburocratização, legalidade dos atos administrativos e destinação adequada dos documentos, assinale a afirmativa correta.
A
A recepção da instituição é responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
B
Através do protocolo, é possível viabilizar a recuperação e o acesso a todos os documentos físicos produzidos pela organização, por estarem ali arquivados.
C
O protocolo corresponde a um conjunto de operações que possibilitam o controle do fluxo documental, sendo responsável pelo recebimento e distribuição de documentos da instituição.
D
Depois de classificados os documentos pelo protocolo, eles são encaminhados às áreas de destinação para que sejam feitos os registros de remetente, data, assunto, dentre outras informações que facilitem a localização posterior.
Assinale a alternativa que indica corretamente o entendimento de gestão de documentos.
A
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
B
Conjunto de procedimentos referentes à recepção, protocolamento, tramitação, distribuição e arquivamento de documentos nas fases intermediária e permanente, visando sua eliminação ou guarda permanente.
C
Operacionalização de técnicas referentes à avaliação, classificação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua correta guarda permanente e localização futura.
D
Conjunto de procedimentos e práticas referentes à recepção, avaliação, classificação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua guarda permanente.
E
Ações de realização de práticas referentes à recepção, avaliação, classificação e arquivamento de documentos nas fases corrente e permanente, visando seu arquivamento correto.
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