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Questões de Concurso sobre Organização e administração de arquivos em Arquivologia
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O instrumento de pesquisa responsável por fornecer uma visão geral do conteúdo e da organização de um fundo ou coleção, incluindo informações sobre a origem dos documentos, a estrutura do arquivo e a disposição das unidades de arquivamento, é o
A
registro de entrada.
B
Índice.
C
inventário.
D
catálogo.
E
guia.
Belotto (2002) afirma que a arquivologia estuda os arquivos e a forma como são organizados, classificados e tratados.
Numa situação em que um documento, em razão de seu valor, tenha sido preservado em caráter definitivo, a classificação de seu uso deverá ser:
A
Arquivo corrente.
B
Arquivo intermediário.
C
Arquivo permanente.
D
Arquivo de consulta.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Visando evitar a proliferação de depósitos e manter uniforme a política arquivística, o arquivo permanente deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo intermediário.
C
Certo
E
Errado
No contexto da administração pública, a documentação desempenha um papel essencial na organização e preservação de informações. Esse processo envolve a criação, o registro, a gestão e a classificação de documentos que têm valor legal, administrativo ou histórico. Sobre o processo de documentação, assinale a alternativa correta:
A
O processo de documentação na administração pública é voltado apenas para a criação de documentos, não sendo necessária sua gestão após a elaboração.
B
A documentação no setor público deve seguir procedimentos específicos de organização e arquivamento, considerando não apenas o valor administrativo, mas também o valor histórico e cultural dos documentos.
C
A documentação no setor público deve ser organizada de acordo com critérios exclusivamente administrativos, sem a necessidade de considerações sobre o valor histórico dos documentos.
D
Documentos públicos são sempre criados em formatos físicos, e a digitalização não é um procedimento relevante na gestão pública.
E
O processo de documentação pública é desnecessário quando o documento está disponível digitalmente, não necessitando de procedimentos para preservação ou organização.
A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente), possa cumprir seus objetivos, torna‑se indispensável a formulação de um plano arquivístico. A partir dessas informações, assinale a opção que apresenta a fase de organização em que há a formulação de tal plano arquivístico e que tenha tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.
A
levantamento de dados
B
planejamento
C
implantação e acompanhamento
D
análise dos dados coletados
E
elaboração do projeto de arquivo
No que se refere à organização e ao arquivamento, analise as assertivas abaixo:
I. O método alfabético organiza os documentos com base na ordem dos nomes ou títulos.
II. O setor de protocolo é responsável pelo recebimento, registro e tramitação de documentos.
III. O plano de classificação é dispensável quando o arquivamento segue a ordem cronológica.
Das assertivas, está correto o que se afirma em:
A
Apenas I e III.
B
Apenas I e II.
C
I, II e III.
D
Apenas II e III.
Durante uma auditoria interna em uma repartição pública, foram identificados diversos problemas relacionados à organização física do acervo documental: pastas rasgadas, etiquetas ilegíveis, dificuldade de localização de documentos com frequência de uso elevado e desorganização no interior das caixas arquivo. Como medida corretiva, a equipe administrativa foi orientada a revisar os acessórios de arquivamento utilizados, promovendo maior eficiência, conservação dos documentos e facilidade de acesso. Considerando as boas práticas de arquivística, analise as ações abaixo:
I.Substituir pastas danificadas por pastas suspensas com etiquetas padronizadas, para garantir durabilidade e melhor identificação visual.
II.Adotar o uso de divisórias internas e separadores alfabéticos ou numéricos, facilitando a ordenação lógica dentro das caixas arquivo.
III.Implantar um sistema de codificação por cores nas etiquetas das pastas, atribuindo significados específicos para cada setor ou tipo documental.
Assinale a alternativa correta:
A
As afirmativas I, II e III estão corretas.
B
Apenas as afirmativas I está correta.
C
Apenas as afirmativas I e II estão corretas.
D
Apenas as afirmativas II e III estão corretas.
A organização eficiente do local de trabalho (mesa, arquivos e equipamentos) contribui diretamente para a produtividade e a segurança do operador administrativo.
Qual prática, baseada no conceito de 'arrumação e limpeza', deve ser priorizada para evitar acidentes e perdas de documentos?
A
Manter os documentos essenciais arquivados e o ambiente de trabalho limpo, com rotas de passagem desobstruídas e materiais de uso diário de fácil acesso.
B
Permitir que apenas o gestor tenha acesso aos armários e pastas, restringindo o acesso do operador aos arquivos necessários.
C
Utilizar a impressora para guardar pastas e caixas, maximizando o uso do espaço vertical da mesa.
D
Armazenar cabos elétricos soltos e expostos no chão, entre as mesas, para facilitar a manutenção de equipamentos.
E
Acumular documentos e materiais na mesa para tê-los sempre à mão e demonstrar grande volume de trabalho.
A gestão documental deveria ser reorganizada com arquivamento contínuo e foco nos casos críticos, para facilitar o acesso e reduzir o volume de registros secundários.
C
Certo
E
Errado
O termo arquivo pode ser utilizado para denominar o local onde o acervo documental será conservado e para designar um órgão governamental, cuja finalidade é guardar e conservar documentos. Sobre noções de arquivo e documentação, assinale a alternativa correta:
A
Documento é toda informação escrita, necessariamente em forma de texto, e registrada em um suporte.
B
A estante e o gaveteiro são exemplos de suporte no arquivo de documentos.
C
O arquivo serve de apoio à administração e de base para a história.
D
Os arquivos devem ser de simples compreensão, apresentar condições mínimas de segurança e serem inflexíveis em relação ao aumento de quantidade de documentos para armazenamento em caso de desenvolvimento do órgão público.
Ano:
2025
Banca:
Unochapecó
Durante uma auditoria interna, foi solicitado ao setor administrativo o histórico de contratos firmados nos últimos cinco anos. No entanto, a equipe demorou vários dias para localizar os documentos, pois eles estavam armazenados em diferentes pastas e sem uma sequência lógica. Após o ocorrido, o gestor determinou a padronização do arquivamento e a criação de uma tabela de temporalidade documental.
Com base nessa situação, assinale a alternativa correta, que representa a finalidade da organização e gestão de arquivos nas rotinas administrativas.
A
Restringir o acesso aos documentos a um único servidor, evitando possíveis perdas.
B
Reduzir o espaço físico ocupado, mesmo que isso implique no descarte de documentos ainda úteis.
C
Armazenar documentos apenas para atender exigências legais, sem preocupação com sua consulta posterior.
D
Facilitar o acesso, o controle e a preservação dos documentos, garantindo eficiência e transparência administrativa.
Analise as afirmativas a seguir sobre organização e controle de documentos e arquivos no contexto das rotinas administrativas. Assinale V para verdadeiro e F para falso:
(__)A correta organização de documentos facilita o acesso rápido às informações e contribui para a eficiência dos processos administrativos.
(__)Os arquivos digitais não precisam seguir critérios de classificação e segurança, pois são facilmente pesquisáveis.
(__)O controle rigoroso dos documentos inclui a definição de prazos para guarda e descarte, conforme normas vigentes.
(__)A descentralização dos arquivos sempre garante maior segurança e integridade dos documentos.
(__)O uso de protocolos para registro de entrada e saída de documentos é fundamental para garantir a rastreabilidade das informações.
Marque a alternativa que apresenta a sequência correta:
A
V, V, F, F, V.
B
V, F, F, V, V.
C
V, F, V, F, V.
D
F, V, V, V, F.
A organização dos documentos arquivísticos é feita com base no código de classificação, que permite o controle do ciclo de vida de cada documento, e segue, ainda outras regras. Assinale a alternativa que traz uma informação correta a respeito da organização de documentos:
A
Os documentos produzidos e recebidos no exercício das atividades de um órgão ou entidade são acumulados em unidades de arquivamento e organizados, de forma hierárquica, em classes.
B
Para os documentos digitais não há, necessariamente, agrupamento físico, e eles são reunidos da maneira que melhor convir no momento, sem número identificador, código de classificação ou título.
C
O código de classificação não é relevante na aplicação da destinação do documento nem para fins de arquivamento.
D
No momento do arquivamento, os documentos devem ser inseridos em qualquer unidade de arquivamento, mesmo que não esteja subordinada, hierarquicamente, ao plano de classificação.
E
As unidades de arquivamento podem ser: o espaço individual de cada funcionário, o espaço da equipe de trabalho ou o espaço geral aberto ao público.
Em uma empresa de médio porte, os documentos administrativos e fiscais estão sendo acumulados de forma desorganizada, dificultando a localização rápida de informações importantes. O setor de gestão percebeu que essa desordem aumenta o risco de extravio de documentos, retrabalho e atrasos na tomada de decisões. Para melhorar a organização e a eficiência do acesso às informações, assinale a alternativa que apresenta a prática que seria a mais adequada.
A
Implantar um sistema de arquivamento com categorização por tipo de documento, data e prioridade, garantindo fácil localização e preservação.
B
Guardar todos os documentos em uma única pasta, sem separação por tipo ou data, para facilitar o armazenamento.
C
Digitalizar apenas os documentos mais recentes, mantendo os antigos espalhados em caixas no depósito.
D
Descartar todos os documentos antigos sem critério, evitando acumulação no escritório.
Uma das competências da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é organizar os documentos permanentes.
C
Certo
E
Errado
A organização de arquivos em instituições públicas ou privadas envolve procedimentos que visam a eficiência, a preservação e o acesso seguro aos documentos.
Nesse contexto, analise as asserções a seguir e a relação proposta entre elas:
I. A organização de arquivos deve facilitar o acesso às informações, garantindo que os documentos possam ser consultados de forma rápida e confiável.
PORQUE
II. Documentos organizados preservam a memória institucional, asseguram eficiência administrativa e garantem conformidade com normas e leis relacionadas à guarda e sigilo da informação.
A respeito dessas asserções, assinale a opção correta:
A
As asserções I e II são proposições verdadeiras.
B
As asserções I e II são proposições falsas.
C
A asserção I é uma proposição verdadeira e a II é uma proposição falsa.
D
A asserção I é uma proposição falsa e a II é uma proposição verdadeira.
Embora os arquivos correntes sejam compostos por documentos de uso frequente e acesso cotidiano, a sua desorganização não compromete diretamente a eficiência administrativa da secretaria escolar, visto que tais documentos, por estarem disponíveis, podem ser localizados intuitivamente pelos servidores.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
No arquivo permanente, o arquivista não se interessa apenas pelo arranjo dos papéis de um setor, mas ocupa‑se da ordenação de todos os documentos sob sua guarda, que advém de diferentes órgãos.
C
Certo
E
Errado
A rotina administrativa de uma Secretaria Estadual envolve a organização de documentos e arquivos produzidos em suas atividades diárias. Considerando os conceitos fundamentais da arquivologia, especialmente no que se refere à classificação e gestão de arquivos, assinale a alternativa correta:
A
Arquivo corrente é aquele formado por documentos de valor histórico, já sem uso administrativo, mas preservados para consulta futura.
B
Arquivo intermediário é constituído por documentos em uso frequente e imediato, indispensáveis à execução das atividades cotidianas.
C
Arquivo corrente é formado por documentos que perderam totalmente seu valor administrativo e podem ser eliminados sem avaliação.
D
Arquivo permanente é aquele que reúne documentos de valor histórico, probatório ou informativo, que devem ser preservados indefinidamente.
E
Arquivo intermediário é composto por documentos que nunca mais serão utilizados, mas que devem ser guardados apenas por tradição.
Quanto à organização de um arquivo, assinale a alternativa correta.
A
O arquivo intermediário guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional ou administrativo, de modo que os seus documentos possuem valor primário para a organização.
B
O arquivo corrente guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional ou administrativo, de modo que os seus documentos possuem valor primário para a organização.
C
O arquivo permanente guarda documentos que devem ser conservados de forma definitiva por terem valor histórico ou documental, mas que ainda tenham valor primário para a organização.
D
O arquivo corrente guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional ou administrativo, mas que tenham perdido o valor primário para a organização.
E
O arquivo intermediário guarda documentos que não são consultados mais com tanta frequência e que aguardam a sua destinação final, mas que perderam o seu valor primário para a organização.
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