Questões de Concurso sobre Arquivamento Horizontal e vertical

O tipo de arquivamento, normalmente utilizado em arquivos de aço, em que os documentos são organizados lado a lado ou uns atrás dos outros denomina-se:

Quando acondicionados e armazenados, os documentos podem ser guardados em dois tipos de arquivamento, de acordo com a forma como estão posicionados: vertical ou horizontalmente.

Relacione as colunas 1 e 2 abaixo, de acordo com o exposto.

Coluna 1 Arquivamento

1. Vertical

2. Horizontal

Coluna 2 Descrição

( ) Tem como vantagem facilitar a busca ao documento, pois é possível retirar aquele desejado sem retirar os outros do arquivo.

( ) É recomendado para os arquivos correntes, em que a busca dos documentos é mais frequente.

( ) Os documentos são colocados uns sobre os outros, formando pilhas de documentos, conservando de forma adequada os documentos.

( ) Acaba por prejudicar a conservação dos documentos, pois o papel tende a amassar quando guardado dessa forma.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

O denominado arquivamento horizontal é apropriado para os arquivos correntes, pois ele facilita a busca na disposição dos documentos.

Depois da acondicionados e armazenados os documentos podem se organizados em dois tipos de arquivo, são eles:

O método de arquivamento horizontal é frequentemente utilizado quando os documentos são acondicionados em pastas e(ou) gavetas e armazenados uns sobre os outros. Esse tipo de método é indicado para arquivos correntes.

Diferentemente da biblioteca, onde os livros ficam soltos nas estantes, o arquivo possui pastas para armazenar e proteger seus documentos, como por exemplo:

Em relação aos tipos de arquivamento horizontal e vertical, analisar os itens abaixo:

I. O arquivamento horizontal é desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que, para se consultar qualquer documento, é necessário retirar os que se encontram sobre ele.

II. O arquivamento do tipo vertical, em que os documentos ficam dispostos uns atrás dos outros verticalmente, é uma boa opção para a organização de arquivos que exigem busca frequente e rápida.

No arquivamento vertical, os documentos são colocados ao lado ou atrás dos outros, o que possibilita uma consulta mais ágil.

No modelo de arquivo horizontal, os documentos são dispostos uns sobre ou outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos.

A respeito dos preceitos sobre Arquivologia, são modelos de pastas mais utilizados para o arquivamento de documentos, EXCETO:

Descreve-se uma das características do arquivamento horizontal na seguinte afirmativa:

O arquivamento horizontal, em que os documentos são arrumados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos, é um tipo de arquivamento amplamente utilizado para:

O tipo vertical de arquivamento permite rápida consulta aos documentos.

As pastas mais utilizadas nos arquivos são as suspensas, as A-Z, as L e as sanfonadas. Entre elas, as mais comuns são as suspensas, pois agrupam documentos soltos, como ofícios, memorandos e contratos, que são ordenados dentro de cada pasta e guardados em armários ou arquivos de gavetas.

O arquivamento pode ser horizontal ou vertical, a depender da disposição dos móveis que guardam os respectivos documentos.

A busca de um documento é mais fácil quando se adota o procedimento de arquivamento

A posição em que são dispostos os documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento (horizontal ou vertical). No tipo horizontal, os documentos são dispostos um atrás do outro, permitindo sua rápida consulta.

Por privilegiar a facilidade de acesso ao documento, o arquivamento do tipo horizontal é indicado para documentos correntes, que apresentam alta frequência de consulta.

A respeito do universo dos arquivos, analise as afirmativas a seguir:

I. No tipo de arquivamento horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É muito empregado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que, para se consultar qualquer documento, é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.

II. Quanto à natureza dos documentos, os arquivos especiais são aqueles que têm sob sua guarda documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por isso, merecem tratamento especial não apenas em relação a seu armazenamento, como também a registro, acondicionamento, controle e conservação. Em suma: precisam de acondicionamento especial.

III. Arquivo intermediário é o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua administração.

Assinale

O uso do arquivamento horizontal é desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que, para se consultar qualquer documento, é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.