Questões de Concurso sobre Classificação dos Documentos

Considere que a CODERN está promovendo a reorganização de seus arquivos administrativos. Durante esse processo, foram identificados três conjuntos de documentos:

I. relatórios operacionais recentes utilizados diariamente pela equipe de gestão portuária;

II. processos de contratos encerrados há alguns anos, ainda mantidos para possíveis auditorias e exigências legais;

III. documentos históricos relacionados à criação e ao desenvolvimento dos portos administrados pela companhia, preservados por seu valor informativo e institucional.

Com base na teoria das três idades na gestão de arquivos, a correta classificação desses documentos, respectivamente, é:

O acervo acadêmico das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) é constituído pelo conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos. No processo de conversão desses documentos para o meio digital, devem ser priorizados aqueles pertencentes à subclasse relativa à documentação acadêmica dos estudantes de graduação, conforme estabelecido no Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das IFES. Considere os seguintes documentos:

I. Programa de disciplina de graduação;

II. Projeto pedagógico de curso de graduação;

III. Histórico escolar de estudante de graduação;

IV. Trabalho de conclusão de curso de graduação;

V. Comprovante de expedição de diploma de estudante de graduação;

VI. Dossiê do aluno de graduação.

Devem ser prioritariamente digitalizados:

Segundo a teoria arquivística, os métodos de classificação comumente são divididos em três tipos: funcional, organizacional e por assuntos. Considerando essa divisão, assinale a alternativa que apresenta características do método de classificação funcional:

Em um almoxarifado público, diversos documentos são gerados para registrar movimentações de materiais, solicitações internas e controle de entradas e saídas. A organização adequada desses registros permite consultas frequentes pelos setores responsáveis. Com base nesse contexto e nas noções de arquivologia, é CORRETO afirmar que:

De acordo com a Lei de Acesso à Informação, os graus de sigilo relacionados à segurança da sociedade e do Estado e seus respectivos prazos máximos de restrição são os seguintes:

Classificar e arquivar documentos é tarefa intrínseca ao arquivo e ao escriturário. A classificação e a caracterização das correspondências e documentos são dois fatores da maior importância no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo. Nesse contexto, assinale a alternativa incorreta:

Em uma escola da rede pública, a secretaria escolar iniciou processo de reorganização do acervo documental após a implantação de sistema eletrônico integrado de gestão acadêmica. Durante a revisão dos procedimentos internos, verificou-se que determinados registros escolares apresentavam inconsistências relacionadas à identificação de responsáveis pelos lançamentos realizados no sistema, ausência de padronização na classificação documental e dificuldades na recuperação de informações vinculadas à tramitação administrativa de documentos escolares.

Além disso, parte da equipe defendia a eliminação de documentos físicos já digitalizados, independentemente da análise dos prazos de guarda e da verificação de eventual valor histórico, probatório ou administrativo associado aos registros institucionais.

Considerando os princípios relacionados à organização documental na secretaria escolar, à gestão eletrônica de documentos e aos procedimentos de arquivamento e protocolo escolar, assinale a alternativa correta:

Mapas e plantas integram o conjunto de documentos cartográficos e sua classificação exige critérios específicos. Considerando esse tipo documental, assinale CORRETAMENTE:

Análise de documentos de arquivo estabelece quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em qual momento eles poderão ser eliminados ou destinados à guarda permanente. Com base na guarda permanente (valor primário e secundário) e na eliminação de documentos, é INCORRETO afirmar que:

Julgue o próximo item, referente à arquivologia.

Documentos de mesma função geralmente apresentam a mesma forma material.

Entre as funções da Arquivologia, aquela que define a análise e a identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo lhes atribuir códigos é

Durante a revisão documental de um setor público, foi observado que os documentos recebiam apenas códigos sequenciais numéricos, sem referência ao assunto, tipo ou função administrativa. Isso dificultava a recuperação e a tramitação correta, prejudicando processos internos e a prestação de informações a órgãos de controle. Considerando os princípios de classificação documental, analise as alternativas a seguir. Marque V, para verdadeiro e F, para falso:

(__)A classificação deve ser feita considerando assunto, função administrativa e nível de sigilo, permitindo que cada documento seja localizado de forma rápida e precisa, com base em critérios lógicos e padronizados.

(__)A classificação não precisa seguir critérios, desde que o documento seja numerado sequencialmente.

(__)É suficiente classificar os documentos apenas por data de recebimento, sem considerar função ou assunto.

(__)A classificação deve ser aleatória, pois a familiaridade dos servidores com os documentos garante a recuperação.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo:

A sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, é a:

Os arquivos podem ser classificados segundo o valor dos documentos que abrigam, considerando a frequência de uso e a finalidade administrativa ou histórica.

De acordo com a terminologia arquivística, assinale a opção que indica o conjunto documental caracterizado pelo uso administrativo imediato e que está vinculado às atividades rotineiras da instituição.

A diplomática acata a classificação estabelecida pelo direito administrativo para os atos administrativos. Os documentos pactuais, representados por acordos de vontade em que, no caso da documentação pública, pelo menos uma das partes é a administração, seja federal, estadual ou municipal, são provenientes de atos:

Uma certidão de nascimento é elaborada para fins de prova junto a várias instituições durante a vida de um cidadão.

Os elementos textuais, original, em papel e certidão de nascimento desse documento são classificações, respectivamente, quanto a

Em uma repartição pública, diferentes documentos são produzidos e recebidos durante a execução das atividades administrativas. Para que esses registros sejam organizados corretamente, é necessário compreender conceitos básicos de Arquivologia. Deste modo, analise as assertivas:

I. Documento de arquivo é aquele produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica no decorrer de suas atividades, independentemente do suporte, desde que dotado de organicidade.

II. A unicidade indica que cada registro arquivístico possui um lugar próprio na estrutura documental do conjunto ao qual pertence.

III. O valor secundário do documento está relacionado aos interesses administrativos, legais e fiscais que justificam seu uso imediato pela instituição.

Está(ão) correta(s):

O controle de materiais e a organização de arquivos são fundamentais para a eficiência institucional, pois garantem o acesso rápido e a disponibilidade de recursos, além de evitar perdas e desperdícios. Nesse contexto, assinale a alternativa CORRETA:

Relatórios e memorandos, embora distintos quanto à estrutura e finalidade, integram o mesmo conjunto funcional de documentos administrativos. De acordo com o tema, assinale a alternativa CORRETA sobre essa classificação.