Questões de Concurso sobre Classificação dos Documentos

Para otimizar o fluxo de atendimento e garantir a eficiência na recuperação das informações de saúde, a direção de um novo posto de saúde resolveu estruturar o seu setor de arquivo de forma integrada. O responsável pela tarefa organizou um acervo específico contendo prontuários clínicos dos pacientes, fichas de vacinação de campanhas sazonais e recibos de entrega de medicamentos da farmácia pública, tudo sob regras rígidas e uniformes de consulta. Considerando a natureza dos documentos acumulados no decurso dessa atividade específica, afirma-se CORRETAMENTE que o setor gerencia o tipo de arquivo denominado:

O plano de classificação arquivística constitui a representação lógica e intelectual da estrutura e do funcionamento de uma instituição, pois permite a sistematização de seus fundos de arquivos em seções e séries hierarquizadas de acordo com funções ou órgãos, de modo a refletir as atividades e as informações produzidas pela organização.

Julgue o próximo item, referente à arquivologia.

A finalidade com a qual o produtor do documento arquivístico o cria é exemplo de uma função secundária.

Para a classificação dos documentos de uma organização, é imprescindível conhecer a história detalhada da evolução da organização.

Em relação à gestão documental, julgue o próximo item.

A classificação do documento por assunto e função administrativa facilita a recuperação da informação e a preservação do contexto de produção documental.

A informação no setor público deve ser protegida de acordo com seu nível de sensibilidade, a fim de garantir a segurança, a confidencialidade e o interesse público, como acontece com os documentos ostensivos, os quais são aqueles

Conforme Plano de Classificação de Documentos da Câmara Municipal de Goiânia, a classificação de documentos propicia a elaboração do Plano de Classificação (PCD). A função arquivística que propicia a elaboração da Tabela de Temporalidade (TTD) é denominada de

Durante uma auditoria administrativa, foi identificado que o arquivo corrente de determinado setor apresentava documentos financeiros, contratos, comunicações internas e solicitações de serviços armazenados sem critério uniforme. O assistente administrativo recebeu a atribuição de reorganizar o acervo, garantindo recuperação rápida da informação, preservação documental e cumprimento das normas arquivísticas. Considerando os princípios de gestão de documentos, a conduta tecnicamente adequada que o assistente deve assumir consiste em:

Na Secretaria de Saúde, o almoxarife organiza os documentos gerados na rotina do setor: notas fiscais, requisições e registros de inventário relativos à aquisição e à movimentação de medicamentos, papel e material de expediente, peças de reposição e, ainda, de mobiliário e equipamentos do próprio almoxarifado, todos itens de consumo e permanentes móveis. Ele precisa enquadrá-los no código de classificação das atividades-meio, na Classe 000, Administração Geral. Diante do exposto, a subclasse que contempla esses documentos é:

No acompanhamento da tramitação de um processo de aquisição, o Assistente em Administração reúne peças em papel (edital impresso), arquivos recebidos por correio eletrônico (planilhas) e documentos gerados em sistema informatizado. Ao estruturar o arquivo da unidade, ele deve identificar o tipo documental de cada peça e registrar o respectivo suporte, considerando que o setor opera em ambiente híbrido (papel, eletrônico e digital). Nessa situação, a orientação técnica é a de:

O Plano de Classificação de Documentos da Câmara Municipal de Goiânia foi estruturado em três níveis que possibilitam a organização de conjuntos documentais dos departamentos. Quais são esses níveis?

A equipe técnica observou que a recuperação eficiente de documentos no sistema depende não apenas da digitalização, mas também da adequada classificação e da indexação das informações.

A espécie documental pode ser compreendida como a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e natureza das informações nele contidas, possuindo uma forma fixa.

Com base nessa concepção, são consideradas espécies documentais:

Considerando-se que a gestão de documentos é fundamental para a eficiência administrativa e a preservação da memória institucional, qual das alternativas a seguir descreve corretamente um dos princípios básicos da gestão de documentos?

O Arquivo Permanente de uma universidade federal recebeu recentemente o acervo arquivístico de um departamento extinto. Durante o processamento técnico, o arquivista identificou que a ordem original foi parcialmente preservada, mas há séries documentais misturadas e documentos avulsos sem relação clara com as atividades do produtor. Para garantir a integridade do acervo, qual ação é adequada nesse contexto?

Com base em Paes (2012), analise a seguinte sentença, relacionada à classificação de documentos:

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto (1ª parte). Quanto ao gênero, os documentos podem ser, entre outros: cartográficos, iconográficos e filmográficos (2ª parte). São exemplos de documentos iconográficos: mapas, plantas e perfis (3ª parte).

Quais partes estão corretas?

Analise as afirmativas a seguir em relação às técnicas e definições de arquivo e, em seguida, assinale a alternativa correta:

I. Consideram-se documentos intermediários aqueles em curso e constante movimentação, que constituam objeto de consultas frequentes.

II. Consideram-se documentos correntes aqueles que aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

III. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

IV. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

A classificação de documentos no protocolo refere‑se à organização dos papéis em ordem alfabética, para facilitar o arquivamento e ordenar os documentos dentro de um mesmo tema.