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Questões de Concurso sobre Digitalização de documentos
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A digitalização de documentos dispensa a necessidade de organização e classificação prévias, uma vez que o acesso eletrônico substitui integralmente os critérios arquivísticos.
C
Certo
E
Errado
No processo de digitalização de documentos da universidade, foram registrados dados sobre resolução, software utilizado, sistema operacional e hash dos arquivos gerados.
Essas informações são classificadas como:
A
metadados administrativos.
B
metadados técnicos.
C
metadados de acesso.
D
metadados descritivos.
E
metadados de temporalidade.
No setor administrativo do SIMAE, documentos físicos podem ser convertidos para meio digital ou preservados por técnicas específicas de reprodução documental. Considerando noções de digitalização e microfilmagem, analise as assertivas a seguir.
I. A digitalização permite converter documentos físicos em arquivos digitais, facilitando o armazenamento, a consulta e o compartilhamento das informações.
II. A microfilmagem consiste na reprodução de documentos em microfilme, podendo ser utilizada como forma de preservação e arquivamento documental.
Das assertivas, pode-se afirmar que:
A
Apenas II está correta.
B
Apenas I está correta.
C
I e II estão incorretas.
D
I e II estão corretas.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
No controle de processos eletrônicos, a digitalização certificada de documentos físicos autoriza a eliminação imediata dos originais, independentemente de possuírem valor histórico ou de estarem classificados como de guarda permanente na tabela de temporalidade.
C
Certo
E
Errado
Um órgão público pretende eliminar documentos após cumprimento do prazo previsto em tabela de temporalidade aprovada. Contudo, parte da documentação encontra-se envolvida em investigação administrativa em curso. À luz da gestão documental e dos princípios arquivísticos:
A
A eliminação deve ocorrer conforme prazo, independentemente de investigação.
B
A existência de investigação suspende a destinação até encerramento formal do processo.
C
O prazo de guarda não pode ser alterado em hipótese alguma.
D
A decisão cabe exclusivamente ao setor jurídico.
E
A eliminação pode ocorrer parcialmente, sem registro formal.
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A crescente utilização de sistemas informatizados exige que os documentos arquivísticos sejam protegidos tanto em sua forma digital quanto em suportes físicos. Considerando tecnologias da informação na arquivologia e noções de preservação, conservação e restauração de documentos, analise as assertivas a seguir.
I. A preservação de documentos arquivísticos digitais deve considerar procedimentos desde a produção do documento, incluindo metadados, formatos, sistemas, controles de acesso e registros de auditoria.
II. A conservação documental envolve cuidados preventivos com guarda, manuseio e ambiente, buscando reduzir danos e prolongar a vida útil dos documentos.
III. A restauração deve ser compreendida como intervenção destinada a reparar danos já existentes no documento, não se confundindo com a simples organização ou classificação do acervo.
Está(ão) CORRETA(S):
A
Apenas I.
B
Apenas II e III.
C
Apenas I e II.
D
I, II e III.
O código único que é dado a um documento quando ele é registrado em um sistema digital é chamado de:
A
Código de segurança.
B
Número de protocolo.
C
Chave de autenticação.
D
Registro de captura.
E
Identificador do documento digital.
Acerca de processos administrativos, julgue o item a seguir.
A utilização de sistemas digitais de protocolo permite o acompanhamento do andamento das demandas administrativas.
C
Certo
E
Errado
Com base nas normativas do CONARQ que estabelecem diretrizes técnicas para a digitalização de documentos arquivísticos, julgue os itens a seguir.
I. A digitalização de documentos deve ser realizada em conformidade com padrões técnicos que garantam a fidedignidade da reprodução, com resolução adequada e formatos sustentáveis.
Il. Os documentos digitalizados devem ser acompanhados de metadados que assegurem rastreabilidade, contexto e autenticidade arquivística.
III. A eliminação dos documentos originais em papel é sempre permitida após a digitalização, independentemente de seu valor probatório ou histórico.
Assinale a opção correta.
A
Apenas o item I está certo.
B
Apenas o item II está certo.
C
Apenas os itens I e II estão certos.
D
Apenas os itens II e III estão certos.
Com o aumento do volume documental gerado pela execução simultânea de diversos contratos administrativos, a administração de um órgão estadual identificou a necessidade de aprimorar seus mecanismos de controle e transparência. Nesse contexto, o gestor de contratos passou a adotar rotina sistemática de digitalização e arquivamento de notas fiscais, comprovantes de obrigações trabalhistas e comunicações formais, assegurando a integridade do processo administrativo e o atendimento às exigências de publicidade. Diante dessa realidade, considerando a legislação e as boas práticas aplicáveis à gestão contratual, assinale a alternativa CORRETA.
A
Apenas documentos físicos possuem validade administrativa.
B
Arquivamento é atribuição exclusiva do setor financeiro.
C
Documentos trabalhistas não integram o processo contratual.
D
A organização documental assegura transparência e controle.
E
O Portal Nacional de Contratações Públicas não se relaciona à gestão da execução contratual.
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Ano:
2026
Banca:
Instituto Verbena
Leia o caso a seguir.
Um servidor público recebeu, em atendimento presencial, um documento original físico para ser anexado a um processo administrativo eletrônico e realizou a digitalização no sistema informatizado, conferiu a integridade da imagem gerada e devolveu o documento ao cidadão.
O arquivo digital resultante desse procedimento será considerado formalmente como
A
documento nato-digital, uma vez que a sua conversão final em código binário ocorreu nas dependências e sob a responsabilidade do servidor.
B
documento não digital, uma vez que o documento original era físico e foi apresentado em atendimento presencial na instituição pública.
C
cópia simples, uma vez que a Administração Pública não tem a prerrogativa legal de atestar a validade de documentos externos.
D
cópia autenticada administrativamente, uma vez que o arquivo eletrônico gerado é resultante da digitalização direta de um documento original.
Assinale CORRETAMENTE a principal vantagem da digitalização de documentos para a gestão arquivística:
A
Eliminação imediata dos documentos originais em papel.
B
Dispensa de políticas de segurança da informação.
C
Possibilidade de alterar livremente o conteúdo digitalizado.
D
Ampliação do acesso e preservação da informação em longo prazo.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
No processo de digitalização de documentos públicos, é obrigatória a manutenção de metadados mínimos, a fim de garantir a integridade, a fidedignidade e a futura interoperabilidade entre diferentes sistemas de gestão documental.
C
Certo
E
Errado
As políticas de difusão e acesso em arquivos permanentes devem conciliar transparência, preservação e proteção de dados. Assinale a alternativa correta:
A
A difusão deve ocorrer sem restrições para garantir controle social absoluto.
B
O acesso deve ser condicionado à autorização prévia do produtor do documento.
C
A consulta presencial é a única forma legítima de acesso a documentos permanentes.
D
A política de difusão deve considerar critérios técnicos de preservação e restrições legais aplicáveis.
E
A digitalização elimina a necessidade de regulamentação de acesso.
Considerando a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), assinale a alternativa que apresenta documento reconhecido por possuir valor secundário e destinação permanente:
A
Provas, exames e trabalhos acadêmicos não devolvidos aos alunos após o registro das notas
B
Registro de conteúdo programático ministrado, rendimento e frequência após cumprimento do prazo de guarda.
C
Trabalho de conclusão de curso não devolvido ao aluno após um ano do registro das notas finais.
D
Assentamentos individuais dos alunos mantidos apenas enquanto durar o vínculo acadêmico com a instituição
E
Calendário acadêmico, preservando-se exemplar representativo de cada publicação institucional.
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Entre as alternativas a seguir, assinale a que contém um procedimento correto de arquivamento.
A
A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno é precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.
B
Quando os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos assegurarem a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, não é necessária a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados.
C
Após o processo de digitalização, o documento físico não deverá ser descartado em nenhum momento, sobretudo aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
D
Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no máximo, até dois anos antes do transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
E
As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas privadas internacionais.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Ao digitalizar documentos históricos de guarda permanente, deve‑se autorizar o descarte dos originais para otimizar o espaço do arquivo de custódia.
C
Certo
E
Errado
Cada um dos processos de digitalização envolve diversas atividades.
Faz parte do processo de se preparar um original para digitalização a atividade de
A
selecionar o escâner apropriado.
B
receber os documentos originais.
C
verificar a integridade física dos originais.
D
verificar a integridade da organização física dos originais.
E
avaliar formato e suporte dos documentos originais para devida seleção do escâner a ser utilizado.
A gestão documental no setor público municipal, sob perspectiva arquivística, envolve operações de classificação, avaliação, temporalidade, preservação, acesso e destinação, com vistas à integridade, autenticidade e recuperabilidade do acervo.
Considerando princípios estruturantes e instrumentos técnicos do arquivamento (proveniência/organicidade, plano de classificação e tabela de temporalidade), aponte a alternativa INCORRETA.
A
A digitalização, por equivalência material plena, substitui automaticamente o original físico, autorizando descarte imediato e irrestrito do suporte em qualquer hipótese, independentemente de critérios arquivísticos ou normativos.
B
O princípio da proveniência (respeito aos fundos) recomenda que documentos de diferentes produtores não sejam amalgamados, preservando-se a organicidade e o contexto de produção do acervo.
C
O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos que orientam organização, prazos de guarda, critérios de acesso e destinação documental, inclusive quanto ao recolhimento ou eliminação.
D
A avaliação documental, quando formalmente instituída, permite destinação (eliminação ou recolhimento) conforme valores primário e secundário, evitando acúmulo indiscriminado e preservando documentos de valor permanente.
E
A destinação documental integra a gestão documental e não se confunde com afronta à publicidade, desde que observados critérios técnicos, normativos e mecanismos de rastreabilidade e controle.
Os documentos produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades e que possuem relação orgânica são considerados documentos
A
digitais.
B
especiais.
C
arquivísticos.
D
bibliográficos.
E
museológicos.
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