Questões de Concurso sobre Digitalização de documentos

Além de proporcionarem melhor segurança das informações, a digitalização de documentos está desobrigada de realização de backups.

A digitalização de documentos deve seguir normas técnicas que garantam a autenticidade, a integridade e a acessibilidade dos registros ao longo do tempo. NÃO atende aos requisitos técnicos de digitalização:

Para a digitalização dos documentos originais na instituição produtora, algumas atividades são previstas em cada parte do processo. Analise as afirmativas a seguir a respeito de algumas dessas atividades e classifique-as em verdadeiro (V) ou falso (F). Em seguida, marque a alternativa correta.

( ) Antes de digitalizar o original, é preciso verificar sua integridade física.

( ) A fim de preparar o original para digitalização, deve-se avaliar seu estado de conservação e garantir sua higienização.

( ) Para digitalizar o original, é necessário autenticar o representante digital por assinatura digital qualificada e utilizar os padrões pré-existentes de definição, de tipo de arquivo e de cores no equipamento, independentemente de como forem os documentos originais a serem digitalizados.

Na gestão eletrônica dos documentos, a etapa de controle da qualidade da digitalização refere‑se à análise dos itens digitalizados sobre sua legibilidade.

Um documento digitalizado é a versão digital de um conteúdo originalmente produzido em formato físico, convertido para meio digital mediante um processo de digitalização.

Assinale a opção correta, em relação à gestão eletrônica de documentos e à elaboração de relatórios gerenciais.

A reformatação é uma das possíveis formas de preservação de documentos de arquivo.

O técnico responsável pela digitalização dos documentos do Conselho Regional de Psicologia da Bahia – 3ª Região (CRP-03) recebeu uma tarefa para digitalizar um relatório de guarda permanente que possuía inúmeros gráficos coloridos. Para desempenhar tal tarefa, ele deverá seguir os preceitos previstos na Resolução nº 31 do CONARQ, de 28 de abril de 2010, que dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. De acordo com a Resolução nº 31 do CONARQ, as configurações que o técnico deverá utilizar para a digitalização do relatório e manter o seu formato são: _____ resolução mínima de _______, escala 1:1, com margem preta de _______ ao redor do documento, ________, modo__________. Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente a afirmativa anterior.

A digitalização consiste na conversão de um documento digital em arquivo físico, garantindo‑se, nesse processo, a preservação da integridade, da autenticidade e, quando necessário, da confidencialidade do documento eletrônico.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), a digitalização é o processo:

Analise o texto: “A digitalização de acervos está atrelada à preservação digital, à medida que carece observar a motivação principal da preservação digital: os objetos digitais digitalizados devem ser usados pelo tempo que for necessário, por meio dos recursos computacionais disponíveis no momento que esse uso ocorrer. Isso implica que a digitalização de um acervo necessita compartilhar e aplicar aspectos metodológicos, técnicas, estratégias e ações de preservação digital.” (ROCHA, 2025).

Com base no texto acima, analise os itens a seguir:

I. a preservação digital não envolve mitigar riscos decorrentes de deterioração, falha ou desastre que possam ocorrer com os dispositivos físicos que armazenam os objetos digitais;

II. para a preservação digital é dispensável compreender e monitorar as mudanças que irão ocorrer nos ambiente tecnológico e administrativo do objeto digital;

III. a digitalização de um acervo envolve seleção, conversão, controle de qualidade, descrição e representação, produção e gerenciamento da digitalização;

IV. encerrada uma digitalização, a missão seguinte é armazenar, preservar e dar acesso aos materiais digitalizados pelo tempo que for necessário.

Sobre os itens acima, assinale a alternativa correta.

Em um arquivo, a escolha do sistema e do método de arquivamento é fundamental para garantir a organização e a facilidade de acesso aos documentos. Diferentes métodos de arquivamento podem ser utilizados conforme o tipo de documento e a necessidade da instituição. Analise as alternativas abaixo sobre os sistemas e métodos de arquivamento, e assinale a opção que está incorreta.

As pessoas jurídicas de direito público interno devem realizar a avaliação dos respectivos conjuntos documentais antes da digitalização, conforme as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, a fim de identificar previamente eventuais documentos a serem descartados.

O processo de digitalização pode ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros.

Em uma era marcada pela digitalização, a gestão documental eficiente e segura é crucial para o bom funcionamento da Administração Pública. A organização, o acesso e a preservação da informação são pilares que sustentam a transparência e a accountability, além de otimizar os processos internos e o atendimento ao cidadão.

No contexto da gestão de documentos no âmbito da Administração Pública, analise as afirmativas a seguir:

I.O protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

II.A expedição de documentos sigilosos deve ser realizada por meio de protocolo próprio, com registro de data, hora, destinatário e número do documento.

III.A digitalização de documentos é uma prática que garante a autenticidade e a integridade dos documentos originais, tornando dispensável a sua guarda física.

IV.O arquivo público é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas ou judiciárias.

Está correto o que se afirma em:

A adoção do processo de digitalização permite a eliminação do documento em suporte papel.

Quanto aos procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e não digitais, a captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística por meio de, no mínimo:

No processo de digitalização de documentos, a escolha do formato de arquivo e a aplicação de técnicas de autenticação são determinantes para a garantia da validade jurídica e da integridade das informações.

A organização dos arquivos, sejam eles digitais ou físicos, deve começar na produção dos documentos.

A contar da data de publicação da norma prevista no art. 4º da Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022, a digitalização do acervo acadêmico físico deverá ser concluída, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015, no prazo de