Questões de Concurso sobre Digitalização de documentos

O processo de digitalização de documentos arquivísticos deve ser realizado sem colocar em risco a integridade física dos documentos e com a garantia de que aqueles digitalizados representarão com fidelidade os originais. Atualmente, existem diversos tipos de equipamentos de captura digital que se aplicam aos diversos tipos de documentos arquivísticos. Os tipos de equipamentos mais utilizados para a digitalização de documentos e as suas principais características são apresentadas abaixo. Relacione adequadamente as colunas a seguir.

A sequência está correta em

É fundamental para garantir o acesso continuo e seguro aos arquivos permanentes, assegurando a sua disponibilidade e integridade ao longo do tempo:

A organização dos documentos em um arquivo deve ser flexível e adaptável, atendendo às necessidades específicas de cada instituição e aos diferentes ciclos de vida dos documentos. No ciclo de vida dos documentos, é uma característica dos arquivos permanentes:

A digitalização de documentos elimina completamente a necessidade de qualquer tipo de armazenamento físico dos originais, pois a cópia digital automaticamente adquire o mesmo valor legal para todos os fins.

Os documentos permanentes podem ser digitalizados.

De acordo com as legislações em vigor e com as resoluções do Conarq, após a digitalização, esses documentos devem ser:

De acordo com as diretrizes do CONARQ, assinale a principal finalidade da digitalização de documentos arquivísticos.

Às políticas que possibilitam o tratamento das informações desde a sua produção até a sua destinação final, permitindo, assim, que estejam organizadas sistematicamente, acessíveis e controladas dá-se o nome de

Entre as principais vantagens da digitalização documental, destacam‑se os baixos custos envolvidos, que abrangem a implantação do projeto, bem como a aquisição, a manutenção e a atualização de softwares e hardwares.

Suponha‑se que uma repartição pública tenha decidido digitalizar todo o seu acervo de documentos convencionais, eliminando os documentos originais em papel após a digitalização. Nesse caso, é correto afirmar que, após a produção dos arquivos digitais com boa resolução e armazenamento em sistema eletrônico, não haverá mais necessidade de manter os documentos físicos, independentemente do tipo documental, do valor jurídico ou da existência de legislação específica sobre digitalização e preservação de documentos.

A legislação brasileira, com destaque para a Lei n° 13.874 de 2019 e o Decreto nº 10.278 de 2020, regulamenta a digitalização de documentos, equiparando-os aos documentos físicos para efeitos legais. A microfilmagem, já autorizada pela Lei n° 5.433 de 1968, também possibilita a eliminação de documentos originais, desde que respeitadas as normas vigentes. Sobre a reformatação de documentos arquivísticos e a legislação relacionada à microfilmagem e digitalização de documentos no Brasil, analise as alternativas abaixo, e assinale a alternativa correta:

Em uma Câmara Municipal, o Assessor Administrativo é encarregado de implementar um sistema de gestão de documentos eletrônicos para melhorar a eficiência e a transparência. Considerando as noções de protocolo e arquivo, qual das seguintes etapas NÃO é considerada essencial na implementação desse sistema?

No processo de digitalização de documentos, deve-se submeter o documento ao Reconhecimento Óptico de Caracteres (do inglês, Optical Character Recognition – OCR), tecnologia que permite a conversão de diversos tipos de documentos, como imagens obtidas por câmeras digitais ou textos impressos, em arquivos no formato PDF. Com a utilização da tecnologia OCR, após o processo de digitalização, os textos se tornam pesquisáveis. Esta técnica de digitalização permite a recuperação, facilidade de acesso e pesquisa de informações.

Alguns fatores dificultam o reconhecimento da imagem pela tecnologia OCR no processo de digitalização, dificultando o correto processamento e conversão em textos localizáveis. Nesse sentido, analise entre os itens abaixo o(s) que indique(m) fator(es) que dificulta(m) este processamento do OCR:

I. Documentos desalinhados.

II. Documentos escritos em idiomas diferentes do especificado.

III. Documentos com muitos caracteres em contato com sublinhas ou bordas.

IV. Documentos com texto de cor escura em fundo claro.

V. Documentos que contêm fotografias ou padrões configurados como plano de fundo.

Assinale a única alternativa correta:

O Decreto nº 10.278/2020, estabelece, em seu Art. 5º, que o documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá ser assinado

A digitalização de acervos arquivísticos de guarda permanente deve atender especificações e requisitos que garantam a geração de representantes digitais com qualidade arquivística, fidelidade ao documento original e capacidade de interoperabilidade, com o objetivo de evitar a necessidade de novo processo de digitalização ao longo do tempo. Para isso, a resolução 31, de 28 de abril de 2010, estabelece recomendações para a digitalização de arquivos permanentes. Analise as afirmativas abaixo de acordo com a referida resolução sobre a digitalização de acervos permanentes:

I. A digitalização visa contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação e Comunicação.

II. A digitalização permite o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas.

III. A digitalização promove a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original.

IV. A digitalização incrementa a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais, por restringir seu manuseio.

São corretas as afirmativas

Para documentos que envolvem transações financeiras e prestação de contas, são adotados na Administração Pública Federal prazos que variam entre 5 e 10 anos a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas. Porém, caso seja comprovada a improbidade administrativa dolosa, não há prazo de prescrição para a cobrança de ressarcimento ao Erário.

Nesse caso, qual deve ser a decisão do arquivista para que possa ser feita a cobrança, independentemente do prazo?

Os documentos físicos necessitam ser preparados para que estejam aptos aos procedimentos de digitalização. Analise as ações de preparação a seguir, considerando V para a(s) verdadeira(s) e F para a(s) falsa(s).

I – Higienização dos documentos

II – Verificação da existência de folhas soltas

III – Composição do representante digital

A sequência correta é:

Leia o texto a seguir.

Para efeitos do estabelecido no decreto nº 10.278/2020, a digitalização de documentos arquivísticos deve ser vista como um processo de trabalho complexo. Deve ser tratada como uma política institucional destacada frente à complexidade dos procedimentos e recursos, bem como da responsabilidade no trato dos documentos públicos.”

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020. Rio de Janeiro: Conarq, Câmara Técnica Consultiva, 2021.

Tendo como referência as “Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020” (2021), analise as afirmativas a seguir.

I. Os documentos originais podem ser digitalizados dentro ou fora da instituição produtora.

II. A digitalização fora da instituição produtora pode ser executada de forma centralizada ou descentralizada.

III. Quando a digitalização é descentralizada, ela pode ocorrer nos setores que recebem documentos ou nos protocolos descentralizados por meio de pontos de digitalização descentralizados (PDD).

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)

O que é a reprodução dos dados do documento destinado a controlar a movimentação deste e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados?

Segundo a Resolução nº 48/2021, do CONARQ, a reformatação de documentos arquivísticos é um recurso que contribui para a gestão e a preservação de documentos, como também para o acesso às informações. Considerando essa política pública sobre a digitalização de documentos, bem como o Decreto nº 10.278/2020, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) É imprescindível que haja um plano de classificação de documentos arquivísticos, bem como uma tabela de temporalidade de documentos arquivísticos, para adoção de procedimentos de digitalização de documentos públicos.

( ) Após a digitalização de documentos considerados permanentes pelas TTDAs, a instituição produtora poderá realizar a eliminação dos seus originais.

( ) A autenticidade de documentos arquivísticos digitais deve estar apoiada em procedimentos de gestão arquivística de documentos.

( ) Os documentos originais permanentes que foram digitalizados deverão ser gerenciados de forma correlacionada com seus representantes digitais.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Para documentos digitais, é mais recomendado utilização dos formatos digitais abertos ou dos formatos padronizados, pois possibilita maior independência no que se refere a hardware e software específicos e oferece uma expectativa de vida mais longa aos documentos arquivísticos. São exemplos de formado aberto de documento, EXCETO: