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Questões de Concurso sobre Digitalização de documentos
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Leia o texto a seguir:
“O nosso dia a dia já tem a tecnologia naturalizada. Até nas instituições grandes mudanças aconteceram, inclusive na produção dos documentos, o que acarretou um armazenamento crescente de documentos exclusivamente em suporte digital (...)”.
Assinale a alternativa que indica uma vantagem na digitalização dos documentos:
A
Redução de produtividade.
B
Otimização do fluxo de trabalho.
C
Facilidade de gerenciamento menor do que na gestão de documentos físicos.
D
Maior complexidade na recuperação dos documentos arquivísticos.
De acordo com as recomendações do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq-, a autorização para a eliminação de documentos públicos digitais e não digitais acontece mediante
A
a constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
B
a aprovação do código de classificação e tabela de temporalidade.
C
a análise, avaliação e descrição dos arquivos produzidos e acumulados pelo órgão produtor.
D
a revisão dos conjuntos documentais pela instituição arquivística.
E
a publicização do rol de conjuntos documentais a serem analisados.
Acerca da digitalização da administração pública e da prestação digital de serviços públicos, assinale a alternativa correta.
A
Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, mesmo se o usuário solicitar de forma diversa
B
A administração pública utilizará soluções digitais para a gestão de suas políticas finalísticas e administrativas e para o trâmite de processos administrativos eletrônicos
C
Os documentos e os atos processuais serão válidos em meio digital mediante o uso de assinatura com reconhecimento de firma em cartório, respeitando os parâmetros de autenticidade, de integridade e de segurança adequados para os níveis de risco em relação à criticidade da decisão, da informação ou do serviço específico, nos termos da lei
D
Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados após cinco dias do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou da entidade, o qual não deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique
E
O formato e o armazenamento dos documentos digitais deverão garantir o acesso e a preservação das informações, nos termos da legislação arquivística internacional
Para melhorar a eficiência na gestão de documentos na prefeitura, a digitalização dos arquivos é uma prática recomendada. Qual é a principal vantagem da digitalização de documentos públicos?
A
Aumento do espaço físico utilizado
B
Dificuldade de acesso aos documentos
C
Redução dos custos de armazenamento físico
D
Risco aumentado de perda de dados
E
Necessidade de equipamentos de alta tecnologia
As recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes tratam da captura em imagem de documentos planos e encadernados, como
A
impressos, manuscritos, vestimentas e cartazes.
B
mapas, plantas, desenhos e documentos audiovisuais.
C
manuscritos, plantas, gravuras e ampliações fotográficas.
D
desenhos, maquetes, diapositivos e negativos.
E
microformas, quadros, estatuetas e cópias.
Ano:
2024
Na transição de documentos físicos para digitais no CISNORDESTE/SC, o processo deve garantir:
A
Conformidade com a legislação arquivística, registro dos metadados essenciais, controle do processo de captura e definição clara da política de descarte dos originais.
B
Redução do espaço físico ocupado.
C
Facilidade de acesso aos arquivos.
D
Velocidade na digitalização do acervo.
E
Modernização dos procedimentos.
Ao analisar a gestão de documentos eletrônicos e digitais, destacam-se inúmeras vantagens, mas há também alguns problemas inerentes ao formato digital. A seguir, foram destacados alguns desses problemas, exceto:
A
A informação digital pode, facilmente, ser acessada, porém o computador precisa estar equipado com software capaz de ler a trilha de bits gravada no suporte.
B
Facilidade de reprodução e a proliferação de cópias dificultam a identificação de uma versão completa ou final de um documento arquivístico digital.
C
Facilidade de distribuição da informação pelas redes compromete o exercício dos direitos autorais.
D
Facilidade de gerenciamento e rapidez na recuperação dos documentos arquivísticos.
E
Os materiais digitais são vulneráveis a vírus, falhas e obsolescência tecnológica.
Segundo o Conarq (2020), a gestão documental é o escopo no qual deve ser inserido qualquer processo de digitalização de documentos arquivísticos, visto que se bem implantada contribuirá com os procedimentos vinculados à captura dos representantes digitais e o controle de sua tramitação, arquivamento, avaliação e preservação. No que se refere à digitalização de documentos como parte do processo de gerenciamento de documentos arquivísticos digitais, considerando a Resolução do Conarq nº 48/2021 e o Decreto nº 10.278/2020, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) Instituir uma política, programa ou plano de digitalização deve levar em consideração requisitos arquivísticos, adequados à trajetória institucional e em conformidade com os aspectos legais.
( ) É importante que a instituição analise as vantagens e desvantagens em seguir o fluxo normal de digitalização ou adotar critérios diferenciados para os documentos que receberem classificação arquivística que os vinculam à guarda permanente.
( ) A digitalização de documentos, especialmente aqueles arquivísticos, deve ser realizada de forma centralizada, a fim de seja garantida a autenticidade dos representantes digitais junto aos documentos originais.
( ) O processo de digitalização não requer certificações para a autenticação dos representantes digitais, bastando para tanto a formação técnica equivalente ao trabalho a ser realizado.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
A
F – V – V – V.
B
F – F – F – F.
C
V – F – V – V.
D
V – F – F – V.
E
V – V – F – F.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O tratamento digital de imagens representa o significativo avanço na gestão documental, considerando-se a velocidade para a recuperação dos documentos, a qualidade das imagens e a otimização dos espaços para o armazenamento.
C
Certo
E
Errado
Assinale a alternativa que apresenta uma das principais vantagens da digitalização de documentos arquivísticos em relação à microfilmagem.
A
A digitalização permite a preservação em formato físico permanente, enquanto a microfilmagem não permite
B
A digitalização facilita o acesso remoto e a recuperação rápida dos documentos, enquanto a microfilmagem requer acesso físico ao microfilme
C
A digitalização é menos custosa em termos de armazenamento a longo prazo comparada à microfilmagem
D
A digitalização fornece um formato de backup que é menos suscetível a danos do que o microfilme
A digitalização foi empregada nos arquivos objetivando principalmente a preservação e acesso. A Lei n.º 12.682/2012, conhecida como Lei da Digitalização, dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Com relação aos parâmetros para o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, assinale a afirmativa correta.
A
Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos, será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
B
Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído sem ressalvas.
C
Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição.
D
Os registros públicos originais, quando digitalizados, poderão ser descartados de acordo com o disposto na legislação pertinente.
A primeira etapa da digitalização de documentos refere‑se à preparação e à respectiva inclusão em lotes a serem digitalizados.
C
Certo
E
Errado
De acordo com as respostas apresentadas pelos participantes, os gastos com digitalização de arquivos superaram os gastos com armazenamento físico.
C
Certo
E
Errado
Os procedimentos para arquivar documentos são imperativos para garantir a integridade e a acessibilidade das informações ao longo do tempo. Qual das alternativas a seguir apresenta um procedimento incorreto em relação ao arquivamento de documentos?
A
Classificação dos documentos de acordo com um sistema pré-definido, como por exemplo, por ordem alfabética ou por categoria.
B
Utilização de materiais de arquivamento adequados, como caixas e pastas que protejam os documentos de danos físicos e ambientais.
C
Digitalização de todos os documentos físicos e descarte dos originais para economizar espaço físico.
D
Implementação de um sistema de controle de acesso para garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar determinados documentos.
E
Realização de uma revisão periódica dos documentos arquivados para identificar aqueles que podem ser descartados ou que necessitam de preservação especial.
Sobre digitalização de documentos arquivísticos permanentes, assinale a afirmativa INCORRETA.
A
Visa difundir e reproduzir os acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original.
B
Requer tratamento arquivístico dos documentos de modo a realizar avaliação e seleção dos conjuntos documentais a serem digitalizados.
C
Necessita de que o acervo arquivístico selecionado tenha sido previamente higienizado, identificado e organizado (arranjo, descrição e indexação).
D
Aspira capturar digitalmente a imagem com o objetivo de garantir menor fidelidade entre o representante digital gerado e o documento original, considerando as características físicas, estado de conservação e finalidade de uso.
Ao digitalizar documentos em um ambiente corporativo, é importante assegurar que as versões digitalizadas preservem a integridade e a qualidade das informações originais.
Assinale a alternativa correta, considerando as boas práticas no processo de digitalização.
A
É sempre preferível digitalizar documentos em cores, pois isso reduz o tamanho do arquivo final quando comparado ao modo preto e branco.
B
Documentos confidenciais devem ser protegidos por criptografia após a digitalização, especialmente quando forem armazenados em um ambiente digital.
C
Escanear documentos em baixa resolução (72 DPI) sempre é suficiente, independentemente do tipo de documento.
D
Para garantir a acessibilidade, é recomendável salvar todos os documentos escaneados no formato de imagem (.jpg) sem qualquer compressão.
E
O uso de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é desnecessário quando o documento escaneado é apenas para fins de arquivamento.
Arquivos gerais ou centrais funcionam como extensão dos arquivos setoriais, recebendo documentos correntes dos diversos setores da instituição.
A
A digitalização garante um acesso rápido à informação por um número maior de pessoas sem a necessidade de deslocamento físico.
B
A digitalização elimina a necessidade de qualquer tipo de armazenamento físico.
C
A digitalização não possui nenhuma vantagem significativa sobre a microfilmagem.
D
A digitalização é o único método válido para preservar documentos perante a justiça.
E
A digitalização não requer consideração sobre a preservação dos documentos originais.
Avalie as seguintes afirmativas sobre o arquivamento de registros informatizados.
I – A migração periódica de dados é desnecessária em sistemas de arquivamento digital, uma vez que a informação digital, por natureza, não sofre degradação física como o papel.
II – A indexação eficaz em um sistema de arquivamento digital requer a aplicação de metadados detalhados, permitindo uma busca rápida e precisa.
III – A criptografia é uma técnica opcional no arquivamento de registros informatizados, sendo aplicada apenas em documentos de alto sigilo.
IV – A redundância de dados, como ter cópias de segurança em locais diferentes, é uma prática recomendada para prevenir a perda de informações em sistemas de arquivamento digital.
V – Sistemas de arquivamento digital devem ser projetados para garantir a interoperabilidade, facilitando o compartilhamento de dados entre diferentes plataformas e sistemas.
Estão corretas as afirmativas:
A
I e III, apenas;
B
IV e V, apenas;
C
II, III e IV, apenas;
D
I, II e III, apenas;
E
II, IV e V, apenas.
Assinale a alternativa que apresenta o principal objetivo da digitalização de documentos.
A
aumentar o consumo de papel e reduzir a eficiência operacional
B
facilitar a manipulação física de documentos
C
converter informações em formato físico para formato digital
D
garantir a segurança exclusiva de documentos impressos
E
diminuir a necessidade de armazenamento digital
Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ).
( ) A digitalização e o escaneamento são sinônimos e referem-se ao mesmo processo.
( ) A digitalização certifica a imagem virtual do documento criada pelo scanner com o certificado digital, trazendo assim a validade jurídica.
( ) O escaneamento faz a duplicação do documento de papel em um formato digital e a versão criada é útil para envio de documentos por meios virtuais, porém ela tem limitações quando usada para fins administrativos, já que não tem validade jurídica.
( ) Todo documento físico que já foi escaneado em um setor público deve imediatamente ser extinto.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
V • V • V • V
B
V • F • V • F
C
F • V • V • F
D
F • V • F • F
E
F • F • F • V
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