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Questões de Concurso sobre Digitalização de documentos
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Acerca dos documentos físicos digitalizados, assinale a alternativa INCORRETA:
A
Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
B
O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.
C
A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.
D
O processo de digitalização poderá ser realizado exclusivamente pelo possuidor do documento físico.
E
Após o processo de digitalização realizado, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Qual da alternativas abaixo possui um erro conceitual?
A
A otimização da gestão documental pode ser feita por meio da digitalização de arquivos físicos.
B
Scanners de alta qualidade garantem que os documentos sejam convertidos em formatos digitais com precisão e clareza.
C
Há inúmeros programas disponíveis que não apenas facilitam a digitalização, mas também oferecem recursos avançados como, por exemplo, o reconhecimento óptico de caracteres (OCR),
D
Uma vez digitalizados, a organização e categorização dos documentos perdem a sua importância, pois o sistema informatizado encarrega-se dessas atividades.
E
É importante assegurar que os arquivos sejam armazenados em servidores seguros, com backups regulares.
Qual é a principal limitação da digitalização de documentos em comparação com a microfilmagem?
A
Não facilita a busca e recuperação de informações.
B
Não permite a consulta simultânea de documentos.
C
Não otimiza o uso do espaço físico.
D
Geralmente não garante a legalidade dos documentos perante a Justiça.
Um dos recursos tecnológicos que apoiam a segurança da informação e a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais é a trilha de auditoria. Ela é um conjunto de informações registradas que permite
A
a migração de intervenções ou tentativas de intervenções feitas no documento arquivístico digital ou no sistema computacional.
B
o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenções feitas no documento arquivístico digital ou no sistema computacional.
C
aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento.
D
aferir, com segurança, a organicidade e a integridade do documento.
E
gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo.
A gestão de documentos é essencial para o controle e organização da informação dentro de uma instituição. O arquivamento pode ser feito de forma física ou digital. Em relação ao arquivamento digital, qual é a principal vantagem?
A
Aumenta a quantidade de documentos em papel na organização.
B
Facilita o acesso rápido às informações armazenadas e a sua preservação.
C
Dificulta o processo de atualização de informações.
D
Elimina a necessidade de uma política de backup de dados.
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, “cópia é o resultado da reprodução de um documento, geralmente qualificada por sua função ou processo de duplicação”. Nesse sentido, qual é o tipo de cópia obtida da impressão em tecido ou papel sensibilizado por sais de ferro, produzindo uma imagem em branco num fundo azul, normalmente utilizada para copiar mapas, desenhos e plantas?
A
Cópia eletrostática
B
Cópia figurada
C
Cópia azul
D
Cópia figurada
E
Cópia fotostática
A microfilmagem e a digitalização são tecnologias aplicadas aos arquivos com diversas finalidades. Qual o principal objetivo da utilização dessas tecnologias?
A
Substituir totalmente os documentos físicos para economizar espaço.
B
Facilitar o acesso e a disseminação da informação, além de contribuir para a preservação dos documentos originais.
C
Reduzir o valor de investimento em conservação documental.
D
Aumentar a segurança dos arquivos, eliminando a necessidade de controle de acesso.
E
Gerar renda adicional por meio da venda de cópias digitais.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Assinale a alternativa que apresenta a principal vantagem da digitalização por reconhecimento óptico de caracteres (OCR) ao converter documentos impressos em formato digital.
A
melhoria na qualidade da imagem digitalizada
B
maior velocidade de digitalização em comparação com outras técnicas
C
possibilidade de edição e busca do conteúdo textual
D
redução no consumo de energia durante o processo
E
capacidade de digitalizar documentos em movimento
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Na digitalização de documentos, a fase de preparação envolve a remoção de grampos, a desmontagem de pastas e processos e, se necessário, a recuperação de páginas rasgadas.
C
Certo
E
Errado
A primeira etapa da digitalização diz respeito à captura da imagem dos documentos por meio de scanners, normalmente de alta resolução e alta rapidez, para que essa imagem seja salva em meio digital.
C
Certo
E
Errado
Em relação à digitalização de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. O equipamento de digitalização não é passível de obsolescência tecnológica.
II. A digitalização proporciona a produção de cópia de alta qualidade para o usuário.
III. O custo de armazenagem das imagens digitalizadas aumenta com a melhoria da qualidade.
IV. As mídias mais utilizadas para o armazenamento dos documentos digitalizados são os filmes de acetato de celulose.
Está correto o que afirma apenas em
A
I e II.
B
I e IV.
C
II e III.
D
III e IV.
Os documentos arquivísticos são fundamentais para atender ao poder fiscalizatório do Estado. Para que o arquivista possa tomar decisão com relação a como prover a manutenção dos documentos com esse fim, ele precisa considerar a realização da digitalização, seguindo a legislação.
Considere as seguintes afirmativas quanto à digitalização:
I – os documentos digitalizados têm o mesmo efeito jurídico dos documentos microfilmados;
II – os documentos digitais têm o mesmo valor probatório dos documentos originais;
III – se for constatada a integridade dos documentos após a digitalização, os originais podem ser destruídos, sem exceção.
Está correto o que se afirma em
A
II, apenas.
B
I e II, apenas.
C
I e III, apenas.
D
II e III, apenas.
E
I, II e III.
De acordo com a legislação brasileira vigente, a digitalização de documentos requer padrões técnicos mínimos a serem atendidos. Em relação às fotografias e aos cartazes, os padrões técnicos mínimos são
A
Resolução Mínima – 300 dpi; Cor – RGB (colorido); Tipo Original – Imagem; Formato de Arquivo – PNG.
B
Resolução Mínima – 600 dpi; Cor – RGB (colorido); Tipo Original – Imagem; Formato de Arquivo – PNG.
C
Resolução Mínima – 300 dpi; Cor – RGB (colorido); Tipo Original – Imagem; Formato de Arquivo – PDF (A).
D
Resolução Mínima – 600 dpi; Cor – RGB (colorido); Tipo Original – Imagem; Formato de Arquivo – PDF (A).
E
Resolução Mínima – 400 dpi; Cor – RGB (colorido); Tipo Original – Imagem; Formato de Arquivo – PDF (A).
Uma das formas pelas quais o documento digital pode ser gerado é pela digitalização de documentos arquivísticos.
C
Certo
E
Errado
Um projeto de digitalização de documentos arquivísticos de valor permanente deve contemplar a geração de
A
segunda via autenticada.
B
representantes digitais.
C
cópias de segurança.
D
arquivos TIFF e PNG.
E
imagens em movimento.
A digitalização visa na conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de um dispositivo apropriado, como scanner. Dentre os elementos que envolvem a digitalização, temos: os propósitos das imagens e os formatos de arquivos. Uma das categorias do propósito das imagens digitais é a Reprodução, que se refere
A
às imagens de média qualidade, que permitem uma visualização razoável do documento, com o propósito de reduzir o acesso ao documento original, mas não o substituir.
B
às imagens da mais alta qualidade, com o propósito de capturar todos os detalhes de interesse do documento. Deve ser o testemunho mais fiel possível do documento, em seu estado original.
C
à imagem de alta qualidade com o propósito de capturar a aparência do documento original em grau suficiente para permitir uma reprodução satisfatória, tão próxima do original quanto possível.
D
às imagens de pequeno tamanho e baixa qualidade, utilizadas como miniaturas em resultados de pesquisa ou em listagens impressas, com o propósito de rápida identificação do conteúdo geral do documento, para busca e identificação.
A qualidade do procedimento de digitalização depende da resolução adequada. O Decreto nº 10.278/2020 determina que a resolução mínima para todos os documentos, exceto mapas e plantas, seja de:
A
200 dpi;
B
300 dpi;
C
400 dpi;
D
500 dpi;
E
600 dpi.
De acordo com a definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o arquivo de segurança é o:
A
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
B
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.
C
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
D
Conjunto de cópias arquivadas em local diverso daquele dos respectivos originais para garantir a integridade da informação.
E
Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição ou unidade administrativa.
O serviço de Digitalização e Microfilmagem de Documentos aplica a tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), com o propósito de melhorar e modernizar o gerenciamento da informação, visando o acesso e sua preservação.
Acerca dessas informações, identifique a afirmativa correta.
A
O serviço de Digitalização e Microfilmagem de Documentos objetiva, também, atender à administração buscando disponibilizar, ao máximo, toda a documentação, sem, entretanto, esquecer dos fins legais, integrando os documentos digitalizados com a geração de microfilmes.
B
Ao Serviço de Digitalização e Microfilmagem de Documentos, compete executar as atividades de reprodução documental por meio de serviços de digitalização; cumprir os requisitos legais aplicáveis ao processo de digitalização de documentos públicos; garantir a custódia, a segurança e a preservação das informações armazenadas em meio exclusivamente digital, respeitando a legislação vigente; mediar a consulta aos documentos custodiados pelo setor; executar outras atividades inerentes à área ou que sejam delegadas pela autoridade competente.
C
O processo tradicional de microfilmagem eletrônica foi substituído pelo micrográfico, sendo a mesma, terceirizada por empresa especializada prestadora de serviços.
D
As vantagens oferecidas pelo Serviço de Digitalização e Microfilmagem de Documentos correspondem à diversificação e à racionalização do trabalho; conservação dos documentos originais; diminuição da quantidade de papéis circulando; acesso rápido à informação; e segurança com abertura de acesso.
“A reformatação de documentos arquivísticos é um recurso que colabora com a gestão e a preservação de documentos, bem como com o acesso às informações.”
Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020. Rio de Janeiro: Conarq, Câmara Técnica Consultiva, 2021.
Sobre as diretrizes para a digitalização de documentos de arquivos, nos termos do Decreto nº 10.278/2020 do Conarq, julgue se é verdadeiro (V) ou falso (F) o que se afirma a seguir.
( ) Um dos benefícios de microfilmagem é o acesso simultâneo das microformas entre os diversos colaboradores de uma instituição.
( ) A utilização das imagens digitalizadas foi reduzida com a expansão das redes computacionais nas instituições públicas e privadas.
( ) De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, a instituição que deseja adotar os procedimentos de digitalização deve possuir um repositório digital confiável.
( ) A microfilmagem é o meio de reformatação de documentos arquivísticos mais usada para compartilhar informações, documentos e acervos entre instituições arquivísticas.
A sequência correta das afirmações é:
A
V, F, V, F.
B
F, V, F, V.
C
F, F, V, F.
D
V, V, F, V.
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