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Em relação à classificação de arquivos e ao ciclo vital dos documentos na escola, marque a afirmativa CORRETA.
A
Arquivos escolares classificam-se em ativos, frios e mortos, categorias definidas basicamente pela cor das capas usadas em pastas e caixas.
B
A classificação de documentos baseia-se primordialmente na ordem de chegada ao protocolo, independentemente da série escolar, do tipo de registro ou da unidade de origem.
C
O ciclo vital de documentos reduz-se à fase única de arquivamento físico, seguida de descarte automático ao final de cada ano letivo.
D
Arquivos escolares podem ser classificados quanto ao órgão produtor e quanto à natureza da documentação, e o ciclo vital acompanha fases de produção, uso administrativo, guarda intermediária e destinação final para eliminação ou guarda permanente.
E
Arquivos correntes, intermediários e permanentes acumulam documentos em uma mesma sala, diferenciados por etiquetas de cor sobrepostas às capas originais.
Considerando os fundamentos da Arquivologia contemporânea, a relação entre gestão documental, classificação e transparência administrativa pode ser compreendida como:
A
A classificação é instrumento meramente organizacional, sem impacto na transparência.
B
A gestão documental restringe-se ao arquivo permanente.
C
A ausência de instrumentos de gestão não compromete o controle social.
D
A transparência depende exclusivamente da digitalização dos documentos.
E
A classificação e a adequada tramitação documental são elementos estruturantes para garantir acesso à informação e accountability.
De acordo com os princípios e conceitos arquivísticos, o ciclo vital dos documentos é composto pelas etapas
A
atividade-meio e atividade-fim.
B
produção e destinação.
C
recebimento e expedição.
D
arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente.
E
funcional e organizacional.
Segundo Marilena Leite Paes (2004), a tramitação documental corresponde ao conjunto de procedimentos que asseguram o fluxo ordenado dos documentos no interior das organizações, desde sua produção ou recebimento até o arquivamento ou destinação final. Nos órgãos públicos, a correta tramitação dos documentos é fundamental para garantir a eficiência administrativa, a transparência dos atos e a segurança da informação.
Considerando os fundamentos arquivísticos e as rotinas administrativas aplicáveis à tramitação de documentos em órgãos públicos, analise as afirmações a seguir:
I. A tramitação documental compreende etapas como protocolo, registro, distribuição, movimentação, controle e arquivamento dos documentos.
II. O controle da tramitação dos documentos tem por finalidade permitir a localização imediata do expediente, evitando extravios e atrasos no atendimento das demandas administrativas.
III. A observância de normas e rotinas padronizadas de tramitação contribui para a continuidade administrativa, independentemente da alternância de gestores e servidores.
IV. Em órgãos públicos, a tramitação de documentos prescinde de registro formal quando realizada em meio eletrônico, pois os sistemas informatizados substituem os procedimentos arquivísticos tradicionais.
V. A tramitação documental está dissociada da gestão de documentos, restringindo-se apenas ao deslocamento físico dos expedientes entre os setores.
Assinale a alternativa correta:
A
Apenas as afirmativas I e II estão corretas.
B
Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas.
C
Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas.
D
Apenas as afirmativas I, II, III e V estão corretas.
Em um órgão público municipal, a auditoria interna identificou dificuldades recorrentes na localização de documentos, duplicidade de registros, inconsistências entre bases informacionais e elevado tempo de resposta às demandas de informação formuladas por unidades internas e por órgãos de controle. Verificou-se que os documentos são produzidos em diversos setores sem padronização, arquivados segundo critérios distintos e armazenados tanto em meio físico quanto digital, sem integração entre os sistemas existentes. Ademais, inexiste política formal de classificação, avaliação e destinação documental. Diante desse cenário, a Administração determinou à unidade responsável pela documentação e arquivo a elaboração de um plano de reestruturação, contemplando pesquisa documental, organização, definição de sistemas e métodos de arquivamento e estabelecimento de normas internas. À luz dos princípios da Arquivologia e da gestão arquivística de documentos na Administração Pública, assinale a alternativa que expressa corretamente, a orientação que deve nortear o processo de reestruturação proposto.
A
Centralizar toda a produção documental em uma única unidade, restringindo a autonomia dos setores, independentemente da natureza das atividades desempenhadas.
B
Adotar métodos distintos de arquivamento em cada setor, conforme conveniência local, como forma de aumentar a flexibilidade organizacional.
C
Implantar um sistema de arquivamento baseado exclusivamente na ordem cronológica de produção, por ser o método mais simples e de fácil compreensão para os servidores.
D
Estruturar a gestão documental com base em plano de classificação e tabela de temporalidade, integrados aos sistemas informatizados, de modo a garantir organização, acesso, preservação e destinação adequada dos documentos ao longo de seu ciclo de vida.
E
Priorizar a guarda permanente de todos os documentos produzidos, evitando qualquer procedimento de eliminação, como forma de assegurar máxima preservação da memória institucional.
Na organização de arquivos, que também pode envolver o trabalho do Recepcionista, os documentos passam por sucessivas fases, conhecidas de modo geral como o ciclo vital. Considerando isso, analise as assertivas abaixo e julgue-as em Verdadeiras (V) ou Falsas (F):
( ) O arquivo corrente guarda documentos em plena tramitação e que são de uso e de consulta muito frequentes na unidade.
( ) O arquivo intermediário retém os documentos que aguardam prazos longos de prescrição, sendo já pouco consultados pelo setor.
( ) O arquivo permanente e aquele que pode ser periodicamente eliminado pelo Recepcionista quando falta espaço físico nas estantes.
Qual alternativa preenche, CORRETAMENTE, de cima para baixo, os parênteses acima?
A
V-F-V.
B
F-V-F.
C
V-V-F.
D
F-F-V.
E
V-F-F.
As quatro etapas do ciclo de vida dos documentos de arquivo são, respectivamente,
A
produção, classificação, uso e avaliação.
B
produção, uso, avaliação e descrição.
C
produção, uso, avaliação e destinação.
D
identificação, classificação, avaliação e uso.
E
uso, classificação, avaliação e destinação.
Os documentos arquivísticos passam por sucessivas fases, da sua produção até a sua destinação final.
Ao longo desse ciclo, para garantir a autenticidade desses documentos, mesmo com mudanças de tecnologia, o sistema de controles é denominado como
A
massa documental acumulada.
B
princípio de respeito aos fundos.
C
cadeia de preservação ininterrupta.
D
cadeia de custódia ininterrupta.
E
unidade protocolizadora.
O arquivamento de documentos é o processo para fazer a guarda, controle e gerenciamento de documentos que não são mais usados regularmente. Conforme o enunciado, analise as sentenças a seguir:
I- No caso do arquivamento de documentos em papel, aspectos físicos como salas disponíveis, armários, pastas e fichários necessários devem ser considerados, bem como a ventilação, iluminação e condições de temperatura adequadas para a preservação desse material impresso.
II- O arquivamento é essencial exclusivamente por exigências legais, sendo essas quando é necessário manter os documentos por motivos fiscais.
III- O arquivamento de documentos só pode ser realizado no meio físico, em relação a arquivos digitais esses devem ser imprimidos e arquivados de forma padrão.
Agora, assinale a alternativa CORRETA:
A
Apenas III está errada.
B
Apenas II está correta.
C
Apenas I está correta.
D
Apenas I e III estão corretas.
Em uma unidade administrativa, diversos documentos que já cumpriram sua finalidade imediata de consulta frequente precisam ser transferidos para um local de armazenamento onde permanecerão aguardando o prazo de guarda definido em tabela específica. Eles ainda possuem valor administrativo e jurídico, mas não são mais utilizados no cotidiano das decisões operacionais da equipe. De acordo com a teoria das três idades documentais, em qual fase do ciclo de vida esses documentos se encontram após essa transferência?
A
Arquivo permanente.
B
Arquivo intermediário.
C
Arquivo corrente.
D
Arquivo morto.
Em uma prefeitura, foi implantado um fluxo padronizado para a tramitação de documentos oficiais entre as secretarias municipais. O procedimento prevê registro de entrada, encaminhamento à unidade competente, manifestação técnica, despacho da autoridade responsável e arquivamento do processo após a conclusão da demanda._Com base nas rotinas administrativas relacionadas à circulação de documentos oficiais, analise as afirmativas.
I. A tramitação de documentos oficiais busca assegurar a rastreabilidade das informações, a definição das responsabilidades e o acompanhamento das etapas percorridas pelo documento.
II. O encaminhamento de um documento oficial à unidade competente dispensa o registro administrativo quando houver despacho da autoridade superior.
III. A adoção de fluxos formais de circulação documental contribui para reduzir extravios, duplicidade de procedimentos e dificuldades no acompanhamento dos processos administrativos.
IV. O encerramento da tramitação documental elimina a necessidade de manutenção de registros sobre o percurso administrativo realizado pelo documento.
Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em:
A
I e II.
B
I e III.
C
II e III.
D
III e IV.
E
I, apenas.
Uma das competências do Conselho Nacional de Arquivos é implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental.
C
Certo
E
Errado
Durante a organização do acervo documental de um órgão público, um servidor verificou que determinados documentos eram frequentemente consultados pelas unidades administrativas, enquanto outros já haviam perdido utilidade operacional, mas ainda precisavam ser preservados por razões legais e probatórias. Ao analisar a situação, o gestor destacou a importância do ciclo vital dos documentos na Arquivologia. Considerando os princípios arquivísticos e o ciclo vital arquivístico, assinale a alternativa CORRETA.
A
Todos os documentos devem permanecer permanentemente no mesmo arquivo, independentemente de sua frequência de uso ou valor.
B
O ciclo vital arquivístico compreende as fases pelas quais os documentos passam desde sua produção até sua eliminação ou guarda permanente.
C
Os documentos de arquivo permanente podem ser eliminados quando deixarem de ser consultados com frequência.
D
O princípio da proveniência determina que os documentos sejam organizados exclusivamente por assunto, independentemente de sua origem.
E
O ciclo vital arquivístico aplica-se apenas aos documentos em suporte físico, não abrangendo documentos digitais.
No controle e arquivamento de versões sucessivas de projetos de lei durante o processo legislativo, a gestão adequada requer:
A
Manutenção apenas da versão final aprovada, eliminando versões intermediárias.
B
Arquivamento informal das versões preliminares sem registro.
C
Guarda das versões em pastas pessoais do redator para controle interno.
D
Eliminação automática de versões anteriores após consolidação do texto.
E
Registro e preservação das versões relevantes, assegurando rastreabilidade das alterações ocorridas.
A conservação preventiva de documentos arquivísticos físicos envolve controle sistemático de fatores ambientais e biológicos capazes de comprometer a integridade do acervo.
Considerando os principais agentes de deterioração e medidas preventivas, assinale a alternativa correta:
A
A luz visível não provoca danos significativos ao papel, sendo a radiação ultravioleta o único fator relevante.
B
A variação brusca de temperatura e umidade relativa favorece processos de degradação química e proliferação de agentes biológicos.
C
O uso de embalagens plásticas comuns é recomendado para todos os tipos de documentos em papel.
D
A higienização deve utilizar produtos químicos de uso doméstico para eliminar fungos.
E
A digitalização substitui integralmente a necessidade de preservação do suporte físico original.
Em um contexto de gestão de arquivos, analise os seguintes fatores:
1. Garantia da preservação de documentos e arquivos importantes.
2. Otimização do processo de busca por informações.
3. Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel.
4. Aumento da burocracia ao se buscar e trabalhar informações em arquivos.
A alternativa que apresenta de forma completa e correta todas as funções de um programa de gestão de arquivos é:
A
Somente o fator 1 está correto.
B
Somente os fatores 2 e 3 estão corretos.
C
Somente os fatores 1, 2 e 3 estão corretos.
D
Somente os fatores 3 e 4 estão corretos.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os servidores passaram a considerar que, com a utilização de sistemas informatizados, o controle do ciclo de vida dos documentos tende a ser incorporado automaticamente pelo sistema, reduzindo a necessidade de intervenções relacionadas à sua gestão.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A implantação de Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) permite controlar o ciclo de vida dos documentos, desde a sua produção até a sua destinação final, observados os princípios arquivísticos.
C
Certo
E
Errado
É objetivo primário da gestão de documentos arquivísticos
A
otimizar o uso adequado de hardwares e softwares para sistemas de gestão arquivística de documentos digitais.
B
assegurar a descrição e a disseminação de documentos destinados à guarda permanente.
C
contribuir para a melhoria contínua e o bom funcionamento dos arquivos de primeira e terceira idades.
D
garantir que os documentos sejam produzidos, utilizados e destinados de forma adequada e segura.
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) constitui instrumento arquivístico de caráter normativo que estabelece parâmetros técnicos para gestão do ciclo vital dos documentos produzidos e acumulados por uma instituição. Sobre esse assunto, é INCORRETO afirmar que:
A
a TTD fundamenta-se na Lei nº 8.159/1991 e em resoluções do CONARQ, estabelecendo prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos mediante critérios de valor primário e secundário.
B
documentos de valor permanente, como atas de resultados finais, livros de registro e históricos escolares originais, justificam guarda definitiva em razão de seu valor probatório insusceptível de reconstituição e sua força legal permanente.
C
documentos de valor temporário podem ser eliminados imediatamente após o encerramento do ano letivo, uma vez que as informações essenciais já foram consolidadas nos históricos escolares e atas.
D
a eliminação controlada de documentos constitui procedimento técnico-legal que demanda cumprimento integral de prazos, listagem de eliminação fundamentada e termo formal que registre a destruição física, integrando este termo o arquivo permanente da instituição.
E
a metodologia de elaboração da TTD compreende levantamento da produção documental, avaliação criteriosa do valor dos documentos, definição fundamentada de prazos com base em legislação específica e classificação entre guarda permanente ou eliminação mediante critérios técnicos objetivos.
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