Questões de Concursos

Gestão de documentos é o conjunto de todas as atividades que envolvem o controle dos documentos da instituição, desde sua criação até seu destino final (eliminação). Acerca desse tema, julgue os itens subsequentes.

I O recolhimento é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.

II Os documentos de valor histórico são considerados como importantes para preservar a memória ou a história da instituição. Incluem‐se entre eles os documentos com um perıó do superior a cinquenta anos de sua produção.

III O prazo máximo de retenção de documentos na fase corrente é de dois anos. Após esse prazo, devem passar para a fase intermediária, em que devem permanecer de dez a quinze anos, dependendo da sua utilidade para fins administrativos.

Assinale a alternativa correta.

Gestão de Documentos é um conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento ao Arquivo Permanente. Não representa um dos objetivos da Gestão de Documentos:

As funções de classificação e avaliação são essenciais para a gestão dos documentos, pois permitem que as informações sejam organizadas. Dentre os objetivos e benefícios da classificação, qual resposta está correta?

Leia o seguinte trecho:

“A Classificação de documentos é umas das funções mais importantes e mais complexas na gestão de documentos. O sistema adotado deve ser claro e inteligível para todos os funcionários da instituição.”

CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. Ed. rev. e atual. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro; n.3). Disponível em: .

De acordo com o Manual de Gestão de Documentos, a classificação pode ser realizada utilizando três métodos.

Assinale a alternativa em que esses métodos estão CORRETAMENTE indicados.

Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.

Marque o que NÃO exemplifica nenhuma “Vantagem e/ou Benefício da Organização de Arquivos”.

No dia a dia de uma organização, um documento, geralmente, passa por três importantes momentos na gestão documental, que determinam o destino dele: produção, utilização e avaliação. De acordo com cada fase na qual o documento se encontra em sua vida documental ou conforme a frequência de utilização, geralmente tem-se a seguinte destinação em uma organização: arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente. Em relação aos conceitos, numere a 2ª coluna de acordo com a 1ª.

1. Arquivo corrente

2. Arquivo intermediário

3. Arquivo permanente

( ) Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser definitivamente preservados.

( ) São aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

( ) São aqueles, que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Assinale a alternativa que contém a sequência CORRETA.

A gestão documental garante o efetivo controle do documento, permitindo a localização dos documentos e o acesso rápido às informações.

Essa afirmação se justifica porque a gestão documental assegura

Gestores e administradores devem manter documentos de alto valor primário nas proximidades do seu local de uso, registrando-os no momento de sua criação, ou de seu recebimento. Caso tenham de transferi-los para arquivos intermediários, deverão fazê-lo mediante registro em um(a):

Com relação à gestão de documentos, assinale a afirmativa CORRETA.

As organizações por vezes se defrontam com situações em que documentos deixam de ser necessários, demandando transferência para arquivos de caráter geral, mas em condições de cumprir papel de guarda intermediária. Este procedimento normalmente é consequência da necessidade de se atender a prazos legais, ou discricionários, para que, a partir deste momento, recebam a destinação final, que costuma ser a eliminação do documento, ou:

Promover a transparência das ações administrativas, agilizar o processo decisório, além de controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos, são objetivos da

As principais atividades da gestão de documentos são realizadas no arquivo permanente.

A gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico, bem como elemento de prova e informação, é dever do

O sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais garante a integridade dos documentos.

Com relação aos procedimentos e operações técnicas de segurança, assinale a alternativa incorreta.

A realização de uma boa gestão documental não está preocupada somente em atender aos interesses imediatos do organismo produtor, de seus clientes ou usuários, mas em assegurar, também,

Os programas de gestão documental devem definir normas e procedimentos técnicos referentes à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida, o que inclui a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final. Estes últimos são requisitos necessários, inclusive, para

Assinale as afirmativas abaixo sobre Gestão de Documentos:

I. É a operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.

II. É a metodologia de programas para a criação, a normatização, a conservação e a destinação de documentos.

III. É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Assinale a alternativa que indica as afirmativas CORRETAS.

O “conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia em produção, tramitação, uso, avaliação e destinação de documentos arquivísticos correntes e intermediários de uma organização” denomina-se sistema de:

_______________________________________ é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3º, Lei 8.159/91). Qual alternativa completa corretamente a lacuna?

A ausência de gestão de arquivos acarreta um ciclo vicioso de danos ao patrimônio público documental, conforme ilustra a figura a seguir.

As opções a seguir apresentam exemplos desses danos, à exceção de uma. Assinale-a.