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Questões de Concurso sobre Organização e administração de arquivos em Arquivologia
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No âmbito da gestão documental da Administração Pública, a organização racional dos arquivos institucionais constitui medida essencial para assegurar eficiência administrativa, preservação da memória organizacional e adequada recuperação das informações produzidas e recebidas no exercício das atividades estatais. Considerando os princípios técnicos aplicáveis à documentação e ao arquivo, analise as asserções a seguir:
I.A classificação documental deve observar a função e a atividade que deram origem ao documento, de modo a refletir organicamente o contexto de sua produção no âmbito institucional.
PORQUE
II.A organização arquivística fundamentada exclusivamente na ordem cronológica de produção documental é suficiente para assegurar a adequada gestão dos documentos administrativos em qualquer estrutura organizacional.
Assinale a alternativa CORRETA.
A
A asserção I é falsa, e a II é verdadeira.
B
As asserções I e II são falsas.
C
As asserções I e II são verdadeiras, mas a II não justifica a I.
D
A asserção I é verdadeira, e a II é falsa.
E
As asserções I e II são verdadeiras, e a II justifica corretamente a I.
No âmbito da administração pública, o controle e a organização de arquivos físicos e digitais são essenciais para assegurar preservação, acesso à informação, eficiência administrativa e segurança institucional. Com base nas boas práticas de gestão documental, analise as assertivas a seguir:
I. A organização de arquivos físicos deve observar critérios de classificação previamente definidos, permitindo localização rápida, preservação adequada e controle de acesso aos documentos.
II. Nos arquivos digitais, a utilização de padrões de nomenclatura, controle de versões e definição de permissões de acesso contribui para segurança e rastreabilidade das informações.
III. Documentos digitalizados podem substituir automaticamente os originais físicos, independentemente da observância de requisitos legais e procedimentos formais de autenticação.
IV. O controle de temporalidade documental é aplicável tanto aos arquivos físicos quanto aos digitais, orientando prazos de guarda, eliminação ou recolhimento permanente.
Assinale a alternativa CORRETA:
A
Apenas as assertivas II e III estão corretas.
B
Apenas as assertivas I e II estão corretas.
C
Apenas as assertivas III e IV estão corretas.
D
As assertivas estão corretas I, II, III e IV.
E
Apenas as assertivas I, II e IV estão corretas.
Analise as assertivas abaixo sobre a organização e o arquivamento de documentos e correspondências.
Classifique-as em verdadeiro (V) ou falso (F).
( ) Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, sem ressalvas, em atendimento ao princípio da publicidade.
( ) É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
( ) Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
( ) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
A
V – F – F – F
B
V – V – F – F
C
F – V – V – V
D
F – F – F – V
E
F – F – F – F
Durante a revisão do arquivo setorial, o Assistente em Administração orienta a equipe sobre critérios conceituais para evitar confusões entre “arquivo”, “documento” e “informação” ao organizar processos e memorandos. Para alinhar a prática cotidiana às bases do campo, ele registra em manual interno a ordem da tríplice dimensão do objeto da arquivologia, indicada na literatura como referência para não inverter a relação entre esses elementos. Tendo por base o exposto, marque a alternativa que completa corretamente o enunciado, considerando que a tríplice dimensão e sua ordem são expressas por:
A
Arquivos – documentos de arquivo – informação, mantendo a informação como consequência do documento no interior do arquivo.
B
Informação – arquivos – documentos de arquivo, priorizando a informação como objeto preferencial da arquivologia e tratando o documento como elemento secundário do conjunto arquivístico.
C
Arquivos – informação – documentos de arquivo, supondo que a informação antecede o documento e que este apenas materializa conteúdos definidos pela gestão administrativa.
D
Documentos de arquivo – arquivos – informação, assumindo o documento como ponto inicial e o arquivo como resultado da acumulação.
Assinale a alternativa correta sobre a organização de arquivos em arquivística.
A
A destinação trata-se da elaboração, do recebimento e da retenção dos documentos em razão da execução das atividades de um órgão ou entidade.
B
A produção é a tramitação do documento para o cumprimento da função administrativa, bem como seu arquivamento após cessar o trâmite.
C
O ciclo de vida dos documentos refere-se às sucessivas fases por que passam os documentos arquivísticos, da sua produção até sua destinação final, seja a guarda permanente ou eliminação.
D
A utilização refere-se à aplicação da decisão, após processo de avaliação, sobre quais documentos serão eliminados e quais serão encaminhados para a guarda permanente.
E
A teoria das três idades funciona como um esquema lógico para explicar que todos os documentos arquivísticos passam, obrigatoriamente, pelas três fases produção, utilização e destinação.
O conjunto de unidades e serviços da estrutura administrativa de um órgão ou entidade que atua de forma integrada e articulada na organização, preservação e acesso aos documentos arquivísticos denomina-se
A
política de preservação digital.
B
plano de classificação documental.
C
tabela de temporalidade.
D
arquivo permanente.
E
sistema de arquivos.
Em um órgão público, a auditoria interna constatou que grande parte dos documentos administrativos estava dispersa em pastas físicas e digitais, dificultando o acesso rápido e o acompanhamento de processos. Muitos documentos eram duplicados ou estavam sem identificação clara, gerando retrabalho e atrasos.
Considerando os princípios da organização de arquivos, assinale a alternativa que apresenta a ação mais adequada para resolver o problema:
A
Manter os documentos onde estão, considerando que os servidores conhecem suas pastas e sabem localizar os arquivos quando necessário.
B
Criar cópias adicionais de todos os documentos, armazenando-os de forma aleatória em diferentes setores para aumentar a disponibilidade.
C
Implantar um sistema de organização baseado na função do órgão e na natureza dos documentos, estabelecendo procedimentos de armazenamento, atualização e recuperação, garantindo acessibilidade, rastreabilidade e segurança da informação.
D
Organizar os documentos apenas por ordem cronológica, sem considerar tipo, função ou assunto, presumindo que isso será suficiente para controle.
O setor patrimonial precisa manter documentação organizada, incluindo termos de responsabilidade, inventários, relatórios de movimentação, baixas e transferências. Sobre arquivo aplicado ao setor patrimonial, assinale a alternativa correta:
A
Documentos patrimoniais podem ser guardados sem classificação, pois raramente são auditados.
B
Relatórios patrimoniais devem ser eliminados após a emissão, já que o sistema informatizado substitui qualquer registro.
C
Somente inventários anuais precisam ser arquivados; termos e movimentações são dispensáveis.
D
A organização documental deve garantir rastreabilidade (origem, movimentação, guarda e baixa), com arquivamento que facilite localização e comprovação.
E
Arquivo patrimonial deve ficar exclusivamente sob guarda pessoal do servidor responsável, sem acesso institucional.
Durante a reorganização do arquivo legislativo da Câmara Municipal, Juliana identificou que diversos processos estavam armazenados sem critérios claros de classificação, dificultando a localização de documentos e comprometendo a eficiência administrativa. Alguns documentos estavam arquivados por ordem aleatória, enquanto outros não possuíam identificação adequada quanto ao conteúdo ou à data.
Diante desse cenário, a chefia determinou a adoção de práticas adequadas de gestão documental, visando garantir a preservação, a organização e o acesso eficiente às informações, especialmente em processos legislativos e atos normativos que frequentemente precisam ser consultados.
Considerando os princípios básicos da arquivologia aplicados à Administração Pública, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa CORRETA.
A
O arquivamento de documentos legislativos pode adotar critérios próprios de cada setor, dispensando a observância de normas arquivísticas gerais, desde que garantida a integridade física dos documentos.
B
A eliminação de documentos é permitida após o cumprimento do prazo de guarda estabelecido pelo setor responsável, independentemente de aprovação por comissão de avaliação.
C
A classificação adequada dos documentos, conforme critérios arquivísticos estabelecidos, contribui para facilitar o acesso, a recuperação da informação e a gestão eficiente do acervo público.
D
A preservação física dos documentos é suficiente para garantir a eficiência administrativa, sendo a classificação por assunto uma etapa recomendável, mas não indispensável à gestão do acervo.
E
A classificação documental é relevante apenas para o arquivo permanente, não sendo necessária na fase corrente, onde a consulta frequente dispensa organização formal.
Um arquivo bem organizado facilita:
A
O extravio de documentos importantes.
B
A demora na tomada de decisões.
C
A perda de prazos legais.
D
A confusão entre documentos.
E
O acesso rápido e seguro às informações.
Concluída a aplicação das tabelas de temporalidade, permaneceram na unidade processos que precisam ser preparados para recolhimento ao arquivo permanente. Ao orientar a equipe e registrar a tramitação, o Assistente em Administração precisa definir o que ficará sob responsabilidade institucional para preservação, análise e uso em pesquisa histórica, caracterizando a custódia definitiva como:
A
a fase intermediária em que se administram expurgos predeterminados, aplicando e controlando as tabelas de temporalidade e preparando os documentos remanescentes para o recolhimento aos arquivos finais.
B
a guarda perene e responsável de fundos documentais que, após o crivo da avaliação e dos prazos de vida, tornamse elementos a preservar, analisar e utilizar na pesquisa histórica.
C
o conjunto de atividades do arquivo permanente centradas no arranjo e na descrição de fundos, com técnicas de recuperação da informação e instrumentos de pesquisa que viabilizam o acesso ao material arquivado.
D
o envio de grandes massas documentais ao arquivo permanente para liberar espaço administrativo, sem critérios técnicos, favorecendo dispersão e junção errônea de elementos.
Um órgão legislativo, ao organizar seus arquivos a partir do método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou não, nos documentos, utiliza o método
A
variadex.
B
ideográfico.
C
soundex.
D
dígito-terminal.
E
alfanumérico.
A correta organização e atualização de arquivos e fichários é essencial para a eficiência administrativa. Nesse contexto é CORRETO afirmar que:
A
A classificação de documentos deve seguir critérios objetivos e previamente estabelecidos, como cronologia, assunto ou tipo documental, garantindo padronização e acesso rápido.
B
A organização de arquivos deve priorizar critérios pessoais do servidor, permitindo flexibilidade na localização dos documentos.
C
A atualização de arquivos pode ser feita de forma eventual, sem necessidade de periodicidade definida, desde que os documentos estejam disponíveis.
D
A guarda de documentos pode ser feita em qualquer local físico, desde que o servidor responsável saiba onde estão.
Em relação à gestão documental, julgue o próximo item.
A gestão documental restringe-se ao arquivamento físico de papéis.
C
Certo
E
Errado
Assinalar a alternativa que apresenta um exemplo de organização digital.
A
Usar várias senhas para cada serviço.
B
Criar pastas estruturadas para arquivos digitais.
C
Manter todos os arquivos em uma única pasta chamada “diversos”.
D
Imprimir os arquivos para tê-los em mãos.
De acordo com a terminologia arquivística, a embalagem ou guarda de documentos, visando à sua preservação e ao seu acesso, é conhecida como:
A
caixa
B
pasta
C
envelopamento
D
acondicionamento
Em um órgão, verificou-se que diferentes servidores gravavam versões sucessivas de um mesmo documento com nomes pouco padronizados, dificultando a localização da versão válida e aumentando o risco de uso indevido de arquivo desatualizado. A chefia imediata então solicita aos usuários que adotem providências objetivando o melhor gerenciamento das informações. De acordo com o enunciado, a alternativa que indica CORRETAMENTE uma abordagem válida para atender ao pedido da chefia imediata é:
A
Armazenar todas as versões em uma única pasta, diferenciando-as pelo horário de edição, este registrado automaticamente pelo sistema.
B
Adotar estrutura padronizada de pastas e convenção de nomes que identifique assunto, versão e data, de forma coerente com a rotina do setor.
C
Orientar os usuários a salvar preferencialmente na pasta Downloads pois, de forma idêntica aos smartphones, ela é facilmente acessível em sistemas operacionais modernos.
D
Manter arquivos com nomes genéricos e empregar o recurso “arquivos recentes” presente em todos os programas utilizados no expediente.
E
Evitar a criação e uso de subpastas, porque a organização hierárquica tende a dificultar a pesquisa por documentos em ambiente corporativo.
A Organização e Administração de Arquivos é dividida em quatros fases distintas. Marque a alternativa que as contém:
A
levantamento de dados, análise dos dados coletados, planejamento e, implantação e acompanhamento.
B
levantamento de dados, análise dos dados coletados, posição do arquivo na estrutura da instituição e, implantação e acompanhamento.
C
coordenação, análise dos dados coletados, planejamento e, implantação e acompanhamento.
D
levantamento de dados, análise dos dados coletados, escolha das instalações e equipamentos e, implantação e acompanhamento.
E
levantamento de dados, análise dos dados coletados, posição do arquivo na estrutura da instituição e, implantação e acompanhamento.
Em reunião na Secretaria, um gestor sustenta que adotar a gestão de documentos é uma escolha de conveniência administrativa, que cada órgão pode dispensar se preferir. Considerando que um servidor discorda e invoca a lei nacional de arquivos para refutá-lo, o argumento que refuta a tese do gestor é:
A
A administração tem autonomia para decidir se realiza a gestão de seus documentos.
B
O cidadão tem direito de obter informações dos órgãos públicos.
C
A tabela de temporalidade fixa os prazos de guarda dos documentos.
D
A gestão de documentos é obrigação legal imposta ao poder público.
A gestão de documentos é de suma importância para a Junta do Serviço Militar e deve ser tratada com muito profissionalismo. Acerca da organização de fichários, assinale a alternativa CORRETA:
A
Deve seguir critérios objetivos, como cronologia ou assunto, garantindo acesso rápido.
B
Deve seguir critérios pessoais do servidor que trabalha diretamente com o atendimento. Isso facilita o trabalho.
C
É totalmente dispensável quando os documentos são digitalizados.
D
É restrito a documentos de alistamento.
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