Questões de Concurso sobre Arquivamento e Ordenação de Documentos

As operações de arquivamento são inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.

Os documentos relacionados a eventos preparados pela empresa ou órgão público, por não serem considerados documentos de arquivo, são organizados por assunto.

A codificação de um arquivo refere-se à colocação de símbolos, que podem ser letras, números ou cores, de acordo com a classificação e o método de arquivamento adotados.

Um técnico administrativo de uma empresa pública inicia a organização de um arquivo de correspondentes estrangeiros, utilizando as regras de alfabetação nos seguintes nomes: 1 – Al Bem-Hur, 2 – Francisco de los Rios, 3 – Julia de Oviedo y Baños, 4 – Julio Muller, 5 – George Churchill. A organização deverá apresentar a seguinte seqüência:

O método numérico é o que dispõe todas as pastas e documentos de um arquivo em seqüência numérica crescente, independentemente do arranjo alfabético e obedecendo sempre à ordem de entrada.

Está correta a seqüência alfabética abaixo.

Barbosa, Augusto José de Souza

Cardoso, Pedro Paulo

Filho, Antonio César de Alcântara

Gonçalves, Mário Ricardo de Araújo

Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sendo que o método alfabético é do sistema direto.

Uma pesquisa com usuários do Centro de Informação Tecnológica do Instituto de Tecnologia Aplicada demandou a organização de um arquivo, utilizando rigorosamente as regras de alfabetação dos seguintes nomes: 1 – Ricardo Vila Verde, 2 – Roberto Villa Branca, 3 – Renato Zambrotti & Cia. Ltda., 4 – Dra. Raquel do Valle, 5 – Prof. Robson Vodopiles. Esta organização obedeceu à seguinte seqüência:

Processo é o termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

Após o cadastramento do processo e(ou) documento, deve ser feito um controle das movimentações, conhecidas como tramitação, visando a sua localização física e a prestação de informações às partes interessadas.

O método de arquivamento por assunto deve, pela sua característica, ser aplicado exclusivamente aos documentos que se refiram às atividades fim ou específica da organização.

Na organização de um arquivo, os elementos de um documento que devem ser considerados são: nome do remetente, nome do destinatário, local, número, data e assunto.

Uma empresa de grande porte concentra um grande volume de documentos cujo elemento principal de identificação é o número, pois trata de uma organização com base no método dígito-terminal. Alguns documentos receberam os seguintes números: P – 56.212, Q – 86212, R – 94217, S – 218.703, T – 972.689. Desta forma, utilizando o método dígito-terminal para a organização, a ordem e estrutura é a seguinte:

Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos.

A atividade de classificar documentos pressupõe conhecimentos da instituição e da natureza dos documentos e nela deve-se observar sempre que cada ramo de atividade exige um método diferenciado e adequado aos objetivos a que se propõe. Sendo assim, os métodos de arquivamento, segundo Paes (2005), pertencem a dois grandes sistemas:

O arquivamento de documentos pode ser feito primariamente pela ordem cronológica, vedado o seqüenciamento adicional pela ordem alfabética.