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Questões de Concurso sobre Classificação dos Arquivos
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O setor de arquivos de um órgão público estadual passou por uma reorganização completa para otimizar o armazenamento e o acesso aos documentos. Entre as ações adotadas estavam:
•Identificação e classificação dos documentos conforme tipo e prioridade;
• Definição de fases do arquivamento (Corrente, Intermediário e Permanente);
•Aplicação de técnicas de arquivamento físico e digital;
•Utilização de sistemas informatizados de gestão de documentos;
•Adoção de métodos padronizados para organização e localização rápida de arquivos.
Com base nessa situação, analise as afirmativas abaixo e assinale a que NÃO está correta.
A
Técnicas e métodos de arquivamento padronizados facilitam a localização e preservação dos documentos, reduzindo riscos de extravio ou perda.
B
Arquivos permanentes não precisam seguir métodos de organização, pois os documentos não têm mais utilidade.
C
A utilização de sistemas informatizados permite controle, rastreabilidade e acesso rápido aos documentos, mesmo à distância.
D
Arquivos intermediários armazenam documentos que raramente são utilizados, podendo ficar em local de acesso restrito, mas ainda disponíveis quando necessário.
E
Arquivos correntes contêm documentos de uso frequente e devem estar organizados para acesso rápido.
No que se refere à classificação dos arquivos por entidades mantenedoras, estes podem ser considerados públicos, privados ou intermediários.
C
Certo
E
Errado
O tipo de arquivo que armazena documentos comumente usados e consultados no cotidiano escolar é o arquivo:
A
morto
B
permanente
C
de segurança
D
corrente
Quanto à ISAD(G) – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística –, assinale a opção correta.
A
Propõe uma estrutura de descrição com base em múltiplos níveis, respeitando a hierarquia dos documentos dentro de um fundo arquivístico.
B
Estabelece regras voltadas prioritariamente à digitalização e à preservação digital de documentos de arquivo.
C
Determina que a descrição deve ser feita exclusivamente no nível de item, com o máximo de detalhamento desde o início.
D
Limita‑se à descrição de arquivos pessoais e não se aplica a instituições públicas ou privadas.
E
Exige o uso integral de todos os seus elementos descritivos em qualquer tipo de unidade documental.
A arquivologia possui funções específicas que buscam atender a uma importante função social. Acerca do assunto, marque V, para as afirmativas verdadeiras, e F, para as falsas:
(__)A principal finalidade do arquivo é exclusivamente servir à história, sem considerar suas funções administrativas.
(__)O arquivo tem como função básica esconder informações, dificultando o acesso aos documentos armazenados.
(__)Arquivos têm a finalidade de manter os documentos apenas para registro histórico, não sendo necessários para as atividades cotidianas da empresa.
(__)A função do arquivo é guardar documentos, mas a sua principal finalidade é servir à administração, auxiliando na tomada de decisões.
A sequência está correta em:
A
V − V − V − V.
B
F − F − V − V.
C
V − F − F − F.
D
F − F − F − V.
Ano:
2025
Quanto à classificação dos arquivos e dos documentos de arquivo julgue as sentenças:
I - Os arquivos podem ser classificados de acordo com as características de sua entidade mantenedora.
II - A natureza dos documentos possui as categorias: arquivo especial, arquivo especializado e arquivo convencional.
III - A classificação dos arquivos pode ser interpretada a partir dos estágios de sua evolução: corrente, intermediário e permanente.
IV - Os arquivos podem ser públicos, institucionais, comerciais ou pessoais/familiares.
V - Os arquivos podem ser categorizados quanto à extensão de sua atuação, em arquivos setoriais e em arquivos gerais ou centrais.
Com base nas assertivas é CORRETO o que se afirma em:
A
I, III, IV e V, apenas.
B
I, II, III e V, apenas.
C
II, III e IV, apenas.
D
I, II e III, apenas.
E
III, IV e V, apenas.
Ano:
2025
Banca:
Unochapecó
O auxiliar de administração de uma secretaria municipal recebeu um lote de documentos recém-protocolados e precisa organizá-los corretamente quanto ao tipo de arquivo, a fim de facilitar a guarda, o acesso e a preservação. Os documentos são os seguintes:
1.Contratos de prestação de serviços, relatórios mensais e ofícios enviados a outros órgãos.
2.Plantas de obras públicas, mapas e projetos arquitetônicos.
3.Fotografias antigas do município, atas de reuniões históricas e jornais antigos.
4.Certidões pessoais de servidores e diplomas de formação.
Com base nas definições da arquivística, assinale a alternativa que relaciona corretamente cada documento ao tipo de arquivo correspondente:
A
1 − Arquivo administrativo; 2 − Arquivo técnico; 3 − Arquivo histórico; 4 − Arquivo pessoal.
B
1 − Arquivo histórico; 2 − Arquivo pessoal; 3 − Arquivo administrativo; 4 − Arquivo técnico.
C
1 − Arquivo técnico; 2 − Arquivo administrativo; 3 − Arquivo pessoal; 4 − Arquivo histórico.
D
1 − Arquivo pessoal; 2 − Arquivo histórico; 3 − Arquivo técnico; 4 − Arquivo administrativo.
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados em face das características das organizações. Assim sendo, os arquivos por elas produzidos podem ser públicos, institucionais, comerciais ou pessoais. A partir dessa informação, assinale a opção que apresenta o referido meio de classificação.
A
classificação segundo os estágios de sua evolução
B
classificação segundo a natureza dos documentos
C
classificação segundo os arquivos setoriais
D
classificação segundo as entidades mantenedoras
E
classificação segundo a extensão de sua atuação
O escopo da função de classificação abrange a elaboração do quadro de arranjo do arquivo permanente.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2025
Banca:
Instituto Consulplan
Cabe à classificação assegurar e evidenciar a relação orgânica existente entre os documentos produzidos e acumulados pelo órgão/entidade no desenvolvimento de suas funções e atividades, bem como permitir sua recuperação de forma rápida e eficiente, e facilitar a avaliação dos documentos. A metodologia do estudo das funções, desenvolvida pelo Arquivo Nacional, para subsidiar a elaboração de instrumentos de gestão de documentos, requer pesquisa, estudo e organização das informações, sendo organizada em oito etapas.
(CABRAL, Dilma; CAMARGO, Angélica Ricci. Orientações para o estudo de funções. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2024. Publicações Técnicas. P. 66. Disponível em: https://bdan.an.gov.br. Acesso em: fevereiro de 2025.)
Considerando apenas a primeira etapa desta metodologia – identificação do órgão/entidade, a coleta de dados consiste em, EXCETO:
A
Levantamento de literatura especializada.
B
Levantamento dos atos normativos que dispõem sobre as competências do organismo produtor, assim como sua estrutura organizacional.
C
Levantamento das unidades que executam atividades de suporte administrativo ou apoio estratégico, e as que realizam atividades finalísticas, suas respectivas atribuições e referências legais.
D
Levantamento de documentação de natureza administrativa, tais como relatórios de gestão, mapa estratégico, plano estratégico, site, folders institucionais, relatórios diversos, organogramas, documentos sobre a política institucional e carta de serviços ao usuário.
Sobre as práticas de arquivamento de documentos escolares, especialmente atas de conselhos de classe, assinale a alternativa que descreve corretamente os arquivos classificados como "permanentes":
A
Arquivos permanentes são aqueles que guardam documentos com baixa frequência de uso, cuja preservação a longo prazo é desnecessária, sendo mais adequados para armazenamento em arquivos temporários.
B
Arquivos permanentes referem-se a documentos cuja consulta é frequente e de interesse diário, como aqueles utilizados em atividades administrativas rotineiras, sendo transferidos para arquivos correntes.
C
Arquivos permanentes consistem em blocos de documentos de grande valor histórico, cultural ou científico, que devem ser preservados independentemente da frequência de consulta.
D
Arquivos permanentes são compostos por documentos que precisam ser descartados após um período de armazenamento específico, devido ao seu uso temporário, conforme estipulado pela legislação.
E
Arquivos permanentes são formados por documentos com frequência de consulta elevada, armazenados em arquivos inativos e posteriormente descartados.
Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente de sua natureza, são reunidos por acumulação ao longo das atividades por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
C
Certo
E
Errado
O arquivo é o espaço físico ou eletrônico onde a documentação da administração pública é organizada e mantida, com o objetivo de garantir a sua preservação e o acesso eficiente. Pautado no conceito de arquivo e sua gestão, todas as alternativas são corretas, EXCETO:
A
A classificação dos documentos em arquivos públicos é feita com base em seu valor administrativo, legal, fiscal ou histórico.
B
A função principal dos arquivos públicos é apenas a conservação dos documentos, sem a necessidade de garantir o acesso público a eles.
C
A digitalização dos documentos arquivados é uma prática recomendada para garantir maior segurança e facilitar o acesso aos documentos.
D
O ciclo de vida dos documentos no arquivo público abrange desde sua criação até sua eliminação, respeitando critérios estabelecidos pela legislação e normativas vigentes.
E
Arquivos públicos são compostos por documentos que, independentemente de sua natureza, devem ser classificados, organizados e preservados de forma acessível e eficiente.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Segundo Marilena Leite Paes, dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados de acordo com as entidades mantenedoras, os estágios da sua evolução, a extensão da sua atuação e a natureza dos documentos.
C
Certo
E
Errado
O arquivo composto por documentos que necessitam de acesso frequente e, por essa razão, devem estar próximos ao usuário, é conhecido como arquivo
A
corrente.
B
especial.
C
histórico.
D
secundário.
E
permanente.
Classificação de arquivos consiste no agrupamento das informações dos documentos conforme suas características e de acordo com cada tipo de arquivo.
C
Certo
E
Errado
Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
Acerca do tema, as afirmativas a seguir estão corretas, à exceção de uma. Assinale-a.
A
Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
B
Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
C
Consideram-se documentos intermediários aqueles que, sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, não aguardam a sua eliminação.
D
Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
E
A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
João Batista é auxiliar administrativo em um município mineiro e recebeu a incumbência de revisar os documentos armazenados na Câmara Municipal. Durante esse processo, ele identificou diferentes tipos de arquivos, cada um com uma destinação específica. Entre os documentos, encontrou:
1. Correspondências relacionadas a reuniões e deliberações do ano anterior, ainda em uso frequente pelos setores administrativos;
2. Relatórios financeiros de cinco anos atrás, que estão sendo mantidos apenas para atender a possíveis auditorias;
3. Livros de atas das primeiras reuniões da Câmara Municipal, datados de 1901, contendo informações sobre a fundação do município e as primeiras decisões legislativas, com um importante valor histórico.
Com base nesse cenário, João Batista deverá classificar adequadamente os tipos de arquivos encontrados. Qual opção indica corretamente a classificação do livro de atas?
A
Cultural.
B
Corrente.
C
Permanente.
D
Intermediário.
A sequência das operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção e acumulação é chamada de
A
avaliação.
B
gestão.
C
descrição.
D
classificação.
Os princípios de arranjo de arquivos dizem respeito, primeiro, à ordenação dos grupos de documentos, uns em relação aos outros e, em segundo lugar, ao ordenamento das peças individuais dentro dos grupos.
C
Certo
E
Errado
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