Questões de Concurso sobre Classificação dos Arquivos

Com base em Bond e Oliveira (2011), os documentos podem ser classificados em determinadas categorias, de acordo com suas características, conteúdo e forma. Segundo as autoras, os rolos, as microfichas e os documentos resultantes de microrreprodução são denominados de:

No setor de arquivo, parte da documentação fica perto da equipe, outra segue para guarda temporária com consulta eventual, e outra é preservada por valor duradouro. Nessa organização, os tipos de arquivos se distribuem como:

O instrumento de pesquisa que fornece informações básicas de um Arquivo e seus fundos é o:

A classificação de arquivos consiste em organizar documentos de forma sistemática, utilizando critérios específicos, a fim de facilitar a localização, o acesso e a preservação da informação. Considerando isso, sobre os arquivos correntes, avaliar se as afirmativas são certas (C) ou erradas (E) e assinalar a sequência correspondente.

( ) São documentos que perderam o valor administrativo.

( ) São conservados por causa do valor histórico.

( ) São frequentemente consultados.

Com base nos conceitos da arquivologia, é correto afirmar que, na gestão arquivística, o plano de classificação

No Brasil, o Arquivo Intermediário foi inicialmente denominado, conforme o Decreto n.º 76.387, de 2 de dezembro de 1975, como:

Uma equipe analisava a estrutura de armazenamento documental do órgão, identificando falhas na separação entre documentos correntes, intermediários e permanentes. Durante a discussão, os servidores elaboraram afirmativas para verificar seu entendimento sobre o conceito de arquivo e suas categorias. Após avaliar definições técnicas, os participantes foram orientados a identificar as afirmações corretas.

I.Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades.

II.Arquivo permanente deve ser eliminado após cumprir sua função administrativa.

III.Arquivo corrente reúne documentos em uso frequente ou em tramitação.

Com base nas informações apresentadas, indique a alternativa correta.

O Secretário Escolar realiza um diagnóstico do arquivo corrente e identifica grande volume de correspondências oficiais e formulários de rematrícula que se misturam às circulares pedagógicas. Para separar os documentos de forma a refletir a origem, a funcionalidade e a temporalidade de cada tipo, é preciso:

Os arquivos constituem fontes culturais de grande relevância, pois guardam a memória histórica individual e coletiva, manifestações culturais, fatos da civilização, leis, criações científicas e tecnológicas etc. Por isso, devem ser preservados.

Conforme o documento Profuncionário (Caderno 13), os arquivos são classificados em quatro tipos:

A classificação dos arquivos está sintetizada quanto às entidades mantenedoras, aos estágios de evolução e à extensão de atuação.

No âmbito do arquivamento de documentos; consiste no processo de atribuir números, letras ou símbolos aos documentos, com a finalidade de identificá-los e organizá-los de forma sistemática, facilitando sua guarda e recuperação.

O Arquivo é um conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

A respeito dos tipos de Arquivos, relacione:

1. Arquivo Histórico

2. Arquivo Corrente

3. Arquivo Intermediário

4. Arquivo Central

( )Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados.

( )Unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos.

( )Constituído de documentos que não sendo de uso corrente, aguardam em armazenamentos, sua destinação final.

( )Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor. Unidade administrativa ou órgão encarregado de arquivos permanentes.

Assinale a sequência CORRETA:

A classificação de arquivos é uma etapa essencial da gestão documental, pois organiza os documentos segundo critérios previamente definidos e assegura eficiência na recuperação da informação. Sobre esse tema, analise as afirmativas.

I. A classificação deve seguir plano previamente aprovado, estruturado de acordo com as funções e atividades da instituição, e não apenas pelo tipo de documento produzido.

II. O critério cronológico é suficiente para classificar documentos em qualquer arquivo, pois garante a ordenação por datas e facilita a busca em todos os contextos.

III. A classificação funcional ou por assunto é recomendada na administração pública, pois permite correlacionar documentos a processos institucionais e às áreas responsáveis.

IV. A ausência de classificação padronizada pode gerar duplicidade de registros, dificultar o acesso e comprometer a tramitação de processos.

V. A classificação deve ser aplicada somente a documentos correntes, já que documentos intermediários e permanentes não necessitam de organização sistemática.

Estão corretas as afirmativas:

Segundo a definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração, se chama arquivo:

Assinale a alternativa INCORRETA.

Acerca das modalidades existentes de arquivo, marque (V) para as afirmativas verdadeiras e (F) para as falsas.

(__) Arquivo histórico é constituído de documentos que não sendo de uso corrente, aguardam em armazenamentos, sua destinação final.

(__) Arquivo intermediário é o conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor.

(__) Arquivo corrente é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados.

(__) Arquivo central é a unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos.

A sequência está correta em:

Os arquivos são classificados em diferentes tipos que se relacionam à frequência do uso ou da consulta. Conforme o Caderno 13 (Ministério da Educação e Cultura/Profuncionário), o arquivo ___________ guarda os documentos que nunca ou pouquíssimas vezes são consultados.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do texto.

De acordo com a terminologia arquivística, assinale a alternativa que apresenta o conceito de arquivo.

Sobre os tipos de arquivos e a administração de arquivos, analise as afirmações a seguir e identifique quais são verdadeiras (V) ou falsas (F).

1) Arquivos correntes são aqueles utilizados frequentemente pelas atividades administrativas da instituição, sendo acessados com regularidade.

2) Arquivos intermediários armazenam documentos que, embora ainda não sejam de uso corrente, não podem ser descartados devido ao seu valor administrativo ou legal.

3) Arquivos permanentes contêm documentos de valor histórico, legal ou cultural, que devem ser preservados indefinidamente.

4) A organização dos arquivos deve ser feita de maneira aleatória para garantir a máxima flexibilidade no acesso aos documentos.

5) Técnicas modernas de arquivamento, como o uso de sistemas digitais, facilitam a recuperação rápida de documentos e a preservação de informações importantes.

A sequência correta, de cima para baixo, é:

De acordo com a frequência de uso ou consulta, quantos tipos de arquivos existem?