Questões de Concurso sobre Empréstimo de documentos

Em uma instituição arquivística, foi solicitado aos técnicos de arquivo que verificassem os motivos que levaram ao desaparecimento de documentos de fundamental importância para o acervo, e que indicassem, em relatório formal, as suas conclusões. Após checagem de todo acervo, os técnicos concluíram que, entre os vários problemas enfrentados pelo pessoal do arquivo, o mais usual era a falta do indicador colocado no lugar das unidades ou itens documentais para sinalização da remoção temporária, que, em Arquivística, é denominado guia:

Quando os documentos já estão arquivados, o assistente administrativo não deve permitir mais o empréstimo desses documentos nem a consulta a eles, para que não sejam misturados, danificados ou perdidos.

A secretária da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informações ao Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O técnico administrativo verifica que a pasta ainda não fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é muito utilizada nos arquivos, é a guia:

Um documento retirado temporariamente de uma pasta ou caixa deve ter assinalada a retirada mediante sua substituição pelo instrumento denominado:

A recuperação de informações através de arquivos é fundamental para uma boa administração, independen- temente do tipo de organização a que esse arquivo pertença. Assim, é imprescindível contar com um arquivo organizado de acordo com as regras de arquivística. Isto posto, assinale abaixo a alternativa correta:

Ocorrendo o empréstimo de documentos do acervo, o profissional responsável pelo arquivamento e desarquivamento deve utilizar a guia-fora para indicar a retirada do documento.

O empréstimo de documentos realizado do arquivo para os setores internos da instituição deve ser devidamente registrado.

Ao atender a um pesquisador que pretende obter empréstimo de algum material para consulta, o arquivista deve:

Durante a fase de organização do acervo, o empréstimo de documentos é permitido.

Assinale a afirmação correta acerca de empréstimos de documentos.

A solicitação de empréstimo de documentos ao arquivo central poderá ser efetivada mediante a identificação do solicitante, do respectivo setor de trabalho e da data do empréstimo.

O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação.