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Questões de Concurso sobre Gestão de documentos e o ciclo vital dos documentos
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No processo de captura do programa de gestão de documentos, encontram-se as atividades de recebimento e registro.
C
Certo
E
Errado
A gestão documental é essencial para que o fluxo de documentos e o histórico das informações sejam assegurados.
Sobre o arquivo corrente, é correto afirmar que
A
engloba documentos arquivados de forma coletiva.
B
armazena documentos que aguardam tramitação.
C
contém documentos com pouca utilização.
D
diz respeito a documentos em curso e utilizados com frequência.
Ano:
2022
Uma instituição está perdendo documentos, principalmente em duas situações: durante o trâmite entre os setores e após a tramitação, na fase de guarda.
Esse problema pode ser resolvido pela gestão de documentos na seguinte fase:
A
primeira, a da elaboração e gestão de formulários
B
primeira, a da utilização de processadores de textos
C
segunda, a do controle da produção de documentos
D
segunda, a da utilização de documentos
E
terceira, a da destinação de documentos
O quadro de arranjo é o instrumento de classificação aplicado nos arquivos correntes.
C
Certo
E
Errado
Quanto à gestão de documentos, é correto afirmar que se constitui de
A
conjunto de procedimentos referentes às fases corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento.
B
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, à sua tramitação, ao seu uso, à sua avaliação e ao seu arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente.
C
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a catalogação, classificação, tramitação, uso, arquivamento, indexação, publicidade e arquivamento de documentos, apenas em fase permanente.
D
conjunto de procedimentos referentes à sua produção, à sua tramitação, ao seu uso, à sua avaliação e ao seu arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
E
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução e arquivamento, em fase corrente e intermediária.
Em relação à gestão de arquivos e recebimento e transmissão de informações, coloque V para verdadeiro e F para falso:
( ) A gestão de arquivos tem como premissa o armazenamento adequado e organizado de informações.
( ) A gestão de arquivos busca melhorar o processo de busca por informações.
( ) Rotinas de recebimento e transmissão de informações têm como objetivo importante organizar e otimizar o fluxo de informações que ocorre dentro das organizações.
( ) Rotinas de recebimento e transmissão de informações representam um processo importante em organizações de grande porte, mas não são relevantes em instituições pequenas.
A alternativa que apresenta de forma CORRETA a classificação das afirmações acima é:
A
V, F, F, V.
B
F, F, V, F.
C
F, F, F, V.
D
V, V, V, F.
“Segundo a Unesco – Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura, a aplicação de um programa de gestão de documentos pode se dar em quatro níveis.”
-
(ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. -- Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011 p. 23)
-
Um dos níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos, previsto pela Unesco, é:
A
máximo.
B
eventual
C
conceitual.
D
secundário.
E
enunciativo.
O programa de gestão de documentos envolve, entre outros processos, os de produção e de classificação e indexação.
C
Certo
E
Errado
Os objetivos de um programa de gestão de documentos estão voltados
A
ao resgate da função técnica que os arquivos devem ter, aumentando-lhes a eficiência e garantindo o cumprimento dos direitos públicos e privados.
B
à classificação de todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
C
à definição dos documentos que serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser destinados ao arquivo permanente.
D
à reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento e minimizando a possibilidade de erros.
E
ao controle sobre a produção documental e à racionalização de seu fluxo, por meio da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos.
Uma das operações técnicas envolvidas na gestão de documentos é a tramitação.
C
Certo
E
Errado
Assinale a opção que apresenta a análise contida no diagnóstico da situação arquivística a partir de uma visão maximalista.
A
estudo de caso
B
pesquisas sobre políticas arquivísticas desenvolvidas por países
C
observação dos problemas arquivísticos das organizações
D
a realidade do sistema de arquivos de uma instituição
E
construção de objetos de pesquisa
A base da gestão de documentos de arquivo são os sistemas de documentos de arquivo, cujos objetivos incluem a interoperabilidade para apoiar a interação com outros sistemas.
C
Certo
E
Errado
Os primeiros conceitos sobre gestão de documentos, segundo Holanda (2007), foram elaborados nos Estados Unidos, por volta dos anos de 1940, iniciando-se a partir de uma ótica nitidamente administrativa e econômica, do que arquivística, pois tratava-se de otimizar o funcionamento da administração. Com base nessa temática, analise as assertivas abaixo:
I. A gestão de documentos de arquivo é compreendida como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, catalogação, difusão e acesso de documentos arquivísticos, independente da natureza e o formato dos documentos.
II. Dentro da etimologia das palavras Records Management, no âmbito dos EUA, Inglaterra, Canadá e Austrália, o objeto da gestão documental, segundo observa Jardim (2013), destacam-se as atividades de produção, manutenção, uso e destinação de documentos.
III. A gestão de documentos de arquivos no Brasil passa a ser parte de uma política nacional de arquivos públicos e privados a partir da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, quando se torna um dever do Poder Público, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
IV. A gestão documental, tal como observa Rodrigues (2013), tem relação direta com o controle do ciclo de vida dos documentos, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e na segunda idade.
Quais estão corretas?
A
Apenas I.
B
Apenas I e II.
C
Apenas I, II e III.
D
Apenas II, III e IV.
E
I, II, III e IV.
Em relação às operações e ações no processo de gestão de documentos e arquivo, relacione as colunas 1 e 2 abaixo.
-
Coluna 1 Operação/ação
-
1. Arranjo
2. Apensação
3. Descrição
4. Suporte
5. Tramitação
-
Coluna 2 Definição
-
( ) Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.
( ) Sequência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se de diferentes métodos.
( ) Material sobre o qual são registradas as informações.
( ) Juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.
( ) Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.
-
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
1 • 2 • 3 • 4 • 5
B
1 • 5 • 4 • 2 • 3
C
3 • 1 • 2 • 4 • 5
D
3 • 1 • 4 • 2 • 5
E
4 • 5 • 2 • 1 • 3
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), trata-se do “conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos.”
Sobre o exposto, é CORRETO afirmar que se trata do conceito de:
A
gestão de documentos.
B
protocolo.
C
gênero documental.
D
metodologia documental.
E
arquivo administrativo.
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Em um sistema de gerenciamento de documentos, é possível fazer a gestão documental de processos híbridos.
C
Certo
E
Errado
Para que se garanta uma gestão arquivística de documentos completa em sistemas informatizados, são considerados IMPRESCINDÍVEIS os seguintes requisitos:
A
Organização dos documentos arquivísticos; Captura; Avaliação: temporalidade e destinação; Elaboração de documentos; Tramitação e fluxo de trabalho; Segurança; Preservação.
B
Política de gestão de documentos; Organização dos documentos arquivísticos; Captura; Avaliação: temporalidade e destinação; Segurança; Preservação.
C
Diagnóstico em arquivos; Elaboração de documentos; Tramitação e fluxo de trabalho.
D
Programa de gestão de documentos; Captura; Avaliação: temporalidade e destinação; Elaboração de documentos; Tramitação e fluxo de trabalho; Segurança; Preservação.
E
Programa de gestão de documentos; Organização dos documentos arquivísticos; Captura; Avaliação: temporalidade e destinação.
A gestão de documentos prevê a organização dos documentos considerando o ciclo de vida dos mesmos, que se referem aos objetivos mediatos ou imediatos para os quais o documento foi produzido e/ou recebido no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio.
Quanto aos estágios de sua evolução, os arquivos classificam-se em:
A
Ativo, inativo e setorial.
B
Central, periférico e setorial.
C
Primário, secundário e terciário.
D
Corrente, intermediário e permanente.
E
Digital, analógico e tridimensional.
Sobre gestão documental, assinale a alternativa correta.
A
A tabela de temporalidade é utilizada para classificar os documentos por níveis de importância.
B
A gestão documental se coloca como condição para que os documentos possam ser restaurados.
C
A classificação e a ordenação dos documentos são operações físicas, não intelectuais.
D
A tabela de temporalidade, enquanto instrumento de gestão documental, determina o prazo em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente, quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário e por quanto tempo devem nele permanecer.
E
Depois que os documentos tiverem cumprido seu prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.
Analise as seguintes assertivas:
I – Aumento do acúmulo de dados digitais.
II – Otimização do processo de busca por informações importantes.
III – Redução do acúmulo de dados físicos.
IV – Criação de barreiras que dificultem a consulta de dados.
V – Preservação adequada de documentos e arquivos importantes.
A alternativa que apresenta de forma COMPLETA e CORRETA os benefícios obtidos com um programa que lide de forma eficiente com arquivos e documentos em uma organização pública é:
A
I, II e IV apenas.
B
II, III e V apenas.
C
I, III e V apenas.
D
I, IV e V apenas.
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