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Questões de Concurso sobre Gestão de documentos e o ciclo vital dos documentos
Disciplina
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O instrumento para a classificação de documentos é denominado plano de destinação ou quadro de destinação.
C
Certo
E
Errado
O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos prescinde do plano de classificação de documentos de arquivo.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A gestão documental, seja eletrônica ou em arquivo de papel, está presente em todas as organizações.
C
Certo
E
Errado
No decorrer do processo de implantação da gestão documental, as maiores dificuldades estão relacionadas com a resistência às mudanças, os vícios arraigados e as disputas internas de poder pela informação.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A gestão documental é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos na fase primária.
C
Certo
E
Errado
A gestão dos documentos é uma tarefa a ser desempenhada pelo secretário de escola. Com relação aos processos de transferência de documentos, leia o excerto a seguir para responder à questão.
________________ é o processo de transferência de documentos para o arquivo inativo ou morto, de forma planejada, em dias preestabelecidos.
________________ é o processo de transferência de documentos que ocorre quando se consulta um documento e verifica-se que não há mais necessidade de mantê-lo no arquivo ativo, podendo ser transferido para o arquivo inativo ou morto.
________________ é o processo de transferência de documentos que se dá em intervalos não preestabelecidos, quando for necessário, devido ao acúmulo de documentos.
Assinale a alternativa que preenche correta e respectivamente as lacunas dos excertos.
A
diário … permanente … periódico
B
permanente … diário … periódico
C
intermitente … esporádico … diário
D
periódico … diário … permanente
E
esporádico … periódico … intermitente
Entre os processos gerais de gestão documental, a identificação corresponde
A
ao processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual.
B
ao processo que permite agrupar ou separar documentos conforme as funções e atividades administrativas dos órgãos que os produziram, de forma hierarquicamente sistematizada.
C
ao exame do processo para verificar se este se destina realmente ao arquivamento, se possui anexo e/ou apenso e se a classificação atribuída será mantida ou alterada com a devida atribuição dos prazos de guarda.
D
à reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto.
E
à guarda do documento no local devido, de acordo com ano e numeração do processo.
Ano:
2022
Para o bom funcionamento dos serviços arquivísticos, a equipe deve elaborar instrumentos de gestão de documentos. Entre os principais, estão o que ordena a disposição dos documentos em função das atividades e transações do organismo produtor de arquivo, e o que materializa a avaliação em termos de uma indicação dos prazos de guarda e destinação final dos documentos.
Os instrumentos descritos são, respectivamente, o(a)
A
instrumento de pesquisa e a guia de fundos
B
plano de armazenamento e o plano de preservação
C
plano de classificação e a tabela de temporalidade
D
plano de destinação e o quadro de arranjo
E
relação de transferência e o código de classificação
Jardim (1987) cita os quatro níveis de aplicação de programas de gestão de documentos apresentados por James Rhoads. Entre os níveis, aquele que deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos, procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional e a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário, é o nível:
A
mínimo ampliado
B
intermediário
C
máximo
D
mínimo
No que se refere à gestão de documentos, é correto afirmar que
A
quando eficientemente administrados nenhum documento é preservado por tempo maior do que o necessário, a menos que tenha valor contínuo para pesquisa e outros fins.
B
existem dois elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a estrutura do órgão que os produz e o formato/tamanho dos documentos.
C
quando pertinentes a operações repetitivas, os documentos deixam de ser, de modo geral, passíveis de padronização.
D
quanto mais bem classificados eles forem, mais tempo poderão ficar arquivados, depois de haverem servido às atividades correntes.
No que se refere à gestão, conservação e manutenção de arquivos, analise as assertivas abaixo.
I. Todos os documentos devem ser preservados em condições adequadas ao seu uso, pelos prazos de guarda estabelecidos nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos.
II. A informação deve estar adequadamente identificada, classificada e controlada, para que a localização e a devolução ao local de depósito sejam realizadas de forma ágil e sem riscos de danos ou extravios.
III. Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem luz amarela. Luzes brancas envelhecem os papéis.
Está correto o contido em:
A
I e II, apenas.
B
I e III, apenas.
C
II e III, apenas.
D
I, II e III.
A expedição se refere à saída de documentos e de correspondências de uma instituição.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os arquivos permanentes são consequência de um programa de gestão de documentos, pois a função arquivística deve ser considerada como um todo indivisível, ao longo de todo o ciclo vital.
C
Certo
E
Errado
A implementação de um programa de gestão de documentos prescinde de um diagnóstico da situação arquivística do órgão.
C
Certo
E
Errado
Algumas espécies de documentos ficam permanentemente no arquivo corrente.
C
Certo
E
Errado
Acerca da gestão de documentos, assinale a opção correta.
A
O protocolo deve realizar a abertura de documentos ostensivos, porém sem efetuar sua análise.
B
A eficiência dos arquivos independe dos usuários.
C
É atribuição do protocolo realizar a expedição do documento original e cópia, se houver.
D
O protocolo deve encaminhar as correspondências recebidas ao setor de destino, para que possam ser classificadas.
E
Ao arquivar o documento, as folhas em mau estado de conservação devem ser restauradas.
De acordo com a Unesco, o programa de gestão de documentos públicos ocorre em 4 níveis, são eles:
A
nível mínimo, nível minimo ampliado, nível intermediário, nível : máximo.
B
nível mínimo, nível intermediário, nível máximo, nível máximo ampliado.
C
nível mínimo ampliado, nível intermediário, nível máximo, nível máximo ampliado.
D
nível mínimo, nível intermediário, nível intermediário ampliado, nível máximo.
A classificação de documentos de arquivo do tipo estrutural é elaborada a partir de funções, atividades e tarefas.
C
Certo
E
Errado
Com base no tema “Gestão de documentos”, analise as afirmativas a seguir e assinale a alternativa CORRETA:
I. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
II. A descontinuidade de atividades de instituições públicas e de caráter público implica na eliminação de seus documentos.
III. Compete ao Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, objetivando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos.
IV. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
A
Apenas II e IV estão corretas.
B
Apenas II, III e IV estão corretas.
C
Apenas I e II estão corretas.
D
Apenas I, III e IV estão corretas.
E
Todas estão corretas.
A gestão de documentos é o caminho para que os órgãos e entidades tenham suas demandas internas e externas atendidas, além de possibilitar ao cidadão o acesso às informações de seu interesse.
Fonte: Gestão de Documentos: curso de capacitação. Arquivo Nacional.
NÃO é uma das características que diferenciam os documentos de arquivo dos demais:
A
Organicidade: os documentos de arquivo são produzidos e acumulados em razão das funções e atividades desenvolvidas pelo órgão ou entidade, o que os contextualiza no conjunto a que pertencem; assim, os documentos de arquivo se caracterizam pelas relações orgânicas que mantêm entre si.
B
Unicidade: o documento de arquivo é único no conjunto documental de que faz parte, porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único; podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar.
C
Autenticidade: o documento de arquivo é autêntico quando é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, sendo livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.
D
Multiplicidade: um documento de arquivo pode advir de múltiplos contextos, de diversos órgãos da administração e se referir a múltiplos assuntos dentro de uma organização/instituição.
E
Confiabilidade: o documento de arquivo é confiável quando tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta.
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