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Questões de Concurso sobre Procedimentos com relação a documentos particulares e sigilosos
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Assinale a alternativa que indica o nome que se dá ao conjunto de informações lançadas ao final de um livro de registro, e que o validam, delas podendo constar o número de folhas, a finalidade, a data e o nome da autoridade validadora.
A
Termo de custódia.
B
Termo de eliminação.
C
Termo de autoridade.
D
Termo de transferência.
E
Termo de encerramento.
Os objetivos do Núcleo de Segurança e Credenciamento, instituído no âmbito do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República, incluem promover e propor a regulamentação do credenciamento de segurança de pessoas físicas, empresas, órgãos e entidades para tratamento de informações sigilosas e garantir a segurança de informações sigilosas.
C
Certo
E
Errado
Leia a situação hipotética abaixo e responda.
João é Secretário Escolar em uma instituição de ensino reconhecida pela sua cultura de respeito e confiança mútua entre os funcionários. Certo dia, ao caminhar pelo corredor da escola, João encontra um documento confidencial caído no chão. Ao pegá-lo, ele percebe que o documento pertence à Diretora e contém informações sensíveis sobre um aluno, incluindo detalhes sobre uma situação familiar delicada que poderia impactar o desempenho acadêmico do estudante.
Considerando o papel do Secretário Escolar e os Princípios Éticos envolvidos nessa profissão, a melhor ação a ser tomada pelo João nesta situação é:
A
Ler o documento para entender a situação por completo e, se julgar necessário, compartilhar o conteúdo com a Coordenação Pedagógica para uma decisão em conjunto.
B
Entregar o documento imediatamente à Diretora, sem lê-lo ou comentá-lo com ninguém, garantindo a confidencialidade das informações.
C
Manter o documento em sua posse temporariamente e buscar orientação junto a um colega de confiança para decidir a melhor maneira de proceder, garantindo que a situação seja tratada com a devida seriedade.
D
Conversar com o professor responsável pelo aluno antes de entregar o documento, para entender o contexto e avaliar se há necessidade de envolvimento de outros setores da escola.
O protocolo desempenha um papel fundamental no controle e na localização de documentos em uma empresa. Quando se trata de correspondência confidencial, é crucial determinar o procedimento adequado. Qual é esse procedimento?
A
Registrar no protocolo, tratando-as como documentos ostensivos.
B
Entregar diretamente aos destinatários sem registro no protocolo.
C
Registrar no protocolo, porém, tratá-las como documentos particulares.
D
Entregar diretamente aos destinatários após registro no protocolo.
A movimentação na entrega dos documentos aos seus respectivos destinatários pode ocorrer por distribuição ou por expedição. Documentos não devem ser do conhecimento do público em geral, sendo acessados apenas pelos interessados e por agentes públicos das unidades nas quais são tramitados, são classificados como:
A
sigilosos.
B
ostensivos.
C
restritos.
D
oficiais.
E
jurídicos.
No caso de documentos inseridos em um Sistema Arquivístico de Gestão de Documentos – SIGAD que são, porém, sigilosos, de acordo com a legislação vigente, é necessário que sejam atribuídas restrições de acesso.
Essa atribuição de restrição de acesso deve ser feita no momento do(a)
A
armazenamento
B
captura
C
localização
D
preservação
E
tramitação
Acerca da utilização do Livro de Registro de Correspondências é correto afirmar, EXCETO:
A
os documentos sigilosos são registrados no livro de registro de correspondências.
B
os documentos particulares são entregues diretamente ao destinatário.
C
documento ostensivo é aquele cujo teor deve ser de conhecimento do público geral e deve ser disponibilizado para consulta, sem restrições.
D
documento restrito é aquele cujo teor não deve ser do conhecimento do público em geral, sendo acessados apenas pelos interessados e por agentes públicos das unidades nas quais são tramitados.
E
os documentos particulares não são registrados no livro de registro de correspondências.
Joselina é responsável pela parte burocrática no setor administrativo de uma Empresa. Ao receber o atestado médico de João, funcionário desta Empresa, se depara com a seguinte situação hipotética: Precisa redigir um documento para justificar a ausência do servidor no local de trabalho devido a problemas de saúde. O mesmo forneceu o atestado médico que contém informações médicas confidenciais. Qual das alternativas a seguir descreve corretamente a abordagem apropriada para Joselina redigir o atestado, levando em consideração a confidencialidade das informações no documento.
A
No atestado, é importante detalhar todas as informações médicas, incluindo o diagnóstico específico e o tratamento recomendado.
B
O documento deve mencionar apenas a ausência do servidor e a duração da licença médica, sem divulgar informações médicas confidenciais.
C
É importante anexar uma cópia do atestado médico completo ao documento oficial para garantir a autenticidade das informações.
D
O atestado deve ser redigido de forma genérica, sem fazer referência ao motivo da ausência, para proteger a confidencialidade das informações médicas.
Ao receber uma correspondência com uma marcação inscrita “pessoal”, deve-se
A
arquivá-la até que a pessoa interessada procure o documento.
B
abri-la para avaliar o grau de confidencialidade, registrá-la e encaminhá-la.
C
abri-la e, como qualquer outro tipo de correspondência, registrá-la e encaminhá-la.
D
entregá-la diretamente ao destinatário, evitando sua violação durante a tramitação.
A classificação de informação, no grau ultrassecreto, é de competência do(a)(s), EXCETO
A
Presidente da República.
B
Vice-Presidente da República.
C
Ministros de Estado.
D
Comandantes da Marinha.
E
Titulares de Autarquias.
Nos termos da Lei Geral de Proteção de dados, o tratamento de dados pessoais sensíveis poderá ocorrer:
A
Quando o consentimento do titular for indispensável para tratamento compartilhado de dados necessários à execução, pela administração pública, de políticas públicas previstas em leis ou regulamentos.
B
Quando o consentimento do titular for indispensável para proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro.
C
Quando o consentimento do titular for indispensável para realização de estudos por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais sensíveis.
D
Quando o titular ou seu responsável legal consentir, de forma específica e destacada, para finalidades específicas.
E
Quando o consentimento do titular for indispensável para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador.
Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) quanto aos procedimentos relacionados a documentos sigilosos, realizados no setor de protocolo.
( ) No caso de documentos sigilosos, o protocolo deverá adotar uma rotina especial, devendo separá-los e encaminhá-los diretamente aos destinatários.
( ) Não existe nenhum controle sobre os documentos sigilosos recebidos no protocolo.
( ) Os documentos sigilosos são considerados ostensivos e, portanto, devem passar por todas as etapas de controle.
( ) O Setor de Protocolo pode abrir as correspondências sigilosas apenas para identificar os metadados dos documentos para efetuar o registro.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
V • V • F • V
B
V • F • F • V
C
V • F • F • F
D
F • V • F • V
E
F • F • V • V
O Arquivo pode ser conceituado como o conjunto de documentos
A
em tramitação destinados ao setor final.
B
nomeados a partir da declaração de um grupo de pessoas.
C
exclusivamente textuais que estão fora de uso corrente de um setor.
D
dotados de organicidade, os quais independem da natureza do suporte.
O SIGAD deve gerar relatório com os documentos que forem eliminados e manter metadados relativos aos documentos que já o tenham sido.
C
Certo
E
Errado
A Lei Geral de Proteção de Dados não se aplica aos dados pessoais de pessoas falecidas que constem de documentos de arquivo.
C
Certo
E
Errado
É permitida a eliminação de documento classificado em grau de sigilo secreto, desde que decorridos o prazo de sigilo e o prazo de guarda previsto em tabela de temporalidade e destinação.
C
Certo
E
Errado
Caso os documentos que contêm informação classificada em qualquer grau de sigilo precisem ser tramitados ou expedidos, haverá necessidade da adoção de condições especiais.
Uma condição especial para essa operação ser conduzida é que
A
seja efetuada apenas pessoalmente por agente público autorizado.
B
seja realizada por expediente ou por correspondência, sendo escrita no envelope a palavra “Pessoal”.
C
os documentos sejam acondicionados em envelope único, lacrado e expedido mediante recibo.
D
os documentos sejam acondicionados em envelopes simples, desde que conste a indicação do grau de sigilo.
E
os documentos sejam acondicionados em envelopes duplos ou transmitidos por meio eletrônico com recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo.
Leia os enunciados abaixo e assinale a alternativa que foi elaborada erroneamente.
A
Os arquivos da secretaria escolar costumam dividir-se de acordo com sua funcionalidade, grau de urgência das informações e suporte utilizado.
B
O arquivo digital é realizado por intermédio das tecnologias digitais em sistema informatizado.
C
Um exemplo de procedimentos utilizados para a organização dos documentos dos alunos no arquivo corrente é organizar a documentação dos estudantes, guardando-a em pastas/ dossiês individuais.
D
O arquivo permanente refere-se aos documentos escolares de uso contínuo, os quais, em razão de seu valor probatório e informativo, devem ser conservados.
E
Digitalizar, a critério da IE/UE, os documentos a serem arquivados, para facilitar possíveis consultas.
A necessidade básica de comunicar em documentos oficiais impõe certos parâmetros ao uso da linguagem, diferentes da literatura, do jornalismo ou da correspondência pessoal. Avalie o que se afirma ser necessário considerar ao redigir um documento oficial:
I - Utilizar regionalismos e neologismos para aproximar o leitor e estabelecer uma identificação na sua redação oficial.
II - Ser claro; em textos oficiais, a clareza é uma qualidade fundamental; quando um texto é claro, o leitor é capaz de compreendê-lo imediatamente.
III - Escolher a complexidade e o uso de palavras sofisticadas e pouco comuns no cotidiano ao redigir um documento oficial ou um ato normativo.
IV - Utilizar termos de fácil compreensão, a menos que o texto trate de um tema técnico; neste caso, é necessário empregar a terminologia específica da área.
Está correto apenas o que se afirma em:
A
I e III.
B
II e IV.
C
I, II e IV.
D
III.
Assinale a alternativa correta com relação às etapas do protocolo.
A
Ambos os documentos sigilosos e ostensivos devem passar pela etapa de registro.
B
Os documentos de caráter sigilosos não passam pela etapa de registro.
C
Os documentos de caráter ostensivo não passam pela etapa de registro.
D
Durante a etapa do recebimento, não são recebidos documentos de caráter pessoal ou sigiloso.
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