Questões de Concurso sobre Procedimentos com relação a documentos particulares e sigilosos

Sobre as rotinas de recebimento de correspondências, pelo Protocolo, após a separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, segue-se a etapa de:

No Setor Público, o fluxo de documentos é constante, para facilitar o recebimento há o setor de Protocolo, que é responsável por todos os documentos e as devidas providencias. As atividades do protocolo consistem num conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade garantindo o acesso às informações. De acordo com este contexto todas as atividades abaixo cabem ao setor de protocolo, EXCETO:

Documentos que podem pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população podem ser classificados em algum grau de sigilo, dependendo da gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade.

Os graus de sigilo que possuem prazos diferentes de restrição de acesso são:

As correspondências particulares deverão receber o mesmo tratamento que recebem as correspondências oficiais, ou seja, ambas deverão ser protocoladas, abertas, classificadas, submetidas à elaboração de um resumo do assunto a ser lançado nas fichas de protocolo e, por fim, encaminhadas ao destinatário.

Na rotina de um Protocolo, apresenta-se um ERRO de procedimento com relação às atribuições do referido setor em:

O setor de protocolo, no recebimento de correspondências oficiais, não deverá proceder à abertura de envelopes se estes contiverem as indicações de confidencial, reservado, particular ou equivalentes.

Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos e até mesmo os documentos de natureza sigilosa devem ser abertos e analisados.

Os documentos de caráter confidencial, particulares ou sigilosos, só devem ser abertos por seus destinatários.

Documentos particulares que chegam ao protocolo devem ser registrados, manualmente ou em sistemas informatizados, e tramitados ao destinatário.

No protocolo, documentos de natureza ostensiva devem ser abertos e analisados.

Rita é servidora do setor de protocolo deum determinado município. Ela recebe, dos Correios, envelope lacrado remetido pela Secretaria Estadual de Saúde e endereçado ao Secretário Municipal de Saúde, senhor João Alves. No entanto, já faz 30 dias que João Alves não é mais o secretário de saúde do município. Nesse caso, Rita deverá:

Em regra, os documentos devem ser lidos pelo protocolo no momento de sua entrada, a fim de identificar seus assuntos. Isso implica a abertura dos envelopes que chegam lacrados. O setor de protocolo pode, portanto, abrir a correspondência e identificar os dados de todos os documentos para efetuar o registro.

No caso de documentos particulares e sigilosos, o protocolo deverá adotar uma rotina especial, já que estes só podem ser abertos pelo destinatário. O protocolo controla o recebimento e a distribuição (entrega), seja por meio de um livro de protocolo ou de um sistema próprio para isso.

Quando a correspondência é recebida no órgão (chamamos de correspondência todo documento que entra no órgão público antes de efetivamente virar processo), o Setor de Protocolo tem a incumbência de ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema, seja manual ou informatizado.

Quando o documento for particular ou sigiloso, o servidor responsável pelo protocolo:

Os memorandos, os despachos e as circulares podem ser compreendidos como correspondências internas.

É atribuição do protocolo discriminar a correspondência de caráter ostensivo daquela de caráter sigiloso, bem como abrir a correspondência ostensiva.

No setor de protocolo, ao receber uma carta pessoal e alguns exemplares de jornal, o colaborador deve proceder de modo a não abrir nem registrar a carta pessoal, que deverá ser entregue a quem se destina, e a não registrar os exemplares de jornais, visto que não são documentos oficiais.

Um documento classificado como ostensivo, em razão de sua natureza restrita, deve ser tramitado pelo protocolo em envelope lacrado.

No caso de documentos particulares e sigilosos, o protocolo deve separá-los e encaminhá-los para os destinatários.

Correspondências de caráter sigiloso e particular recebidas pelo protocolo devem ser devolvidas ao remetente.