Questões de Concurso sobre Procedimentos com relação a documentos particulares e sigilosos

Nas instituições, o protocolo é o órgão responsável pela concentração das atividades de controle da documentação. Qual rotina NÃO é considerada atribuição do protocolo?

Alguns documentos devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação. Esses documentos são denominados

Todo documento que chega ao MC deve ser registrado no protocolo, independentemente do documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal.

O ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, documentos anteriormente caracterizados como sigilosos, chama-se:

Analise o caso hipotético e responda:

Maria é encarregada de analisar e encaminhar a documentação que a empresa recebe. Chegando nesta data:

- Uma carta para o Dpto. Comercial com a etiqueta PESSOAL;

- Vários exemplares de jornais para os funcionários;

- Um envelope endereçado ao jurídico e entregue por um mensageiro de outra empresa.

I. Maria deve encaminhar a carta PESSOAL diretamente a pessoa sem abrir nem se preocupar com seu arquivamento

II. Os jornais deverão ser distribuídos sem que Maria precise registrá-los.

III. Já os envelopes devem ser registrados e depois encaminhados ao setor de destino.

Em relação à expedição e à tramitação dos documentos sigilosos, analise as afirmativas abaixo.

I. No envelope externo, constará a indicação do destinatário, do grau de sigilo, do teor do documento e das informações referentes ao mensageiro oficialmente designado.

II. O envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento.

III. Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

IV. No envelope interno, não deverá constar qualquer indicativo do destinatário e nem de informações relacionadas com o assunto e com o grau de sigilo do documento.

Assinale a alternativa correta.

No setor de protocolo, após a chegada de documentos, a primeira rotina consiste em

A correspondência contendo informação sigilosa deve ser encaminhada ao destinatário sem que se tenha conhecimento de seu teor.

As correspondências oficiais e as particulares recebem o mesmo tratamento no setor de protocolo, por isso, não precisam ser separadas para os procedimentos de registro e destinação.

Os documentos considerados sigilosos devem ser abertos no protocolo, registrados nos sistemas de controle e, em seguida, distribuídos aos destinatários.

Os documentos ostensivos que chegam ao protocolo não podem ser abertos, devendo, apenas, ser distribuídos aos destinatários.

As correspondências ostensivas não podem ser abertas; elas devem ser colocadas em envelope próprio e entregues diretamente ao destinatário.

O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.

A correspondência particular recebida nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao destinatário.

Um profissional do Banco Central do Brasil é o responsável por analisar os documentos que o banco recebe, dando o encaminhamento devido às áreas. Esse profissional recebe os seguintes documentos:

I – envelope com periódicos mensais da classe dos bancários para distribuição aos funcionários;

II – envelope endereçado ao Departamento Financeiro do Banco;

III – envelope para um funcionário do Banco, com informação pessoal;

IV – envelope destinado à Ouvidoria.

Que documentos serão abertos, registrados e distribuídos?

A correspondência recebida que tiver caráter ostensivo — ofício ou carta — não deve ser aberta pelo protocolo. Deve-se registrar, apenas, a espécie do documento e o órgão emissor para, em seguida, encaminhá-lo imediatamente ao seu destinatário.

A correspondência oficial, com indicações de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatário.

Quando o destinatário do documento não é localizado, a unidade ou o setor deverá devolver o documento, carimbado e assinado, ao protocolo, justificando a devolução.

O setor de protocolo, ao receber uma correspondência sigilosa, deverá abri-la para fazer o registro e encaminhá-la, com alta prioridade, ao destinatário.