Questões de Concurso sobre Procedimentos com relação a documentos particulares e sigilosos

No setor de protocolo, o recebimento de correspondências deverá ser seguido pela separação das correspondências oficiais das particulares.

O chefe entrega um documento à Secretária, recomendando total sigilo, pois o que consta ali poderá comprometer o chefe de um outro departamento. A atitude correta, da Secretária, ao receber o documento, é a seguinte:

Documentos reservados são aqueles cuja tramitação requer maior celeridade que a rotineira. Entre esses tipos de documentos, incluem-se pedidos de informação oriundos do Poder Executivo, do Poder Judiciário e das casas do Congresso Nacional; mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas; pedidos de exoneração ou dispensa; demissão; auxílio-funeral; diárias para afastamento da instituição; folhas de pagamento; e outros que, por conveniência da administração ou por força de lei, exijam tramitação preferencial.

Se uma correspondência oficial é encaminhada para destinatário que não mais ocupa o cargo, ela deverá ser devolvida ao remetente com justificava da sua devolução.

Considere o endereçamento apresentado a seguir.

Ao Departamento de Pesquisa

Empresa Brasileira de Desenvolvimento

Dr. Antônio Silva

Rua das Flores, 152

23200-100 – Rio de Janeiro – RJ

O exemplo acima é uma forma correta de preenchimento de um envelope dirigido a uma instituição ou a qualquer de suas subunidades, mesmo contendo, em segundo plano, o nome do servidor e sem fazer menção ao cargo que exerce.

Os documentos particulares recebidos pelo protocolo de um órgão público ou de uma empresa não devem ser registrados nem classificados, mas apenas remetidos aos destinatários.

Na expedição e tramitação de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo.

As correspondências particulares recebidas por um órgão público devem ser registradas no protocolo e enviadas aos seus destinatários.

O assistente administrativo responsável por receber a correspondência encaminhada à instituição tem como primeira tarefa abrir toda a correspondência, numerá-la e registrá-la em um livro. Em seguida, deve analisar cada documento para separar a correspondência em três conjuntos: o de caráter particular, o de caráter oficial e o de cunho sigiloso. Finalmente, ele deve encaminhar a correspondência aos destinatários.

Com relação aos arquivos privados, é INCORRETO afirmar que:

Não é permitida a expedição de documentos confidenciais por meio postal; a remessa desse tipo de documento deve ser feita apenas por intermédio de agente público autorizado.

Considere o setor de protocolo que tem, entre suas atribuições, as rotinas de receber a correspondência, separando a oficial da particular, distribuindo a particular aos interessados, separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da sigilosa, abrir a correspondência ostensiva e encaminhar a sigilosa aos respectivos destinatários. Este setor é o de:

A expedição de documentos classificados como sigilosos requer envelopamento duplo.

Para mais segurança e controle, no envelope externo, deverá estar registrado o grau de sigilo do documento.

abertura da correspondência sigilosa para posterior encaminhamento.

É atribuição do setor de protocolo de uma empresa a abertura de todas as correspondências por ela recebidas.

distribuição da correspondência que se caracterize como particular.

No ato do recebimento, todos os documentos deverão ser abertos, a fim de identificar o seu teor e encaminhá-los ao destinatário.