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Questões de Concurso sobre Procedimentos com relação a documentos particulares e sigilosos
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Sobre as normas de segurança e confidencialidade no gerenciamento de informações, assinale a alternativa que define corretamente o conceito de documento sigiloso.
A
É a remessa do documento/processo a instituições externas do Senado Federal.
B
É o documento produzido ou recebido no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotado de organicidade e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.
C
É o documento cujo acesso é irrestrito.
D
É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo.
E
É o documento que requer rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligação íntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional.
Acerca dos ofícios, memorandos, emissão de relatórios e técnicas de arquivo na Administração Pública Municipal, analise as afirmativas.
I. O memorando é utilizado, em regra, para comunicação entre unidades administrativas de uma mesma instituição, enquanto o ofício é empregado na comunicação formal com destinatários internos ou externos, conforme a necessidade administrativa.
II. Relatórios administrativos podem subsidiar decisões gerenciais ao apresentar informações organizadas, análises e registros das atividades desenvolvidas.
III. A fase corrente dos documentos corresponde ao período em que eles permanecem em uso frequente pelas unidades administrativas em razão das atividades que lhes deram origem.
IV. O protocolo tem como finalidade principal avaliar o mérito administrativo dos documentos antes de autorizar sua circulação entre os setores.
Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em:
A
I e III.
B
II e III.
C
I, II e III.
D
I, II e IV.
E
I, II, III e IV.
Em determinado dia, diversos processos administrativos retornaram à recepção após despacho da autoridade competente. Cabia ao Recepcionista conferir a documentação, registrar a movimentação dos processos e encaminhá-los corretamente aos respectivos setores, preservando sua organização e rastreabilidade.
Considerando as noções básicas de arquivo e protocolo, assinale a alternativa CORRETA.
A
O registro sistemático da movimentação documental permite controlar a localização dos processos, facilitar consultas futuras e contribuir para a eficiência administrativa.
B
Após protocolado, o documento deixa de necessitar qualquer forma de controle.
C
A organização documental possui finalidade apenas estética.
D
Documentos administrativos podem ser armazenados sem qualquer critério de classificação.
No caso de documentos arquivísticos que apresentem restrições de acesso decorrentes de questões de segurança, o SIGAD deve permitir somente o acesso aos seus metadados, limitando o acesso ao seu conteúdo.
C
Certo
E
Errado
Um centro de documentação de caráter privado recebeu por doação um fundo arquivístico privado pessoal de um empresário cujo ramo de atuação é relacionado à atividade do centro de documentação.
O acesso ao fundo será
A
restrito por 120 anos.
B
restrito por 200 anos.
C
definido entre as partes em contrato ou termo de doação.
D
consultado mediante solicitação fundamentada.
E
aberto à consulta pública devido à lei de acesso.
Para que um arquivo privado de pessoa física ou jurídica seja declarado de interesse público e social é necessário que seja feito um parecer técnico favorável pelo(a)
A
Conselho Nacional de Arquivos.
B
Coordenação de Apoio ao Conarq.
C
Comissão de Avaliação de Acervos Privados.
D
Ministro da Justiça e da Segurança Pública.
E
Ministro da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
Sobre o tratamento de documentos com restrição de acesso na rotina do arquivo, analise as afirmativas a seguir:
I. Documentos com restrição de acesso devem permanecer protegidos de consulta por pessoas não autorizadas, inclusive quando a sala de atendimento estiver momentaneamente vazia.
II. O registro de quem consultou documentos com restrição pode ser dispensado quando a consulta ocorre no interior do próprio arquivo, sem retirada do documento.
III. O controle de acesso deve distinguir pessoas autorizadas e não autorizadas sem impedir, por falha de organização, a recuperação dos documentos por quem possui permissão.
É correto o que se afirma em:
A
III, apenas.
B
II, apenas.
C
I e II, apenas.
D
I, II e III.
E
I e III, apenas.
Chega à recepção um envelope lacrado com a marcação "CONFIDENCIAL", endereçado nominalmente ao Secretário Municipal de Fazenda, que está em reunião externa. Um assessor do gabinete pede ao agente que abra o envelope e adiante o assunto por telefone, alegando urgência. Com base no caso apresentado, assinale a alternativa correta quanto à conduta do agente:
A
Entregar o envelope lacrado ao assessor mediante compromisso verbal de repasse ao secretário, registrando no protocolo o nome de quem retirou a correspondência.
B
Guardar o envelope na gaveta da recepção, sem registro de entrada, entregando-o em mãos ao secretário quando ele retornar da agenda externa do dia.
C
Manter o envelope lacrado, registrar o recebimento no protocolo e entregá-lo diretamente ao destinatário, ou a quem ele tenha formalmente autorizado a receber em seu nome.
D
Abrir o envelope, digitalizar o conteúdo e encaminhá-lo por mensagem ao secretário em reunião, atendendo à urgência sem retirar o documento físico da recepção do órgão.
E
Abrir o envelope conforme solicitado, uma vez que o assessor integra o gabinete do destinatário e responde pelos assuntos administrativos durante as ausências do titular.
Leia a seguinte descrição:
“É o documento que requer rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligação íntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional.”
Assinale a alternativa que indica o conceito correto ligado à descrição acima.
A
Correspondência mútua
B
Correspondência oficial
C
Correspondência particular
D
Documento ostensivo
E
Documento sigiloso
Um SIGAD não deve associar automaticamente ao processo o prazo e a destinação do documento.
C
Certo
E
Errado
Registre V, para verdadeiras, e F, para falsas, a respeito de sigilo e confidencialidade:
(__)O sigilo profissional abrange informações obtidas durante o exercício da função e deve ser mantido mesmo após término do vínculo empregatício.
(__)Documentos classificados como sigilosos requerem tratamento específico quanto ao acesso, tramitação e arquivamento conforme grau de sigilo estabelecido.
(__)A quebra do sigilo das comunicações pode ocorrer por solicitação de familiares dos usuários quando houver interesse legítimo comprovado.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:
A
F − V − F.
B
F − F − V.
C
V − V − F.
D
V − V − V.
E
V − F − F.
Ao receber um pedido de acesso a documentos que possam comprometer a privacidade de indivíduos ainda vivos, O arquivista deve
A
delegar a responsabilidade de decidir sobre o acesso a documentos sensíveis a outro departamento da instituição, sem avaliação própria.
B
compartilhar os documentos com o solicitante, desde que ele assine um termo de confidencialidade, independentemente do conteúdo dos documentos
C
permitir o acesso irrestrito aos documentos, com base no principio da transparência e do livre acesso à informação.
D
negar todos os pedidos de acesso a documentos que contenham informações pessoais, independentemente do contexto ou justificativa.
E
avaliar cuidadosamente o pedido de acesso, garantindo que a privacidade e os direitos dos indivíduos mencionados nos documentos sejam protegidos, conforme as leis e regulamentos aplicáveis.
Os protocolos são instrumentos administrativos essenciais para o registro e controle de documentos e comunicações dentro das organizações públicas e privadas. Eles garantem a rastreabilidade das informações, a transparência dos processos e a organização no encaminhamento de documentos. Com base nesse conceito, assinale se as afirmativas a seguir são verdadeiras (V) ou falsas (F):
(__)O protocolo é utilizado apenas para documentos que exigem resposta imediata, como ofícios e petições.
(__)O uso do protocolo contribui para a organização dos fluxos de trabalho, permitindo um melhor controle sobre o andamento dos processos.
(__)O protocolo de documentos pode ser feito de forma eletrônica ou física, dependendo das ferramentas e sistemas disponíveis na instituição.
(__)O protocolo não é necessário em casos de comunicação informal ou em documentos internos sem necessidade de controle.
Assinale a alternativa que corresponde a sequência correta:
A
V, V, V, F.
B
V, F, V, F.
C
F, F, V, V.
D
F, V, V, F.
Durante capacitação na Prefeitura de Caçapava, servidores foram orientados sobre os procedimentos de tramitação de documentos sigilosos.
I. O documento sigiloso deve ser encaminhado em envelope interno lacrado, com indicação do grau de sigilo e identificação do servidor autorizado a recebê-lo, sem qualquer menção ao assunto ou teor.
PORQUE
II. A adoção de envelope duplo e a restrição de acesso ao servidor autorizado garantem a segurança da informação durante o trâmite do documento.
A respeito dessas asserções, assinale a opção correta:
A
As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II é uma justificativa correta da I.
B
As asserções I e II são proposições verdadeiras, mas a II não é uma justificativa correta da I.
C
A asserção I é uma proposição verdadeira, e a II é uma proposição falsa.
D
A asserção I é uma proposição falsa, e a II é uma proposição verdadeira.
E
As asserções I e II são proposições falsas.
A atuação do secretário escolar exige domínio na redação e execução de diversos documentos oficiais que compõem a rotina administrativa da instituição de ensino. Sobre esse tema, analise a seguinte situação:
Durante o encerramento do ano letivo, o secretário foi encarregado de elaborar três documentos distintos: um ofício dirigido à Secretaria de Educação solicitando recursos para manutenção da escola; um memorando interno destinado ao setor pedagógico, informando o cronograma de reuniões de planejamento do ano seguinte; e um parecer sobre a situação documental de um aluno transferido de outra rede de ensino.
Considerando as características formais, estruturais e funcionais desses documentos, analise as assertivas:
I. O ofício, se caracteriza por obedecer a certa fórmula epistolar, contudo, o secretário pode usar linguagem neutra, desde que adote abreviaturas comuns; já que o documento se destina a uma repartição pública hierarquicamente superior.
II. O memorando deve conter abertura com saudação, corpo com justificativas detalhadas, objeto que motivou o mesmo e encerramento com despacho decisório do subscritor.
III. O parecer pode ser redigido com base na experiência pessoal do secretário, sem necessidade de estrutura formal, já que se trata de um documento opinativo e interlocutório, sendo registrado por extenso e sem qualquer supressão.
Pode-se afirmar que:
A
As assertivas sobre o ofício e o parecer estão corretas, pois ambos os documentos permitem flexibilidade quanto à linguagem e à estrutura.
B
A assertiva sobre o ofício está correta, pois a informalidade é permitida entre órgãos públicos, enquanto as demais estão incorretas.
C
As três assertivas estão incorretas, pois o ofício exige linguagem formal, o memorando deve ser conciso e direto, e o parecer deve ser redigido com base técnica e estrutura formal.
D
Apenas a assertiva sobre o memorando está correta, já que sua estrutura exige saudações, justificativas e agradecimentos.
Os arquivos desempenham um papel essencial na gestão da informação, permitindo a preservação e o acesso aos documentos produzidos por instituições e indivíduos. A correta gestão e proteção dos arquivos é fundamental para garantir a segurança, a integridade e a acessibilidade dos documentos. A seguir todas as alternativas são corretas sobre a proteção e preservação de documentos arquivísticos, EXCETO:
A
A digitalização de documentos contribui para a preservação e facilita o acesso, desde que sejam realizados backups regulares.
B
A conservação preventiva dos documentos deve incluir o controle de temperatura e umidade para evitar a deterioração dos materiais.
C
A proteção contra riscos físicos, como fogo e água, deve ser garantida por sistemas adequados de segurança, como sprinklers e extintores de incêndio.
D
Documentos sigilosos podem ser armazenados junto a documentos de acesso público, desde que haja a segregação física entre eles.
Acerca das políticas de acesso aos documentos de arquivo, assinale a alternativa correta.
A
O acesso físico às áreas de armazenamento dos documentos é livre.
B
Os arquivistas têm restrição de acesso aos arquivos fechados.
C
Os documentos restritos estão fora dos instrumentos de pesquisa.
D
Os usuários de arquivo devem prescindir da identificação.
E
As restrições são impostas por legislação ou por política institucional, da instituição arquivística ou sua instância superior, ou por um doador.
Ao receber informações pessoais e sensíveis de um usuário, especialmente aquelas que podem gerar implicações administrativas, jurídicas ou de identificação individual, o recepcionista deve adotar conduta ética e responsável, observando a finalidade institucional e o sigilo dessas informações. Assim, a conduta CORRETA é:
A
Fazer cópia do documento para arquivamento pessoal.
B
Informar aos demais servidores como forma de agilizar procedimentos.
C
Guardar informação como relato pessoal.
D
Registrar apenas nos meios oficiais e comunicar somente aos setores autorizados.
De acordo com Resolução nº 40/2014 (alterada pela Resolução nº 44/2020), que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sinar, analise as assertivas abaixo:
I. O termo de eliminação deve ser publicado em periódico oficial.
II. Fragmentação, pulverização, desmagnetização e reformatação são métodos seguros de eliminação.
III. A supervisão de responsável nos processos de eliminação é facultativa nos casos previstos na Resolução.
Quais estão corretas?
A
Apenas I.
B
Apenas II.
C
Apenas III.
D
Apenas I e II.
E
I, II e III.
Credenciamento de segurança é o processo utilizado para habilitar órgão ou entidade pública ou privada e para credenciar pessoa para o tratamento de informação classificada.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado