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Questões de Concurso sobre Perfil profissional
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Dentro de uma empresa, uma das principais qualidades desejáveis do(a) Secretário(a) é sua capacidade de relacionar-se bem com executivos, auxiliares, colegas, visitantes.
(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Ática. São Paulo.)
Analise as proposições seguintes:
I. O contato diário exercido pela profissão leva muitas vezes a que um Profissional de Secretariado tenha um profundo conhecimento do chefe e da empresa, daí por que, recomenda-se sempre absoluto sigilo, evitando-se qualquer discussão (na empresa ou fora dela) sobre o que se sabe de ambos. → Discrição.
II. Essa qualidade não pode ser entendida com "aventura", mas como a procura coerente e inovadora de novas formas de realizar o trabalho, implicando sempre espírito de responsabilidade, o que prova a autoconfiança. → Espírito de Iniciativa.
III. Quando o(a) Secretário(a) se dá chance para as oportunidades, logo as forças criadoras surgirão. Às vezes, o risco é grande, mas é infinitamente mais grave que alguém se mantenha parado, inerte, apático, sem iniciativa, por comodismo. → Dinamismo.
IV. Para um “Profissional de Secretariado” é tão importante demonstrar as habilidades que remetem à organização, expressas por atitudes de inteligência, o que permite a coordenação de serviços de forma rápida e eficiente. É preciso planificar, conhecer e respeitar o programa de ação, ter um bom ritmo e concluir o que se tem pretende realizar no cumprimento de metas. → Ordem e método.
V. Para um “Profissional de Secretariado” esta habilidade estabelece direta relação de sentido com perfeição e primor em tudo que executa e na maneira como se expressa. O interesse e a responsabilidade atuam fortemente quando alguém lhe pede para realizar uma tarefa e esta é executada em tempo hábil. → Memória.
Marque SOMENTE as qualidades pessoais do “Profissional de Secretariado” que estão corretamente expressas em relação à indicação feita no final de cada uma delas.
A
I – II – III e IV.
B
I – II – III e V.
C
I - II – III e V.
D
I – IV e V.
E
I – III e V.
Sobre as funções de administração de forma empresarial que a recepcionista deverá exercer, analise.
I. Liderar para conseguir cooperação voluntária do grupo de pessoas.
II. Controlar e acompanhar a execução de algumas tarefas auxiliares.
III. Planejar e determinar um curso de ação para alcançar um resultado favorável.
Está(ão) correta(s) apenas a(s) alternativa(s)
A
II
B
I, II
C
II, III
D
III
E
I, II, III
Na atualidade, os profissionais de secretaria precisam ter e demonstrar qualidades pessoais, o que pode fazer a diferença no mercado de trabalho.
Entre as “qualidades pessoais”, temos: discrição, espírito de decisão, espírito de iniciativa, espírito de cooperação, interesse, dinamismo, pontualidade, segurança, sinceridade, ordem e método, inteligência, esmero, entre outras.
Sobre as informações enunciadas, marque a afirmação incorreta.
A
O profissional de secretariado deve cumprir os horários trabalhistas, porque a pontualidade refere- se apenas ao cumprimento do horário, não admitindo chegada com atraso nem saída antes do horário.
B
O profissional de secretariado deve demonstrar interesse quando lhe pedem para realizar uma tarefa e também tem de ser responsável para entregá-la no dia e na hora estabelecidos.
C
O profissional de secretariado tem que ter certeza no que vai dizer ou fazer e também tem de ser sincero com os seus superiores e mesmo com os seus colegas.
D
O profissional de secretariado tem que ser discreto no exercício profissional, visto que por ele passam informações sigilosas da empresa e de pessoas que são responsáveis por ela.
E
O profissional de secretariado tem de ter esmero, isto é, perfeição e primor em tudo que executa e na maneira como se expressa.
Assinale a afirmativa válida quanto ao fragmento em destaque.
A
É desaconselhável para o secretário executivo vestir-se “na última moda” no local de trabalho.
B
Descuidar-se da aparência significa, para o visitante, que o secretário executivo é ineficiente e realiza um trabalho de baixa qualidade.
C
Existe total oposição entre as ideias “vestir-se na última moda” e “não se descuidar da aparência”.
D
Cuidar da aparência é fundamental para o secretário executivo, porque ele oferece ao visitante uma primeira impressão sobre a empresa.
No terceiro parágrafo, a autora lista algumas competências que devem ser desenvolvidas pelo profissional do secretariado executivo. Os traços identitários, característicos do secretário requisitado pelo mercado de trabalho atual, que se podem relacionar a essas competências são:
A
interação, repetitividade, equilíbrio emocional.
B
criatividade, centralização, inteligência.
C
eficácia, negociação, liderança
D
motivação, comunicação, intuição.
Considerando as competências mencionadas no terceiro parágrafo, o conjunto de saberes necessários para que o secretário executivo exerça eficientemente suas funções é:
A
administração empresarial, redação oficial, ética no trabalho, psicologia evolucionista.
B
administração, informática, relacionamento interpessoal, teoria econômica.
C
gestão pública, oratória, psicologia comportamental, inovação tecnológica.
D
gestão estratégica, escrita padrão, apoio logístico, relações humanas.
O secretário executivo terá de trabalhar com uma ou mais chefias simultaneamente, o que pressupõe lidar com o temperamento e perfis de liderança de cada uma delas, e, se a sua chefia adota o estilo de liderança chamado laissez-faire, por exemplo, isso significa que apresentará que características?
I. Líder bastante abrangente e atuante.
II. Líder responsável pela divisão de tarefas.
III. Líder que dá liberdade total para as decisões grupais ou individuais.
IV. Líder que avalia e acompanha o grupo constantemente.
V. Líder dominador, mas generoso nos elogios.
Está correta APENAS a característica:
A
I.
B
II.
C
IV.
D
III.
E
V.
Do “Profissional de Secretariado”, modernamente, exigem-se não só conhecimentos econômico-financeiros, como também de comportamento interpessoal e compreensão das pessoas com quem se relaciona. Para bem compreender as pessoas, é necessário colocarse dentro do mundo psicológico delas. (WILLIAMS, Michael R. Relações Humanas. Editora Atlas.)
Sobre o contexto do enunciado, marque a informação incorreta.
A
Atitude consiste na predisposição para reagir positiva ou negativamente com relação a pessoas, objetos, conceitos ou situações.
B
Estereótipo é a necessidade de um traço motivacional do indivíduo, existindo em forma de impulsos e pode ser definido como um estado de carência ou perturbação orgânica.
C
Comportamento defensivo é o comportamento que visa a defender o ego da ansiedade. É um ato de autoproteção.
D
Motivação é o conjunto de fatores que despertam, sustentam e/ou dirigem o comportamento. Inclui também o incentivo, que é um objeto ou fato capaz de remover o estado de impulso, restabelecendo o equilíbrio da organização.
E
Frustração é o bloqueio de um comportamento que tem como objetivo reduzir uma necessidade; é o desejo impedido de realizar- se. Manifesta-se como irritação, agressão, hostilidade, raiva, projeção, regressão.
O trabalho de uma “Secretária executiva” torna-se mais agradável e simples se ela demonstra habilidades técnicas, humanas e gerenciais no desenvolvimento de suas tarefas. Com base no enunciado, marque a afirmação incorreta.
A
A Secretária executiva deve se voltar para o gerenciamento das rotinas com eficiência para atingir a eficácia.
B
Considerar o trinômio “qualidade-tempo-custo” já se tornou prescindível no andamento das tarefas da secretária executiva.
C
A Secretária executiva precisa acompanhar a evolução da gestão da informação – sabendo filtrar as informações eletrônicas (agendas diversas).
D
São procedimentos úteis na rotina de trabalho da secretária executiva: deixar a mesa sempre em ordem, sem excesso de papéis sobre ela após o expediente; manter os equipamentos em condições de uso e nos devidos lugares; estocar material suficiente para o desempenho das atividades, entre outros.
E
Mesmo tendo que executar várias tarefas, a Secretária executiva deve se lembrar de que, com a ajuda da razão, poderá abreviar muitos procedimentos.
É importante ter postura ética nos negócios, adotando-se um comportamento profissional.
C
Certo
E
Errado
“A gestão do conhecimento não se esgota. É um processo de contínua renovação e expansão, gerando um
instigante desafio a todos que desejem se aprofundar no domínio das Ciências das Assessorias” (Nonato, 2009).
Com relação ao assessor que se configura gestor do conhecimento, identifique a como verdadeiras (V) ou falsas (F)
as seguintes características:
( ) Pensar a assessoria como atividade geradora de conhecimentos complexos.
( ) Indagar sobre as “condições de possibilidade” de aplicação do conhecimento secretarial, bem como suas
condições de gestão.
( ) Conhecer o processo histórico e epistemológico de fundação e atuação de sua área de conhecimento.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.
A
F – F – V.
B
V – F – F.
C
F – V – F.
D
V – F – V.
E
V – V – V.
Em empresas de pequeno e de médio porte, é comum a organização de um evento ficar a cargo do secretário do setor que o esteja promovendo. Em empresas de grande porte, ainda que haja a contratação de pessoal externo para realizar o evento, é importante que o secretário participe ativamente de sua coordenação.
C
Certo
E
Errado
Diz-se que uma organização utiliza o princípio da unidade de comando quando:
A
A empresa é virtual.
B
A estrutura da empresa é matricial.
C
As decisões estão centralizadas na mão de uma única pessoa.
D
Na estrutura organizacional as pessoas se reportam a apenas um chefe.
E
Na empresa existe apenas o dono, os demais são subordinados.
O secretário executivo deve ser proativo, com a mentalidade orientada para a busca de soluções, sem se desligar, contudo, da filosofia e da cultura empresarial.
C
Certo
E
Errado
“A relação do ser humano com o trabalho e todas as suas concepções, principalmente a de ser pensante – sendo o
pensamento um ato criativo –, levou-nos a buscar compreender melhor o que é a criatividade, qual sua relação com
o trabalho e como ocorre dentro da profissão de secretariado executivo. No mundo do trabalho, o desafio é como
transformar o trabalho alienado em criatividade e realização profissional” (Kipper e Fávero, 2009). Nesse sentido, é
correto afirmar:
A
Não basta a estruturação e automação dos escritórios da empresa. São necessárias reuniões corretivas dos processos e
das pessoas, mesmo que o clima organizacional sofra alterações semanais.
B
A criatividade faz parte do contexto do dia a dia do profissional de secretariado, porém é dever do executivo limitar os
focos de criatividade setoriais, aceitando algumas propostas e rejeitando outras.
C
Não basta a estruturação e automação dos escritórios da empresa. É preciso reestruturar as equipes de maneira
periódica, pois a rotatividade é positiva para a implantação de projetos de longa duração.
D
Os focos de criatividade são interessantes para alguns tipos de empresas que estejam relacionadas a projetos
inovadores de desenvolvimento de produtos ou prestação de serviços.
E
Não basta a estruturação e automação dos escritórios da empresa. É necessário rever conceitos, incentivar a
criatividade, buscar habilidades nas pessoas, enfim, é indispensável a integração de toda a equipe de trabalho.
“Como um agente facilitador, o secretário ‘negocia’ o tempo todo. Basta pensarmos que todos os seus
relacionamentos com clientes internos e externos, pares e executivos exigirão soluções de problemas, troca de
informações e levantamento de dados, contatos, orientações etc.” (Neiva e D´Elia, 2009). O processo de negociação é
importante para:
A
evitar sobrecarga de atividades e proporcionar ao secretário executivo maior tempo livre para realização de assuntos
particulares.
B
demonstrar domínio do assunto, intimidando o outro lado da negociação, sejam clientes internos ou clientes externos.
C
os envolvidos sentirem que ganharam mutuamente, tanto no negócio em pauta quanto no relacionamento.
D
evitar qualquer trabalho extra solicitado pela chefia imediata ou colaboradores dos demais setores da empresa.
E
favorecer as decisões da diretoria, resultando no aumento de atividades para o profissional de secretariado.
É necessário que o chefe tenha empatia com seus subordinados e seja simpático ao tratar com eles.
C
Certo
E
Errado
A preocupação de um secretário executivo deve estar voltada especialmente para a comunicação verbal e corporal, e menos para o vestuário.
C
Certo
E
Errado
É imprescindível para quem comanda estar sempre bem informado, saber ouvir e observar o ambiente de trabalho, utilizando-se de muita discrição.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado