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No mercado de trabalho, existem os níveis Médio (Técnico em Secretariado) e Superior (Secretária Executiva) e cada um com suas especificidades. Assim sendo, podemos afirmar que são qualidades indispensáveis a uma Secretária Executiva:
I. segurança profissional, proporcionada por sua capacidade de trabalho, bom senso e equilíbrio.
II. ponderação diante de situações complexas.
III. organização e manutenção dos arquivos de secretaria.
IV. assistência e assessoramento direto a executivos.
Considerando V (verdadeiro) ou F (falso), assinale a alternativa correta:
A
V–V–F–F
B
V–F–V–V.
C
F–F–V–V.
D
V–F–V–F.
E
V–F–F–F.
Analise as afirmativas abaixo:
I. O Profissional de Secretariado Executivo tem capacidade de planejar, organizar, implantar e gerir programas de desenvolvimento dentro da organização, juntamente com a Diretoria.
II. O Secretário Executivo promove idéias e práticas inovadoras, agindo também como empreendedor e implantando soluções alternativas para a organização.
III. Diante do conceito contemporâneo de gerência, os chefes ou gerentes coordenam o processo decisório realizado por equipes e fornecem condições de trabalho a elas.
IV. Os termos de Descentralização e Delegação não são bem vistos pela gerência contemporânea.
Estão corretas apenas as afirmativas:
A
I e IV
B
I, II e IV
C
II, III e IV
D
I, II e III
E
III e IV
Tendo como base o Código de Ética do Profissional de Secretariado podemos afirmar que este profissional deverá, EXCETO:
A
Respeitar a profissão e exercer as atividades buscando um aprimoramento constante.
B
Combater o exercício ilegal da profissão.
C
Assinar documentos expedidos por sua empresa, mesmo que eles possam causar comprometimento da dignidade profissional da categoria.
D
Guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.
E
Estabelecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência.
Visando um bom andamento das atividades laborais e, ainda, o bom desenvolvimento profissional individual no relacionamento com clientes internos e externos nas organizações, o profissional da área secretarial deve fazer uso de certas regras e normas particulares de conduta que conceituam um conjunto de deveres, obrigações e diretrizes a serem seguidas. Assinale a alternativa que contempla esse conjunto de ações.
A
Conduta do indivíduo.
B
Código de Ética.
C
Honestidade no trabalho.
D
Segredo profissional.
E
Aperfeiçoamento profissional.
Para atuar de maneira satisfatória às necessidades de uma empresa, é necessário que o profissional tenha uma visão holística da sua estrutura organizacional. Para isso, é importante o conhecimento e o reconhecimento dos estilos de gerenciamento, a identificação dos processos administrativos e a correlação de responsabilidade entre setores da empresa, do seu planejamento estratégico e até mesmo em relação aos seus valores institucionais. Dentro desse contexto, é correto afirmar que, quando falamos do “profissional de secretariado e a cultura da empresa”, estamos falando de conhecimento:
A
da aplicabilidade da gestão secretarial, aliada ao conhecimento da filosofia, missão e visão de futuro da empresa.
B
dos diferentes níveis hierárquicos dentro da empresa.
C
dos produtos ou serviços disponibilizados pelo segmento de negócio da empresa.
D
do plano de cargos e salários da empresa.
E
dos vetores que alavancam o crescimento produtivo da empresa.
Todo profissional, independentemente da área de atuação, deve ter certos cuidados com sua postura e comportamento no meio corporativo. Exageros de todas as ordens são execráveis em relação a sua imagem profissional e poderão ser usados contra esse mesmo profissional, diante de possíveis progressões ou representatividade empresarial. Por ser considerada(o) o “cartão de visita” da empresa, a(o) secretária(o) não foge a essa regra e deve primar por sua imagem, reputação e comunicação. Partindo-se dessa premissa, no que tange à apresentação pessoal, assinale a alternativa correta.
A
O cuidado com a aparência é fundamental. É, sem dúvida, a primeira impressão que fica. Contudo, esse cuidado tornase irrelevante quando se tem uma boa desenvoltura ao falar, amparada por técnicas de oratória.
B
O gestual faz parte da comunicação verbal, assim como as expressões faciais.
C
Não há regras fixas, mas é aconselhável que a postura seja firme, se tenha discrição em todos os sentidos: vestuário, postura, comportamento, acessórios e até mesmo perfumes.
D
O uso de expressões que denotem intimidade, tais como, “querida” e “flor”, demonstram atenção devida aos clientes.
E
O uso contínuo de jargões técnicos no linguajar de todo profissional, durante o dia-a-dia de trabalho, demonstra conhecimento da área de atuação.
“Todas as capacidades necessárias ou exigíveis para o desempenho eficaz da profissão são deveres éticos” (Ética Profissional, Sá, 2005, p. 154). A área secretarial conta com o Código de Ética da profissão como balizador de normas de procedimentos de conduta da(o) secretária(o) quando no exercício de sua profissão, regulando relações com a própria categoria funcional, com a instituição de atuação e com a sociedade.
Sobre o tema, considere as seguintes condutas:
1. Considerar a profissão como um fim para a realização profissional.
2. Centralizar o processo de comunicação, visando controle.
3. Ser imparcial em seus pronunciamentos e tomadas de decisão, sabendo expressar suas atividades.
4. Direcionar seu comportamento profissional sempre para o bem da verdade, da moral e da ética.
São condutas compatíveis com a dignidade no trabalho:
A
1 e 2 apenas.
B
2 e 4 apenas.
C
1 e 4 apenas.
D
1, 3 e 4 apenas.
E
2, 3 e 4 apenas.
A chamada redação própria refere-se, na maioria das vezes, à maneira como o profissional de secretariado coloca no papel suas idéias, buscando clareza de pensamento, concatenação de idéias e vocabulário adequado à norma culta da língua. Porém, a linguagem usada nas relações comerciais exige conhecimentos específicos em relação a normas, estética e estilos de correspondência comercial. Sobre esse tipo de correspondência, numere a coluna da direita de acordo com a coluna da esquerda.
1. Início da redação.
2. Pessoa nominalmente referida.
3. Desenvolvimento.
4. Endentado.
5. Estrutura.
( ) Número da correspondência, local, data, vocativo, encerramento.
( ) Exatidão, coerência de idéias, clareza e concisão.
( ) A/c.:
( ) Objetivo.
( ) Estilo.
Assinale a alternativa que apresenta a numeração correta da coluna da direita, de cima para baixo.
A
5 – 3 – 4 – 2 – 1.
B
3 – 5 – 2 – 4 – 1.
C
1 – 3 – 2 – 5 – 4.
D
4 – 2 – 1 – 3 – 5.
E
5 – 3 – 2 – 1 – 4.
Ano:
2007
Banca:
COPEVE/UFAL - FUNDEPES
Analisando as afirmações sobre o perfil do(a) secretário(a) no mundo atual,
I. Ter conhecimento de datilografia e informática é suficiente, pois a redação dos textos é ditada pelo executivo.
II. Tomar decisões do que deve ser feito, em seu ambiente de trabalho.
III. Como executor(a) de tarefas, não é necessário o conhecimento da área em que atua.
IV. Deve conhecer regras de comportamento à mesa.
V. Deve ter conhecimentos de preparação de textos e de regras básicas de metodologia científica.
verifica-se que
A
II, IV e V estão corretas.
B
I, II e III estão corretas.
C
apenas a II está correta.
D
II e IV estão corretas.
E
I e II estão corretas.
Considerado fator de diferenciação entre funcionários, o feeling para o atendimento faz a diferença na hora de fechar uma negociação. Todo profissional, independentemente da área de atuação, deve assumir a responsabilidade pela qualidade da comunicação. Algumas habilidades e competências são necessárias para essa atitude, que é a tendência a responder de forma positiva ou negativa às situações vivenciadas no quotidiano de trabalho. Essa tendência de atendimento traz consigo novas formas de atitude pessoal nas empresas. No tocante ao atendimento pessoal ou telefônico, numere a coluna da direita com base na coluna da esquerda.
1. Tom de voz.
2. Uso de métodos de atendimento.
3. Saber ouvir.
4. Entonação e informação correta.
( ) Empatia, avaliação, compreensão e assimilação.
( ) Vantagem determinante ao bom atendimento.
( ) Indicador de humor.
( ) Capacidade de comunicar-se eficientemente com técnicas aplicadas.
Assinale a alternativa que apresenta a numeração correta da coluna da direita, de cima para baixo.
A
3 – 4 – 1 – 2.
B
1 – 2 – 3 – 4.
C
2 – 4 – 1 – 3.
D
2 – 3 – 1 – 4.
E
4 – 1 – 3 – 2.
Apesar do avanço tecnológico e de muitas empresas terem adotado sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), grande parte da comunicação empresarial ainda é feita e distribuída por meio de correspondência escrita, fator esse que exige do profissional de secretariado um bom nível de conhecimento laboral da logística dessa tramitação. O conhecimento das técnicas que permitem essa tramitação é considerado como sendo um dos fatores prioritários ao início das atividades laborais diárias da(o) secretária(o). Assinale a alternativa que define essa atividade.
A
Triagem e distribuição de correspondências.
B
Despacho de correspondências.
C
Arquivamento de correspondências.
D
Protocolo de correspondências.
E
Manuseio de correspondências.
Cada vez mais as reuniões são voltadas à troca de informações, esclarecimento de assuntos diversos e para gerar comprometimento por parte dos seus participantes, isso devido às inovações gerenciais das empresas. Reuniões de cunho meramente informativo, ou apenas para comunicar decisões preestabelecidas estão sendo abolidas. Quando do planejamento e organização de reuniões, deve-se levar em consideração que essa prática envolve:
A
o conhecimento prévio da pauta, tornando a participação de cada um muito mais profícua.
B
uma avaliação de custo de deslocamento de cada participante à reunião, e se o retorno será compatível com o investimento.
C
a participação restrita dos colaboradores internos da instituição.
D
controle de métodos de envolvimento dos participantes nos assuntos propostos.
E
logística fechada de planejamento.
Para o uso correto da ferramenta chamada “arquivo”, conhecido também como móvel para a guarda de documentos, a(o) secretária(o) necessita fazer uso de métodos que facilitem a organização e ordenação de documentos de todas as espécies, de tal forma que possam ser recuperados facilmente quando solicitados. Dentre esses métodos, podese citar o alfabético, o numérico, o alfanumérico, o geográfico, o mnemônico, etc. Para a correta utilização de qualquer um dos métodos, algumas etapas antes do arquivamento dos documentos são necessárias.
Assinale a alternativa que apresenta as etapas que precedem o arquivamento
A
Classificação e organização do acervo documental da empresa.
B
Identificação do ativo e passivo documental.
C
Ordenação das pastas pelo nome da empresa/pessoa.
D
Seleção e organização documental com simplicidade, uniformidade, segurança e flexibilidade.
E
Triagem da documentação histórica da empresa, facilitando sua localização pelo uso de métodos de seleção documental.
Existem inúmeros fatores que auxiliam o profissional de Secretariado e são também responsáveis pela eficiência no trabalho. Sobre estes fatores é correto afirmar, EXCETO:
A
A agenda é um dos principais recursos deste profissional, pois registra as obrigações diárias e serve como lembrete para compromissos futuros.
B
O fax-símile é uma ferramenta útil, pois facilita o contato imediato com outros órgãos.
C
O computador auxilia na comunicação, além de armazenar informações e disponibilizá-las de imediato.
D
O telefone é uma ferramenta útil, mas é dispensável no dia-a-dia empresarial.
E
O Arquivo, uma vez organizado, possibilita melhor acesso às informações necessárias e torna o trabalho mais dinâmico.
No que diz respeito ao Código de Ética do Profissional de Secretariado, podemos afirmar que é de responsabilidade deste profissional, EXCETO:
A
Elevar a categoria através de exemplos de atos cotidianos.
B
Obedecer aos preceitos legais e morais.
C
Tratar a profissão como um dos bens mais nobres.
D
Informar-se de todos os assuntos referentes à sua profissão.
E
Prescindir da operacionalização e canalização adequada do processo de comunicação com o público.
Considerado profissional importante dentro das organizações, reconhecido como agente facilitador no quotidiano corporativo, o profissional da área secretarial detém um conjunto de habilidades e competências que pode ser traduzido em:
A
decisões corretas e boa comunicação.
B
equilíbrio emocional e pró-atividade.
C
atribuições e responsabilidades.
D
bom senso e atitudes individuais.
E
autoconhecimento e autodisciplina.
Hoje, mais do que nunca, ligados diretamente aos núcleos decisórios nas empresas, os profissionais da área secretarial são indispensáveis em qualquer organização empresarial moderna, independentemente do seu porte (pequena, média ou grande). Como conseqüência da reengenharia organizacional e do movimento que vem ocorrendo nessas empresas, novas funções lhes foram acrescidas, mudando o perfil desses profissionais. Sobre o assunto, considere as seguintes características:
1. Profissionais que não precisam de supervisão em suas ações, e sim orientações e incentivos à pró-atividade.
2. Profissionais empreendedores e especialistas em algumas áreas de negócios, ajudando a dar destaque à empresa no seu segmento empresarial.
3. Profissionais gestores do bom andamento do quotidiano profissional, principalmente no que tange à gestão de pessoas.
4. Profissionais desatualizados no uso de inovações tecnológicas ligadas aos aplicativos e à automação dos escritórios.
São consideradas atribuições inerentes ao perfil secretarial de hoje:
A
4 apenas.
B
1, 2 e 3 apenas.
C
1, 3 e 4 apenas.
D
2 e 4 apenas.
E
2 e 3 apenas.
Dentre as competências e habilidades que compõem o perfil do profissional de Secretariado Executivo, é correto afirmar:
A
Deve-se manter a organização e o controle mensal do Arquivo.
B
Cuidar pelo recebimento, triagem e distribuição das correspondências.
C
Tratar dos assuntos empresariais diretamente que lhe competem, não sendo necessário seguir a hierarquia organizacional.
D
Agir com discrição, sem maiores preocupações com o vestuário.
E
Agir de acordo com a filosofia e as normas da empresa, mesmo que as mesmas não estejam de acordo com o Código de Ética da profissão.
O profissional de secretariado ocupa uma posição estratégica dentro da organização e isto exige uma grande habilidade nos relacionamentos com os executivos, colegas e clientes. Uma das maneiras para manter uma atitude amistosa, ensejando um clima de cordialidade com todos, é:
A
repassar aos colegas as informações tratadas nas reuniões da Diretoria, a fim de mantê-los cientes dos acontecimentos.
B
apoiar todos os pontos de vista do grupo, com o intuito de demonstrar sua compreensão em relação aos demais.
C
trocar idéias com os visitantes, sobre os assuntos referentes às suas atividades de secretário, com o propósito de manter futuros contatos comerciais.
D
desempenhar o trabalho eficientemente e manter um relacionamento cordial e respeitoso com os demais.
E
opinar sempre a favor da empresa ou de qualquer um de seus membros, em reuniões abertas ao público
As organizações geram inúmeros documentos para atender as suas atividades. Para mantê-los organizados, o profissional de secretariado, antes de apreender a sistematização do arquivamento, precisa assimilar a importância e o valor da preservação dos documentos. Por isso, é válido saber que:
1) a importância dos arquivos cresceu enormemente, à medida que se desenvolveram os conceitos sociais, econômicos e culturais da humanidade.
2) a disseminação do ideal democrático ampliou os horizontes dos indivíduos, mas, não, as portas da consulta, da pesquisa e dos arquivos.
3) o documento, por si só, pode ser encarado como um instrumento para o correto desempenho da administração pública.
4) os arquivos públicos são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos estritamente governamentais.
Está(ão) correta(s) apenas:
A
1
B
1 e 2
C
2 e 3
D
3 e 4
E
1, 2 e 3
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