Questões de Concursos

As organizações precisam organizar seus arquivos mortos seja ele físico ou digital e seguir procedimentos adequados de descarte após o período regular de arquivamento. Assinale a alternativa correspondente a exemplos de documentos que com um tempo podem ser considerados como arquivos mortos.

Para cumprimento do seu ciclo vital, os documentos passam por três fases de arquivamento; São elas: fase corrente, fase intermediária e fase permanente. Essas são definidas de acordo com fatores como frequência de consulta, nível de importância e vigência administrativa.

Sobre a fase intermediária, é CORRETO afirmar que

Os órgãos públicos possuem grande volume de documentação. Toda a expedição e recepção de documentos devem ser protocoladas e registradas em sistema, visando evitar extravios, perda de prazos e demais problemas no processo. Contudo, com o uso da tecnologia é possível minimizar esse fluxo de documentos que ocorre por meio físico. Sobre algumas das vantagens do uso da tecnologia, analise as afirmativas abaixo.

I. Redução do papel.

II. Agilidade no processo.

III. Facilidade no compartilhamento das informações.

Estão corretas as afirmativas:

Os instrumentos de gestão decorrentes dos processos de Classificação e Avaliação documental são respectivamente:

O Arquivo Público Municipal requer uma boa gestão documental e para tal, é necessário um Programa de Gestão Documental. Sobre o tema, atribua V para item verdadeiro e F para item falso:

(__)É imperativo que o município conte com um programa de gestão documental adequado, pois, sem uma política eficiente de arquivos e gestão de documentos e informações é muito pouco provável que haja uma política eficiente de acesso às informações públicas.

(__)A existência de um programa de gestão documental integrado, ou seja, que integralize as fases corrente, intermediária e permanente, tem como consequência a perda, extravio ou destruição indiscriminada do patrimônio documental público, podendo acarretar danos irreparáveis à administração pública, ao direito fundamental dos cidadãos ao acesso a dados, documentos e informações públicas, à produção do conhecimento, à história e memória do município e do país.

(__)Com a promulgação da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que assegurou amplo acesso às informações públicas de maneira mais detalhada, com indiscutíveis repercussões no âmbito dos municípios, a gestão documental assume uma importância ainda maior.

(__)Não se consegue oferecer ao cidadão uma informação que não se sabe onde está, pois, esta não foi efetivamente tratada, processada, controlada e preservada, ou pior, a informação que não se tem, pois esta foi eliminada sem critério.

Respondidos os itens, a sequência CORRETA é:

Racionalização do trabalho de arquivamento, otimização de espaços físicos e melhoria da preservação e conservação documental são benefícios dos investimentos em sistemas eletrônicos de gestão documental.

Em relação à gestão de documentos e arquivos, associe os termos da coluna 1 com as respectivas definições apresentadas na coluna 2.

Coluna 1 Termos

1. Arquivo

2. Certificação Digital

3. Criptografia

4. Identidade

5. Metadados

Coluna 2 Definições

( ) Método de codificação de dados segundo algoritmo específico e chave secreta, de forma que somente os usuários autorizados possam restabelecer sua forma original.

( ) Conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos.

( ) Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo.

( ) Atividade pela qual se estabelece uma relação única, exclusiva e intransferível entre um elemento criptográfico e uma pessoa física ou jurídica.

( ) Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Na gestão de documentos, produção e fluxo documental se referem às atividades e procedimentos que implicam na produção-criação, recepção, protocolo, trâmite e acompanhamento dos documentos. O serviço de protocolo compreende um conjunto de operações que

Em relação à gestão de documentos, analise as assertivas abaixo:

I. A concepção teórica e a aplicação da gestão de documentos surgiram no final do século XIX, em função dos problemas detectados nas administrações públicas americanas e canadenses no que se referia ao uso e guarda dos documentos de arquivo.

II. Segundo Jardim (1987), a gestão de documentos contribuiu para as funções arquivísticas ao propor a eliminação de documentos de valor histórico.

III. Alguns fatores inibiram a adoção da gestão de documentos pelas instituições arquivísticas, tais como observa Jardim (1987): limitações de ordem legal; escala e complexidade dos governos nacionais; tradições administrativas que impedem uma reorganização radical dos sistemas vigentes; e o papel histórico dos arquivos nacionais.

Quais estão corretas?

Assinale a alternativa contrária aos objetivos da gestão de documentos.

A gestão adequada de documentos é essencial para garantir a eficiência e a transparência nas atividades organizacionais. Sobre esse assunto, julgue as sentenças a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)A implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) pode facilitar o acesso, permitindo pesquisas, visualização e compartilhamento de documentos de forma controlada.

(__)No contexto administrativo, os documentos podem ser categorizados em três tipos: correntes, associativos e futuros.

(__)A tramitação dos documentos refere-se ao seu fluxo dentro da organização, o que inclui o encaminhamento, recebimento, análise, aprovação e distribuição para as partes interessadas.

Assinale a alternativa com a sequência correta:

O arquivo intermediário consiste no conjunto de documentos originários de arquivos permanentes, com uso pouco frequente, que aguarda uma destinação.

Os arquivos possuem um ciclo de vida que começa com a criação do documento e se encerra quando o ato, ação ou evento que o originou é concluído, levando em consideração também a sua frequência de uso. O ciclo pode ser categorizado em arquivo corrente ou de gestão, arquivo intermediário e arquivo permanente. Em relação ao arquivo intermediário destaca-se que são:

A Gestão de Documentos consiste em um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Tramitar é o mesmo que

Considerando-se a gestão de documentos, a avaliação é o processo de análise de documentos que visa estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos. Sobre isso, analisar a sentença abaixo:

Para que o ciclo vital de documentos flua, segundo a Teoria das Três Idades, a avaliação insere-se no contexto do arquivo corrente (1ª parte). Admite-se que se avalie e reavalie os documentos em qualquer etapa do arquivamento, desde que esse procedimento se torne rotina (2ª parte).

A sentença está:

Como instrumento de gestão de documentos, o plano de classificação de documentos de arquivo:

I.Resulta da atividade de classificação que lista os documentos de arquivo de acordo com o assunto dos documentos.

II.Resulta da atividade de classificação que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo.

III.Agrupa documentos de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação.

É correto o que se afirma em:

A gestão de documentos eletrônicos é objeto da função de criação.

O procedimento e a rotina específica que possibilitam uma maior eficiência e agilidade no gerenciamento e no controle das informações no processo de gestão de documentos arquivísticos é

Quando nos referimos à Gestão de Documentos, entende-se como um conjunto de procedimentos utilizados para garantir uma correta organização e armazenamento dos documentos da empresa. As três fases pelas quais os documentos passam são: produção de documentos, utilização de documentos e destinação dos documentos.

A fase de utilização de documentos refere-se a

Durante a realização dos processos de gestão de documentos em uma instituição são gerados diversos instrumentos que auxiliam a definição do tipo documental, da sua classificação, da temporalidade e da destinação final, entre outras facilidades.

É considerado um instrumento de gestão de documentos: