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Questões de Concurso sobre Avaliação e Tabela de temporalidade de documentos
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O instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos é
A
a tabela de equivalência.
B
a listagem de eliminação de documentos.
C
a tabela de temporalidade.
D
o edital de ciência de eliminação de documentos.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Verbena
A Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação no qual constam todos os documentos existentes na instituição, determinando os respectivos prazos de guarda no arquivo corrente e intermediário e definindo quanto à
A
transferência, guarda permanente e destinação final.
B
transferência, recolhimento e destinação final.
C
eliminação, guarda permanente e arranjo.
D
eliminação, recolhimento e arranjo.
O principal objetivo da avaliação de documentos é
A
a eliminação de documentos.
B
a preservação de documentos.
C
o armazenamento de documentos.
D
a microfilmagem de documentos.
E
a diminuição dos espaços de guarda de documentos.
A partir da observação da tabela de temporalidade abaixo, assinale a alternativa correta:
A
Os documentos de termo de posse devem passar dez anos na fase intermediária.
B
A digitalização dos documentos de ofícios deve ocorrer na fase permanente.
C
A eliminação dos documentos físicos dos diários deve ocorrer cinco anos após sua digitalização.
D
Os documentos de diários devem passar vinte e cinco anos na fase intermediária.
E
Os documentos de contratos devem aguardar dez anos para serem destinados ao arquivo permanente.
Na gestão de documentos, a tabela de temporalidade é um instrumento que define:
I. Os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária.
II. A eliminação ou guarda permanente dos documentos de acordo com seu valor.
III. A obrigatoriedade de digitalização de todos os documentos ao final de seu prazo de guarda.
Das assertivas acima, está correto o que se afirma em:
A
I e II, apenas.
B
I e III, apenas.
C
II e III, apenas.
D
I, II e III.
Leia o cenário a seguir, considerando o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).
Benedito é arquivista e trabalha no arquivo central do Instituto de Ciências Exatas e Biológicas (ICEB) da UFOP, responsável pela custódia dos documentos na fase intermediária e permanente da unidade. Na primeira semana de janeiro de 2024, tendo em vista o término do segundo semestre letivo de 2023, os secretários do Programa de Pós-Graduação em Química (PPGQUIM), do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Computação (PPGCC) e do Programa de Pós-Graduação em Ciências Biológicas (PPG-CBIOL) encaminharam para o arquivo, acompanhados dos termos de transferências e de listagens descritivas, os seguintes documentos originais, devidamente acondicionados identificados:
• Dois projetos pedagógicos do PPGQUIM. O primeiro datado de 2015 e com as seguintes informações na capa no processo: “Aprovado no Conselho em 27/09/2015, passa a vigorar a partir do primeiro semestre de 2016” e “Vigente até o segundo semestre de 2023”. O segundo com seguinte informação na capa do processo: “Aprovado no Conselho em 22/11/2023, passa a vigorar a partir do primeiro semestre de 2024.”
• Cinco processos de credenciamento para orientação no PPGC, sendo dois de docentes da linha de pesquisa Química de Substâncias Biologicamente Ativas e três de docentes da linha de pesquisa Síntese Inorgânica e Catálise. Os cinco processos contêm a seguinte informação registrada na capa: “Credenciamento aprovado na Reunião do Colegiado de 15/11/2003. Vigência: 02 anos.”
• A Resolução da reitoria homologando a criação do PPG-CBIOL, cuja data é 10/03/1994.
Benedito devolveu todos os documentos aos devidos secretários, pois detectou equívocos.
PRAZOS DE GUARDA | |||||
CÓDIGO | ASSUNTO | Fase Corrente | Fase Intermediária | DESTINAÇÃO FINAL | OBSERVAÇÕES |
PRAZOS DE GUARDA | |||||
CÓDIGO | ASSUNTO | Fase Corrente | Fase Intermediária | DESTINAÇÃO FINAL | OBSERVAÇÕES |
130 Cursos de pós-graduação stricto sensu (inclusive na modalidade a distancia) | |||||
131 Concepção, organização e funcinamento dos xursos de pós-graduação stricto sensu | |||||
131.1 | Projeto pedagógico dos cursos | Enquanto vigora | - | Guarda Permanente | |
131.2 | Criação de cursos. Criação de programas | Até a homologação do ato | 5 anos | Guarda Permanente | |
131.21 | Autorização. Reconhecimento. Renovação de reconhecimento | Até a homologação do ato | 5 anos | Guarda Permanente | |
131.3 | Desativação de cursos. Extinção de cursos | Até a homologação do ato | 5 anos | Guarda Permanente | |
131.4 | Credenciamento para orientação | 5 anos | 10 anos | Eliminação | |
132 Planejamento e organização curricular | |||||
132.1 | Estrutura do currículo(grade ou matriz curricular) | Enquanto vigora | - | Guarda Permanente | |
132.2 | Reformulação curricular (inclusive criação de novas áreas de concentração) | Enquanto vigora | - | Guarda Permanente | |
Considerando o cenário e o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos apresentados anteriormente, analise as justificativas a seguir.
I. Benedito devolveu os dois projetos pedagógicos para a Secretaria do PPGQUIM, porque ambos ainda estão na fase corrente e não devem ser transferidos ao arquivo intermediário.
II. Benedito devolveu os 5 processos de credenciamento para orientação para a Secretaria do PPGC, porque o termo de transferência deve ser substituído pelo termo de recolhimento, e os documentos em questão devem ser recolhidos ao arquivo permanente.
III. Benedito devolveu a Resolução para a Secretaria do PPG-CBIOL, porque o termo de transferência deve ser substituído pelo termo de recolhimento, e a Resolução deve ser recolhida ao arquivo permanente.
Estão incorretas as justificativas
A
I e II, apenas.
B
I e III, apenas.
C
II e III, apenas.
D
I, II e III.
Os documentos podem apresentar diferentes características de acordo com seu prazo de guarda. Escolha a opção de resposta que está correta em relação ao prazo de guarda.
A
Guarda provisória
B
Guarda aleatória
C
Guarda eventual
D
Guarda definitiva
E
Guarda selecionada
O instrumento de gestão documental responsável por estabelecer os prazos de guarda e a respectiva destinação final de documentos produzidos e recebidos por uma organização, é conhecido como
A
plano de avaliação.
B
glossário documental.
C
tabela de temporalidade.
D
índice de tombamento.
E
manual tipológico.
Em determinado Setor de Arquivo estava exposto um quadro com a seguinte tabela de temporalidade:
SETOR DE ARQUIVOS – TABELA DE TEMPORALIDADE | ||||
DOCUMENTO | CORRENTE | INTERMEDIÁRIA | DESTINO FINAL | OBSERVAÇÕES |
Ofícios | 5 anos | 10 anos | Descarte | - |
Contratos | 10 anos | 40 anos | Arquivo Permanente | - |
Processos | 10 anos | 10 anos | Arquivo Permanente | - |
A partir da observação da tabela, assinale a alternativa correta:
A
Pode-se concluir que os responsáveis pela elaboração da tabela consideraram que as chances de se fazer necessário manipular os documentos de contrato durante a segunda metade da primeira década de seu arquivamento é superior às chances de se precisar usar um documento de ofício.
B
O tempo que um processo permanecerá no arquivo corrente da entidade é igual ao tempo que ele passará no arquivo intermediário, podendo-se concluir que, somando a isso o tempo em que ele será preservado no arquivo permanente, totalizará trinta anos.
C
A partir do disposto na tabela, entende-se que os documentos de ofício devem ser recolhidos ao arquivo corrente quando completarem 5 anos de produzidos, sendo transferidos à fase intermediária quando atingirem 10 anos desde a data em que foram emitidos.
D
A previsão de descarte foi indevidamente colocada na tabela, já que, pela teoria das três idades, faz-se necessário que o documento de arquivo siga as três fases pelo bem de sua preservação.
E
A determinação da quantidade de anos que cada tipo de documento passará em cada fase de arquivo é feita a partir do volume representado pelo documento e pelo espaço médio que costuma ocupar.
Ao analisar a importância da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, é possível observar os exemplos a seguir. No entanto, há um erro conceitual em uma das alternativas, assinale-a:
A
Diferenciar os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente.
B
Aumentar a massa documental.
C
Aumentar o índice de recuperação da informação.
D
Conquistar espaço físico.
E
Garantir condições para preservação dos documentos permanentes.
O objetivo da avaliação de documentos de arquivo é a preservação de documentos.
C
Certo
E
Errado
Uma tabela de temporalidade apresenta estrutura previamente definida e contempla as atividades-meio e as atividades-fim do órgão ou da entidade. A elaboração da tabela de temporalidade considera alguns aspectos, como os destacados abaixo. No entanto, há um erro conceitual em uma das alternativas, assinale-a:
A
Na elaboração da tabela de temporalidade, a função primária está estritamente associada às funções administrativas que o documento apresenta para a instituição e/ou o órgão público.
B
A estimativa de vida de um documento primário precisa ser racional e segura, pois, após o seu descarte, a informação original deixa de existir.
C
Os documentos permanentes só poderão ser descartados após o aval da Secretaria da Educação.
D
A elaboração da tabela de temporalidade considera, dentre outros aspectos, a teoria das três idades.
E
Nos documentos de função secundária, a guarda é permanente.
O Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de Arquivos publicaram, em junho de 2005, a Resolução n.º 22, que dispõe sobre as diretrizes para avaliação de documentos em instituições de saúde. É correto afirmar que essa política:
A
obriga as instituições de saúde a criar e implementar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com a respectiva publicação do ato normativo interno de sua criação em Diário Oficial ou em veículo de divulgação usual.
B
considera a legislação que institui e aprova o regulamento dos conselhos Federal e Regionais de Medicina e o Código de Ética Médica.
C
determina ser competência do arquivista o estabelecimento de temporalidade e a destinação final dos prontuários de pacientes, independentemente da forma ou do suporte.
D
estabelece a constituição da Comissão de Avaliação de Documentos nas instituições de saúde, que deverá ser composta de uma equipe multiprofissional, presidida por um representante do corpo clínico e da equipe de saúde.
E
inclui, entre os requisitos necessários para o desenvolvimento da avaliação, o conhecimento da terminologia e dos procedimentos das áreas médica e jurídica.
São critérios utilizados na avaliação e na seleção de documentos para a sua transferência ao arquivo permanente:
I. Valor histórico.
II. Relevância administrativa.
III. Tamanho do volume de armazenamento.
Estão CORRETOS:
A
Somente os itens I e II.
B
Somente os itens I e III.
C
Somente os itens II e III.
D
Todos os itens.
Segundo os critérios definidos por meio da tabela de temporalidade, é possível diferenciar documentos de guarda eventual, temporária e permanente. Assim, foram destacados alguns exemplos de documento de guarda temporária, exceto:
A
Textos que tenham sido reproduzidos total ou parcialmente, cujas informações essenciais se encontrem recapituladas em outros.
B
Textos que apresentem informação repetida.
C
Textos que sejam cópias e duplicatas de originais destinados a guarda permanente.
D
Textos que, embora sejam originais, tenham interesse administrativo apenas por determinado período.
E
Convites e correspondência recebida que não se relacionam com o desempenho de nenhuma atividade do órgão ou entidade.
Na tabela de temporalidade, o prazo de prescrição informa o intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A avaliação é um conjunto de operações subsequentes à fase de destinação, visando encaminhá‑los à guarda temporária ou permanente, à eliminação ou à microfilmagem.
C
Certo
E
Errado
A fim de realizar a correta elaboração e utilização da tabela de temporalidade de documentos de arquivo, é necessário o conhecimento:
A
Da data atribuída a um documento em função do interesse que possa ter para o órgão ou entidade e outros usuários, tendo em vista sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
B
Do prazo atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para o órgão ou entidade que o produziu, levando-se em consideração a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
C
Dos valores que podem ser atribuídos aos documentos, bem como as características desses documentos de acordo com seus prazos de guarda.
D
Da data de interesse passageira, que não possui valor administrativo, legal ou fiscal para o órgão ou para a entidade.
Com relação à avaliação de documentos, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa..
( ) | A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte material ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. |
( ) | A Tabela de Temporalidade de Documentos resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente. |
( ) | O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificação que recupera o contexto de produção dos documentos arquivísticos agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. . |
As afirmativas são, respectivamente,
A
F, V e F.
B
F, V e V.
C
V, F e F.
D
V, V e F.
E
V, V e V.
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao arquivo nacional, a conceituação Tabela de Temporalidade adotada pela comunidade arquivística, significa:
A
Instrumento de pesquisa no qual são descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundo, podendo ser elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.
B
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.
C
Instrumento de pesquisa auxiliar correspondente às antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de arranjo de um arquivo.
D
Mecanismo utilizado para os termos avaliação e destinação, uma vez que se avalia a documentação para dar o destino final a ela, sendo que esse destino final é, portanto, fruto da avaliação.
E
Estabelece uma correspondência entre diferentes notações, por ter havido mudanças no percurso.
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