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Documentos textuais em suporte papel, avaliados e considerados sem valor para guarda provisória ou definitiva, devem ser:
preservados por um prazo legal, igual ou superior a cinco anos.
preservados por um prazo não inferior a quinze anos.
preservados por um prazo definido por legislação específica
incinerados indiscriminadamente, por ordem de instâncias superiores.
comercializados como papel velho, destinado à reciclagem.
Como instrumentos de destinação, as tabelas de temporalidade
indicar a destinação dos documentos.
que refletem o funcionamento da instituição.
determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente.
que se tornaram obsoletos e que estão manuscritos.
que estão inseridos na fase corrente.
que provam como a instituição foi organizada.
indicar a data provável para a eliminação dos documentos.
Os motivos básicos que levam a que se descartem documentos em arquivos públicos devem ser:
fundamentalmente oficiais, para que se mantenham os serviços governamentais em funcionamento, sem problemas de espaço físico e de materiais de consumo necessários.
fundamentalmente culturais, para que se preserve, em perfeita condição de uso, a memória dos atos de governo.
oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do governo e registram a historicidade de seus atos.
derivados das características da produção e da acumulação dos papéis públicos, evitando-se a redundância das informações ou a manutenção de documentos sem interesse administrativo, jurídico ou histórico.
vinculados aos desejos da administração de modernizar os serviços, preservando somente documentos de valor administrativo.
Considerando a teoria das três idades, a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio:
intermediário;
corrente/intermediário;
intermediário/permanente.;
corrente;
permanente.
É prática corriqueira, nas instituições brasileiras, a formação de grandes depósitos de massa documental acumulada, vulgarmente denominados "arquivo morto". Tais documentos
representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico.
deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção.
determinar o prazo de guarda dos documentos na fase intermediária.
Todo documento, à exceção daqueles relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da instituição, finalizado o trâmite, pode ser descartado.
O instrumento conhecido como tabela de temporalidade, também denominada tabela de descarte, poderá ser eficiente nos casos em que ela estiver pronta para:
a possibilidade efetiva de remover e eliminar documentos, de acordo com os períodos de retenção recomendados.
a normalização previamente delimitada no plano de classificação feito ao mesmo tempo que a tabela.
a identificação minuciosa de todos os tipos, suportes e características dos documentos que podem ou não ser eliminados.
a minuciosa descrição dos documentos que se resolveu preservar ou manter, por terem relevância administrativa, jurídica e informativa.
ser usada por meio de recursos informatizados.
que registram pura formalidade.