Questões de Concurso sobre Avaliação e Tabela de temporalidade de documentos

O principal objetivo da avaliação de documentos é a eliminação de documentos produzidos e recebidos pelas atividades-meio das instituições.

Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela avaliação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada.

A avaliação de documentos prescreve que o supérfluo seja eliminado dentro de determinados prazos e que a massa documental seja reduzida sem prejuízo da informação.

Um dos objetivos da avaliação é o controle do processo de produção documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informação.

A avaliação em acervos acumulados deve ser feita a partir dos dados obtidos no levantamento da produção documental do órgão.

O prazo de guarda corresponde ao período em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente, intermediário e permanente.

Indica-se a guarda temporária para os documentos recapitulativos e para aqueles cujas informações estejam reproduzidas em outros documentos.

O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.

Documentos com valor de guarda intermediária não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser preservados pelo próprio órgão detentor.

A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico.

Na prática da avaliação, são em geral considerados de valor permanente

Não se pode reduzir a padrões exatos as considerações a serem observadas na determinação dos valores dos documentos.

O manual deve contemplar os critérios adotados no processo referentes à política de avaliação aplicada ao acervo arquivístico.

Os processos ultimatos, de procedência externa, serão transferidos ao arquivo de caráter permanente.

A tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de terceira idade.

Na amostragem aleatória, qualquer elemento pode ser representativo.

Ao se adotar a amostragem exemplar ou modelo, se estará conservando os documentos mais importantes ou significativos de uma classe.

Os índices adotados para aplicação da amostragem variam de 1% a 10% dos documentos acumulados.

Na amostragem do tipo seletiva, conserva-se um ou vários exemplares da série documental.

Caberá à comissão permanente de avaliação documental do DPF definir os prazos de guarda e a destinação final dos documentos identificados na massa documental.