Questões de Concurso sobre Avaliação e Tabela de temporalidade de documentos

A implantação do processo de avaliação de documentos inclui, entre outros, os seguintes passos: elaboração de textos legais ou normativos que definam procedimentos para a avaliação; análise do fluxo documental; identificação dos valores primário e secundário dos documentos; e definição dos seus prazos de guarda.

Os documentos oficiais, nas organizações, passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida. A fase que é constituída pelo conjunto de documentos, não mais necessários à manutenção das atividades cotidianas e nem de uso frequente, mas que devido às questões administrativas, legais e financeiras aguardam em depósito de armazenamento temporário até a destinação final, é a fase

Na Administração Pública, a eliminação de documentos ocorre após concluído o processo de avaliação e seleção conduzido

O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos arquivísticos que devem ser aplicados

Avalie as seguintes afirmativas sobre a organização de um arquivo e sua documentação, indicando se são verdadeiras (V) ou falsas (F):

( ) A classificação de documentos em um arquivo deve ser baseada exclusivamente na data de criação do documento, para facilitar a recuperação cronológica das informações.

( ) A digitalização de documentos físicos é uma estratégia eficaz para a preservação a longo prazo, mas requer que sejam estabelecidas políticas claras de gestão eletrônica de documentos, incluindo backup e segurança da informação.

( ) Documentos considerados de valor permanente devem ser avaliados periodicamente para determinar se sua importância justifica a continuidade da sua preservação física ou digital.

( ) A descrição arquivística é uma ferramenta essencial para a recuperação da informação, pois facilita o acesso aos documentos por meio de metadados que resumem seu conteúdo, contexto de criação e estrutura.

( ) Todos os documentos de um arquivo devem ser acessíveis ao público em geral, como parte do princípio da transparência administrativa.

A sequência correta é:

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização

É voz corrente no disciplinamento da arquivologia, que a avaliação de documentos se refira a um processo de análise e de seleção de documentos. Dessa maneira, precisa objetivar o estabelecimento de prazos para sua guarda nas fases corrente, intermediária e destinação final, ou seja, a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Nesse aspecto, essa avaliação é composta pela

A tabela de temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente, mas deverá ser conhecida somente por uma parte dos profissionais de arquivologia.

Nos termos da Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, aprovada pela Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, identifique a alternativa que preenche CORRETAMENTE as lacunas presentes no quadro abaixo, na ordem em que aparecem:

(Fonte: Arquivo Nacional, 2020. Disponível em: https:/www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-1/codigo-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo/copy_of_cod_classif_-e _tab_ temp_2019_m_book_digital_25jun2020.pdf. Acesso em: 05 jul. 2024)

Em relação à Tabela de Temporalidade, analise as afirmativas a

I. Existem documentos que devem ser armazenados por tempo indefinido. No entanto, boa parte das documentações apresenta uma validade de armazenamento determinada.

II. Enquanto estiverem dentro da validade jurídica, há uma obrigação legal de mantê-los íntegros. Esse fato é mais uma prova da importância do arquivamento de documentos.

III. Na hora de elaborar os índices, deve-se anotar num bloco de notas à parte o prazo de validade do documento, seja no arquivo físico ou digital.

Assinale

Coutore (1999) elucida que a avaliação documental é uma das características mais distintas da Arquivística contemporânea, uma vez que as decisões tomadas na criação, aquisição, classificação, descrição, disseminação e conservação dos arquivos são oriundas desse processo. De acordo com a avaliação documental, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) Os valores inerentes aos documentos públicos modernos, conforme Schellenberg (2006), são divididos em duas categorias: valores primários (para outras entidades e utilizadores privados) e os valores secundários (inerentes à própria entidade onde se originam).

( ) O instrumento gerado pelo processo de avaliação é o Código de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos.

( ) Avaliação, no âmbito dos arquivos, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação em razão dos valores que lhes são atribuídos.

( ) O valor secundário, de acordo com Schellenberg (2006), possui dois aspectos: valor probatório e informativo.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Para checar o nome correspondente de uma antiga notação que foi alterada, é necessário recorrer à tabela de temporalidade constante no arquivo.

Leia os enunciados abaixo, marque posteriormente a alternativa correspondente.

I- A tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo é um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.

II - A transferência é a operação pela qual um conjunto de documentos é transferido do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

III - A tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo deve contemplar as atividades-meio e as atividades-fim de cada órgão ou entidade.

IV - Para a correta elaboração e utilização da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo, é necessário o conhecimento dos valores que podem ser atribuídos aos documentos.

Em relação à destinação final dos documentos do Poder Judiciário, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Os documentos permanentes devem ser definitivamente preservados no suporte original de criação.

( ) A amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação é de guarda permanente.

( ) No Poder Judiciário, os documentos processuais de guarda permanente são distintos dos documentos históricos da instituição.

( ) Documentos recolhidos ao arquivo permanente podem ser objeto de nova solução de destinação, uma vez que já constituem acervo histórico.

A sequência está correta em

O instrumento que auxilia na gestão de documentos por conter os prazos de guarda e a destinação de documentos é denominado

Assinale a opção que indica a idade em que deve ser feita a avaliação dos documentos de arquivo e depois de qual função arquivística, respectivamente,

Segundo Paes (2008), um bom serviço de microfilmagem pressupõe, além do estabelecimento de um criterioso programa de avaliação e seleção do acervo documental, a:

Uma função arquivística se refere ao ato de julgar os valores dos documentos arquivísticos (valor primário e secundário) e decidir o período durante o qual esses valores se aplicam aos documentos, em um contexto que leva em conta o vínculo existente entre a pessoa física ou jurídica e os documentos arquivísticos no curso de suas atividades. O conceito citado trata-se da

Dentre as funções arquivísticas elencadas pelos autores canadenses Couture e Rousseau (1998) está a avaliação de documentos. Essa função arquivística é a base da constituição dos arquivos permanentes, mas também é fundamental para que se possa eliminar documentos de forma criteriosa e com segurança. Em meados do século XX surgem as primeiras preocupações com a eliminação de documentos arquivísticos. Fonseca (2005) discorre a respeito dos modelos de eliminação de documentos surgidos neste período. A partir disso, analise as assertivas abaixo:

I. O modelo inglês defende que a eliminação é responsabilidade da administração produtora e que tal atividade não faz parte das atribuições do arquivista.

II. O modelo alemão defende que deve haver a intervenção do arquivista no processo de eliminação de documentos.

III. O modelo francês defende que os documentos relativos a atividade-fim de uma instituição devam ser de guarda permanente. IV. O modelo holandês defende que a eliminação deve ser feita por amostragem.

É correto o que se afirma em

Analise as informações a seguir:

I. É correto afirmar a avaliação de documento arquivístico é um trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato), a fim de estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação sem considerar seu ciclo de vida.

II. A avaliação do valor de um documento arquivístico vai depender do suporte se papel, filme, fita magnética, disquete, disco ótico ou qualquer outro formato em que o documento esteja registrado.

Marque a alternativa CORRETA: