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Questões de Concurso sobre Avaliação e Tabela de temporalidade de documentos
Disciplina
1
Assunto
1
Banca
Instituição
Cargo
Ano
Carreira
Área de formação
Escolaridade
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1.236
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Ano:
2025
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão de documentos que garantem:
A
A simplificação e a racionalização das funções arquivísticas, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações, autorizando a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda intermediária.
B
A simplificação e a racionalização da aplicação da teoria das três idades, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações, autorizando a eliminação focando na desocupação de espaço físico do arquivo, promovendo a preservação dos documentos de guarda permanente.
C
A racionalização da aplicação da teoria das três idades, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações, autorizando a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente.
D
A racionalização da aplicação da teoria das três idades, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações, autorizando a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a ampliação e espaço físico útil à instituição e a preservação dos documentos de guarda permanente.
E
A simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações, autorizando a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente.
Sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos, assinale a alternativa correta.
A
Por ser um instrumento dinâmico de gestão, a Tabela de Temporalidade deve ser atualizada periodicamente.
B
É um instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovado por comissão externa devidamente formada para tal fim.
C
A oficialização e efetiva aplicação da Tabela de Temporalidade permitirá ao órgão ou entidade descartar os documentos que possuam valor probatório e informativo relevantes quando der o prazo correto, desde que devidamente digitalizados.
D
A Tabela de Temporalidade de Documentos precede e determina o desenvolvimento do Plano de Classificação de uma instituição.
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é um instrumento fundamental para a gestão de arquivos, pois estabelece prazos de guarda e a destinação final dos documentos. Sua principal finalidade é:
A
organizar os documentos por ordem alfabética e facilitar a busca em arquivos permanentes.
B
determinar a frequência com que os documentos devem ser digitalizados para fins legais.
C
definir os prazos de guarda e a eliminação ou preservação dos documentos conforme seu valor administrativo, fiscal ou histórico.
D
substituir os documentos físicos por cópias digitais, eliminando a necessidade de conservação.
No contexto da gestão documental, marque a alternativa que corretamente caracteriza a Tabela de Temporalidade, apresentando sua principal função.
A
Define prazos de guarda e a destinação final dos documentos, seja eliminação ou preservação.
B
Indica o tipo de papel ideal para armazenamento de documentos confidenciais.
C
É um catálogo de documentos históricos utilizados em exposições culturais.
D
Lista os arquivos digitalizados e fornece um índice para busca automatizada.
E
Serve exclusivamente para controlar o uso de documentos sigilosos em setores públicos.
As pessoas jurídicas de direito público interno devem realizar a avaliação dos respectivos conjuntos documentais antes da digitalização, conforme as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, a fim de identificar previamente eventuais documentos a serem descartados.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2025
Banca:
Instituto Consulplan
Sobre a destinação final dos documentos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) A destinação é o último passo da avaliação de documentos.
( ) A eliminação de documentos de valor mediato amplia o espaço nos depósitos de arquivos.
( ) A guarda permanente de documentos de valor imediato possibilita a preservação da memória institucional.
( ) A observação dos prazos prescricionais e precaucionais previstos na tabela de temporalidade garantem uma eliminação de documentos de forma segura.
A sequência está correta em
A
F, F, V, F.
B
V, F, F, V.
C
V, V, F, F.
D
F, V, V, V.
A tabela de temporalidade de documentos é um instrumento fundamental para a gestão documental nas instituições públicas e privadas. Considerando essa informação e a finalidade da tabela de temporalidade de arquivo, assinale a opção correta.
A
É voltada prioritariamente à organização física dos documentos em arquivos correntes.
B
Tem como objetivo indicar o valor financeiro de documentos administrativos para prestação de contas.
C
É aplicável somente a documentos inativos, já fora de uso administrativo.
D
Sua aplicação ocorre exclusivamente após a transferência para o arquivo intermediário.
E
É utilizada para definir prazos de guarda e destinação final.
Assinale a opção correta, quanto à avaliação de documentos e sua destinação realizadas nas organizações.
A
O valor primário do documento diz respeito ao seu valor histórico ou de pesquisa que ele adquire após seu uso frequente.
B
O valor secundário do documento está intrinsecamente ligado ao seu valor administrativo, legal ou fiscal que ele tem enquanto está em uso.
C
O objetivo da avaliação de documentos é manter aqueles com valor e eliminar aqueles que não são mais necessários, otimizando o espaço de armazenamento e facilitando a recuperação da informação.
D
A avaliação de documentos deve ser uma atividade esporádica, visando à eficiência na gestão de documentos.
E
O recolhimento serve para documentos que não possuem valor secundário e que podem ser descartados após o fim do prazo de guarda.
Os documentos de arquivo são resultantes do cumprimento das ações naturais da Instituição em decorrência de suas funções. Assinale o item que indica qual é a função arquivística que constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define em que momento os documentos poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.
A
Avaliação
B
Produção
C
Descrição
D
Classificação
E
Aquisição
A gestão de documentos tem por objetivo controlar o documento arquivístico desde o momento de sua produção até a sua destinação final, visando à eliminação ou o recolhimento do documento para a guarda permanente. Assinale qual é o processo que define a passagem dos documentos de uma idade para outra e que leva em conta a frequência de uso dos documentos por seus produtores e a identificação de seu valor primário e secundário.
A
Produção
B
Tramitação
C
Avaliação
D
Uso
E
Eliminação
A política pública arquivística brasileira determina os procedimentos para a eliminação de documentos por meio da Resolução nº 40/2014 (alterada pela Resolução nº 44/2020), que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). Em relação a tais procedimentos, analise as assertivas abaixo:
I. A eliminação de documentos exige Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) constituída, com exceções previstas na Resolução.
II. Documentos fora das tabelas de temporalidade não podem ser eliminados.
III. A ordem de produção dos tipos documentais para eliminação é: listagem, termo e edital de eliminação.
IV. Os órgãos devem enviar à instituição arquivística de competência uma cópia da publicação oficial do edital de eliminação.
Quais estão INCORRETAS?
A
Apenas I e II.
B
Apenas II e III.
C
Apenas III e IV.
D
Apenas I, II e III.
E
I, II, III e IV.
Você está revisando o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD). E identifica um processo judicial que, após trânsito em julgado e cumprimento, foi incorretamente mantido por 10 anos na Fase Corrente, devido à solicitação frequente de cópias pelas partes. A comissão de avaliação sugere a transferência do processo para a Fase Intermediária ou o descarte imediato. Com base nas noções de arquivologia, o ciclo de vida dos documentos e os princípios arquivísticos, qual a decisão mais correta e tecnicamente fundamentada a ser aplicada a este processo?
A
Descartar o processo imediatamente, pois o Princípio da Acumulação permite o descarte de qualquer documento após o prazo de guarda legalmente estabelecido. A necessidade de cópias pode ser atendida pela manutenção de um índice eletrônico simples.
B
Manter o processo na Fase Corrente por tempo indeterminado, pois a solicitação frequente de cópias atesta o valor secundário e a utilidade administrativa contínua, sobrepondose ao prazo estabelecido na TTDD.
C
Transferir o processo para a Fase Intermediária (Arquivo Intermediário), pois sua frequência de uso é baixa, mas ele ainda possui valor probatório ou informativo (Valor Secundário), devendo ser preservado até que se cumpra o prazo de guarda estabelecido pela TTDD.
D
Digitalizar o processo na íntegra para atender ao valor secundário e, em seguida, descartar o original físico, garantindo que o Princípio da Pertinência seja respeitado e eliminando a necessidade de manter o volume na Fase Intermediária.
E
Encaminhar o processo diretamente para a Fase Permanente, considerando que ele passou por decisão judicial definitiva e possui informações relevantes sobre o histórico institucional. A alta demanda por cópias demonstra seu valor histórico, não sendo mais necessário seguir os prazos da TTDD.
Durante uma auditoria interna, foi identificado que a tabela de temporalidade não estava sendo utilizada adequadamente no arquivamento dos documentos da escola. Sobre a tabela de temporalidade para arquivamento, marque a alternativa correta:
A
É aplicável exclusivamente a arquivos físicos.
B
Dispensa a aplicação em documentos históricos.
C
Não se aplica a documentos com valor probatório.
D
Define os prazos de guarda e descarte de documentos conforme a legislação vigente.
A eliminação de documentos que não constarem da tabela de temporalidade e destinação de documentos poderá ocorrer somente após atualização da tabela pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
C
Certo
E
Errado
Sobre a eliminação de documentos no setor público que não constam na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) oficializadas pelo órgão, entidade ou empresa, assinale a alternativa correta.
A
Todo documento considerado de guarda permanente poderá ser eliminado após microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservado pelo próprio órgão produtor ou, se tratar-se de documentos públicos, recolhido ao Arquivo Público, na sua esfera de competência.
B
Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.
C
Documentos digitalizados possuem o mesmo valor legal dos originais, por isso os documentos originais de guarda permanente não necessitam ser preservados se estiverem microfilmados ou digitalizados.
D
A avaliação de documentos arquivados em sequência numérica implica basicamente a análise de documento por documento, o que é bastante trabalhoso face à massa documental acumulada com o decorrer do tempo.
E
A eliminação de documentos é possível mediante autorização do Arquivo Público, em seu âmbito de atuação, após análise da Relação de Eliminação de Documentos que deverá ser encaminhada pelo órgão ou entidade.
Em função de uma reforma em uma das salas de arquivos da Câmara Municipal de Viçosa, vários documentos foram deslocados para outros locais até que a obra fosse concluída. Nesse processo, os servidores aproveitaram a oportunidade para realizar uma seleção, de modo a verificar se alguns desses documentos poderiam ser eliminados.
São exemplos de documentos de guarda permanente de um órgão ou entidade, EXCETO aqueles que
A
remetem à origem do próprio órgão ou entidade, como estatutos.
B
registram a organização do órgão ou entidade, como o organograma.
C
constituem materiais de divulgação de terceiros, como convites de eventos.
D
firmam jurisprudência que impacta o órgão ou entidade, como pareceres normativos.
E
relacionam-se à administração de pessoal do órgão ou entidade, como documentação de acordos salariais.
Ano:
2025
São benefícios da avaliação de documentos de arquivo
I - Estimular a pesquisa e uso de dados retrospectivos.
II - Definir os prazos de guarda e a destinação dos documentos.
III - Reduzir a massa documental acumulada.
IV - Facilitar a organização dos documentos.
É CORRETO o que se afirma em:
A
I, II e III, apenas.
B
I, II, III e IV, apenas.
C
II, III e IV, apenas.
D
I e III, apenas.
E
I, III e IV, apenas.
Durante o processo de avaliação de documentos, é possível determinar a guarda permanente de fragmento de uma série documental destinada à eliminação por meio de amostragem, ou seja, da
A
técnica de seleção em que, de um dado conjunto de documentos, elege-se um subconjunto representativo do todo.
B
sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos.
C
técnica de produção de cópia de documentos a partir de uma matriz.
D
sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
E
sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou uma coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.
São instrumentos da gestão de documentos: o código de classificação, a tabela de temporalidade,
A
a listagem de eliminação e o termo de doação.
B
a listagem de eliminação e a guia de transferência.
C
o termo de abertura e o termo de encerramento.
D
a listagem de eliminação e o termo de transferência.
E
o termo de doação e o termo de recolhimento.
Uma secretaria estadual recebe diariamente exemplares do Diário Oficial e publica semanalmente boletins informativos internos. Durante uma inspeção, verificou-se que não havia critérios claros para arquivamento dessas publicações: alguns exemplares eram guardados sem registro, outros descartados sem justificativa, e os boletins não tinham controle de conservação ou acesso. Considerando os princípios da gestão documental e do arquivamento de publicações oficiais, analise as afirmativas abaixo:
I.O Diário Oficial deve ser arquivado como documento público de caráter permanente, pois possui valor legal e probatório.
II.Os boletins informativos internos podem ser submetidos à tabela de temporalidade documental, que definirá prazos de guarda e destinação.
III.A ausência de registro e conservação adequada compromete a transparência administrativa e o direito de acesso à informação.
Após análise assinale a alternativa correta:
A
Apenas a afirmativa I está correta.
B
As afirmativas I, II e III estão corretas.
C
Apenas as afirmativas II e III estão corretas.
D
Apenas as afirmativas I e II estão corretas.
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