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Questões de Concurso sobre Avaliação e Tabela de temporalidade de documentos
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Um servidor Técnico-Administrativo em Educação analisa documentos relacionados a contratos e convênios, finalizados há quatro anos, e constata que o prazo mínimo de guarda definido na tabela de temporalidade é de oito anos. Considerando a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados (Lei Federal nº 8.159/1991) e as práticas de gestão arquivística, qual procedimento deve ser adotado?
A
Encaminhar imediatamente os documentos ao arquivo permanente, pois já estão encerrados.
B
Proceder à eliminação dos documentos, uma vez que não há mais movimentação administrativa.
C
Manter os documentos na fase intermediária até completar o prazo de guarda previsto, procedendo depois à avaliação para recolhimento ou eliminação.
D
Transferir os documentos ao Arquivo Nacional para decisão quanto ao seu descarte.
E
Guardar os documentos indefinidamente no arquivo corrente, sem qualquer reavaliação.
A elaboração de uma tabela de temporalidade de documentos deve seguir alguns padrões.
Para que ela atenda os seus objetivos, é necessário que constem as seguintes informações:
A
suporte, localização física;
B
código de assunto, quantificação;
C
instrumento de pesquisa, suporte;
D
localização física, tabela de equivalência;
E
prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário, destinação.
A gestão de arquivos públicos municipais segue princípios específicos estabelecidos pela legislação arquivística brasileira.
Assinale a alternativa que identifica corretamente a finalidade principal da avaliação documental.
A
Classificar documentos apenas por grau de sigilo sem considerar outros critérios.
B
Determinar prazos de guarda, estabelecer critérios de eliminação e identificar documentos de valor permanente.
C
Organizar documentos exclusivamente por ordem alfabética dos interessados nos processos.
D
Digitalizar todos os documentos independentemente de sua relevância histórica ou administrativa.
E
Manter todos os documentos indefinidamente para preservação integral da memória institucional.
Na Câmara Municipal de um município mineiro, o setor de arquivos é responsável por organizar e gerenciar documentos administrativos e legislativos. Ao revisar os processos arquivados, o responsável pelos arquivos observa que alguns documentos precisam ser descartados após um período de retenção. Para isso, ele consulta a Tabela de Temporalidade. Com base na aplicação da Tabela de Temporalidade, qual é a principal função desse instrumento no contexto de gestão de arquivos públicos?
A
Determinar os métodos de acesso aos arquivos, incluindo quem pode consultar os documentos e quando.
B
Definir a ordem de organização dos documentos nos arquivos permanentes, estabelecendo critérios de uso.
C
Classificar os documentos conforme sua relevância política, legal ou administrativa, para fins de auditoria pública.
D
Definir os prazos de permanência dos documentos nos arquivos corrente e intermediário, além de especificar sua destinação.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Uma tabela de temporalidade organizacional pode especificar, por exemplo, que um contrato administrativo deve ser mantido no arquivo corrente por cinco anos, no intermediário por dez anos, e depois ser eliminado, enquanto um decreto é de guarda permanente.
C
Certo
E
Errado
A tabela de temporalidade de documentos deverá ser elaborada e aprovada pela alta administração da instituição e seu uso deverá ser obrigatório pelas unidades administrativas.
C
Certo
E
Errado
A tabela de temporalidade é um dos instrumentos importantes para a gestão de documentos.
O instrumento que serve de espinha dorsal da tabela de temporalidade é o(a):
A
guia;
B
catálogo;
C
quadro de arranjo;
D
plano de classificação;
E
tabela de equivalência.
A CPRM atualizará seus instrumentos de gestão para padronizar a destinação de dossiês administrativos.
A finalidade que caracteriza a tabela de temporalidade é
A
numerar caixas e pastas.
B
listar assuntos do acervo.
C
determinar prazos e condições de guarda.
D
padronizar formulários e fluxos de registro.
E
organizar mostras de documentos históricos.
A avaliação documental é o processo de análise que permite identificar os valores dos documentos e, assim, realizar a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
C
Certo
E
Errado
Conforme afirma Marilena Leite Paes (1997), na obra intitulada “Arquivo: teoria e prática”, os instrumentos de destinação são atos normativos elaborados pelas comissões de análise, nos quais são fixadas as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos. Nesse contexto, assinale a alternativa que identifica corretamente os dois instrumentos básicos de destinação.
A
Lista de eliminação e histórico de uso.
B
Lista de transferência e edital de ciência.
C
Quadro de avaliação e lista de eliminação.
D
Tabela de temporalidade e lista de eliminação.
E
Tabela de temporalidade e lista de transferência.
A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é um instrumento fundamental da gestão documental, pois estabelece prazos de guarda e destinação dos documentos arquivísticos. Com base nesse conceito, assinale a alternativa correta:
A
A Tabela de Temporalidade de Documentos determina que todos os documentos administrativos devem ser armazenados permanentemente nos arquivos públicos, independentemente de sua relevância histórica ou valor probatório.
B
A principal função da Tabela de Temporalidade é definir o ciclo de vida dos documentos, estabelecendo prazos para sua guarda nos arquivos corrente e intermediário, além de indicar se o documento deve ser eliminado ou preservado permanentemente.
C
A eliminação de documentos, segundo a Tabela de Temporalidade, pode ser feita a qualquer momento, a critério do responsável pelo arquivo, sem necessidade de seguir normas ou procedimentos específicos.
D
A Tabela de Temporalidade é um documento de uso interno e não possui respaldo legal, sendo utilizada apenas como um guia opcional pelas instituições que desejam organizar seus arquivos.
No contexto da gestão documental da Câmara do Município de Paraíba do Sul, a principal finalidade da Tabela de Temporalidade de Documentos é:
A
determinar a frequência de uso do documento na Fase Corrente, classificando-o como ostensivo ou sigiloso para a consulta pública.
B
estabelecer os prazos de guarda dos documentos nas fases Corrente e Intermediária e definir sua destinação final, eliminação ou guarda permanente.
C
servir como um índice de recuperação de documentos, organizando-os em títulos e subtítulos de acordo com a estrutura hierárquica do Município.
D
padronizar a produção de novos documentos por meio de modelos e formulários obrigatórios para todos os órgãos da administração direta.
Os metadados relacionados aos eventos de gestão de classe referem-se, entre outras questões, às ações de manutenção da tabela de temporalidade e destinação de documentos.
C
Certo
E
Errado
O foco da macroavaliação, ou avaliação funcional, é o conteúdo do documento e seu valor informativo.
C
Certo
E
Errado
M. é agente administrativo em uma instituição pública e, ao realizar uma revisão dos documentos no arquivo corrente, encontrou um documento que não está registrado na tabela de temporalidade. Assinalar a alternativa que corresponde à melhor maneira de M. prosseguir nessa situação.
A
Considerando a ausência do documento na tabela de temporalidade, a medida mais adequada seria a eliminação imediata do arquivo.
B
Diante da importância do documento encontrado, a ação prioritária seria a sua inclusão no registro de temporalidade da instituição.
C
A fim de garantir a preservação histórica, o documento deve ser transferido diretamente para o arquivo permanente.
D
Isolar o documento em um local específico até que seja definida sua classificação e sua destinação final.
Uma escola passa por auditoria interna e necessita recuperar relatórios pedagógicos armazenados no arquivo intermediário. Com base em práticas consolidadas de gestão arquivística, a ação que assegura o acesso imediato, é:
A
Transferir todos os documentos a um repositório provisório, mantendo em cada caixa registros de diferentes séries e temas.
B
Criar critérios homogêneos de conteúdo, reunindo as pastas preferencialmente por datas de tramitação, dispensando outros parâmetros.
C
Elaborar tabela de temporalidade, definindo prazos de retenção e estabelecendo direcionamento ou eliminação controlada dos relatórios.
D
Ordenar os relatórios em subgrupos vinculados ao período de auditoria, reorganizando a origem e o conteúdo segundo necessidades pontuais.
Durante uma auditoria interna em um órgão público, foi observado que documentos fiscais com data superior a 10 anos estavam armazenados junto a processos administrativos correntes e acessados rotineiramente pela equipe. A comissão responsável pela organização arquivística propôs uma reestruturação com base nos princípios da Arquivologia, respeitando o ciclo de vida dos documentos e os tipos de arquivos. Considerando o contexto e os conceitos arquivísticos, assinale a alternativa correta quanto a classificação e ao tratamento adequado dos documentos:
A
Documentos correntes e permanentes podem coexistir em um mesmo espaço físico desde que estejam organizados por assunto, já que a temporalidade não interfere na classificação arquivística.
B
Documentos fiscais com data superior a 10 anos, que ainda não têm valor histórico comprovado, devem ser avaliados quanto ao prazo de guarda e, caso não sejam eliminados, transferidos ao arquivo intermediário.
C
Documentos fiscais com mais de 10 anos, se não houver exigência legal de guarda, devem ser descartados imediatamente, pois já cumpriram sua função administrativa.
D
Documentos com uso frequente, como processos administrativos ativos, devem permanecer no arquivo intermediário, pois este tipo de arquivo é destinado à guarda de documentos que ainda são consultados regularmente.
Qual instrumento de destinação determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação?
A
Calendário documental
B
Instrumento de arquivamento final
C
Tabela de temporalidade
D
Protocolo de destinação
Na arquivologia, há um processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos para fins de definição de seus prazos de guarda e destinação, seja para eliminação ou para guarda permanente. O instrumento resultante dessa avaliação é a Tabela de Temporalidade de Documentos. Assinalar a alternativa que apresenta CORRETAMENTE a denominação desse processo.
A
Avaliação econômica.
B
Avaliação quantitativa.
C
Avaliação de documento.
D
Avaliação institucional.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A tabela de temporalidade de documentos do Conselho, ao definir os prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda permanente), constitui uma ferramenta essencial para a gestão de documentos e para a preservação da memória institucional.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado