Questões de Concurso sobre Avaliação e Tabela de temporalidade de documentos

No contexto da gestão documental exercida pelo Assistente de Educação, a Tabela de Temporalidade constitui instrumento fundamental para a administração racional dos arquivos escolares. Sobre essa temática, assinale a alternativa CORRETA.

A gestão de documentos fundamenta‑se na racionalização de arquivos e na preservação dos documentos. Para tanto, há um instrumento que permite determinar os prazos de guarda em arquivo e a destinação final dos documentos. Com base nessa informação, assinale a opção que apresenta esse instrumento.

Um agente administrativo responsável pelo arquivo de uma secretaria municipal recebeu orientação para reorganizar o acervo documental do setor, que acumulava documentos físicos e digitais sem classificação adequada, com mistura de documentos correntes, intermediários e permanentes no mesmo espaço físico, e sem observância da tabela de temporalidade aprovada pelo órgão.

Analise as assertivas a seguir:

I.O princípio da proveniência determina que os documentos devem ser organizados e mantidos segundo a estrutura do órgão que os produziu, vedada a mistura de fundos documentais de origens distintas, independentemente de seu conteúdo temático.

II.A tabela de temporalidade é instrumento que define os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária e determina sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente, sendo sua aprovação condição necessária para qualquer descarte documental no serviço público.

III.Documentos digitais dispensam os mesmos cuidados de preservação aplicáveis aos documentos físicos, pois o suporte eletrônico garante, por sua natureza, a integridade e a autenticidade das informações ao longo do tempo, independentemente de procedimentos adicionais de gestão.

IV.A fase intermediária do ciclo documental corresponde ao período em que os documentos, tendo encerrado sua utilização corrente, aguardam o cumprimento de prazos legais ou administrativos antes de receberem destinação final, podendo ser transferidos para depósito afastado do local de produção.

Estão corretas apenas as assertivas:

Concluída a avaliação das séries documentais, a comissão precisa consolidar, para cada série, o prazo de permanência em cada fase e a destinação ao fim do prazo. Um servidor afirma que o código de classificação já cumpre essa função. Com base no enunciado, o instrumento que consolida CORRETAMENTE essa decisão é:

A secretária de educação possui milhares de processos encerrados. O gestor atual solicitou a redução de espaço físico do arquivo, mas, no local, existem documentos fiscais, administrativos e históricos misturados. Para atender à solicitação do gestor, o assistente administrativo deve evitar descarte inadequado e propor critérios técnicos. Diante disso, a avaliação documental deve considerar:

A autorização para eliminação de documentos que não constam da tabela de temporalidade e destinação de documentos aprovada cabe

A avaliação consiste em um processo de análise de documentos de arquivo e estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhe são atribuídos. Nesse sentido, assinale a alternativa que apresenta objetivos da avaliação:

Em um setor administrativo, o arquivo de pastas suspensas está sendo reorganizado para reduzir o acúmulo de papéis. Indique o procedimento mais adequado para fixar as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos.

Em uma instituição, uma determinada atividade é realizada utilizando três formulários com duas cópias cada. Cabe julgar se esse processo pode ser otimizado de forma a gerar menos documentos.

Essa atividade é prevista na gestão de documentos na fase de:

Devido às diferenças entre os usos e valores dos documentos, eles devem ser avaliados para determinar a sua temporalidade e sua eliminação.

É correto afirmar que isso acontece da seguinte forma:

Um dos instrumentos de avaliação de documentos é o plano de destinação de documentos.

Enquanto a classificação representa o significado do documento em seu contexto, a avaliação identifica

Quando se pensa em avaliação de documentos de arquivo. espera-se que, ao final do processo, seja possível

A tabela de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos, sendo recomendável que nela constem os documentos que deverão passar por algum processo de migração.

Considere, hipoteticamente, que, para a correta gestão dos documentos da Hemobrás, a comissão permanente de avaliação de documentos iniciou os trabalhos para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim da instituição. Como primeiro passo para elaboração desses instrumentos, a comissão deverá proceder ao levantamento da produção documental. Em relação à metodologia de levantamento da produção documental, NÃO compõe uma das etapas:

Em relação à avaliação de documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. O fato de a avaliação ocorrer na fase permanente não exclui a sua utilização na fase intermediária.

II. O procedimento de avaliação proporciona a liberação de espaço físico nos depósitos de arquivo.

III. A constituição oficial de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) garante legitimidade ao processo de avaliação.

IV. A avaliação consiste em organizar os documentos nas estantes de modo a garantir acesso rápido, eficiente e eficaz às informações.

Está correto o que se afirma apenas em

A avaliação documental consiste em definir os prazos pelos quais determinado documento permanecerá em cada fase — corrente, intermediária e permanente — e quando se dará sua posterior eliminação.

Com base nos princípios arquivísticos e na legislação vigente, analise as afirmativas a seguir:

I.A tabela de temporalidade documental estabelece prazos de guarda e critérios para eliminação ou recolhimento de documentos.

II.O protocolo é responsável por arquivar documentos e definir regras de conservação permanente.

III.A classificação documental visa à organização sistemática dos documentos por tema, função ou tipo.

IV.O arquivo corrente compreende documentos em uso ou de consulta frequente.

V.A digitalização de documentos torna desnecessária a aplicação de critérios arquivísticos.

Com base na análise, estão corretas apenas:

Define-se seleção como o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.