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Questões de Concurso sobre Classificação dos Documentos
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Os arquivos escolares nas escolas municipais de Minas Gerais seguem um sistema organizado para assegurar a correta guarda, manutenção e acesso aos documentos importantes relacionados aos alunos e às atividades escolares. Em relação à classificação e organização desses documentos, é correto afirmar que são classificados
A
por turma/ano e organizados por índices.
B
por departamentos e organizados por tipo.
C
de acordo com o tipo e organizados cronologicamente.
D
por nível de confidencialidade e organizados por índices.
A respeito das atividades de classificação de arquivos, analise as afirmativas a seguir:
I. Na classificação de documentos de arquivo, o Estudo consiste na leitura de cada documento, a fim de se verificar sob que assunto deverá ser classificado e que referências cruzadas lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
II. Na classificação de documentos de arquivo, a Codificação consiste na atribuição do código correspondente ao assunto do documento.
III. O instrumento que viabiliza a classificação é um código de classificação de documentos de arquivo, a partir do qual é possível agrupar os documentos sob um mesmo tema como forma de agilizar sua recuperação e possibilitar a realização de tarefas arquivísticas relacionadas com a sua avaliação, seleção, transferência, recolhimento e acesso.
Assinale
A
se apenas as afirmativas I e II estiverem corretas.
B
se apenas as afirmativas I e III estiverem corretas.
C
se apenas as afirmativas II e III estiverem corretas.
D
se todas as afirmativas estiverem corretas.
Observe os itens a seguir:
a. Documento de guarda temporária
b. Documento de guarda eventual
c. Documento de guarda permanente
I. Convites para eventos
II. Cópias de originais já arquivados
III. Material de divulgação de terceiros
IV. Contrato social
V. Parecer jurídico com características inovadoras
VI. Documento original, com interesse administrativo por determinado período
Assinale a alternativa que indica associação correta entre os itens apresentados:
A
I-a; II-a; III-b; IV-c; V-b; VI-b
B
I-c; II-c; III-a; IV-c; V-b; VI-b
C
I-b; II-b; III-a; IV-c; V-a; VI-b
D
I-c; II-b; III-a; IV-c; V-c; VI-a
E
I-b; II-a; III-b; IV-c; V-c; VI-a
A classificação adequada dos documentos em um arquivo viabiliza, entre outras coisas, a definição de providências compatíveis com a sua natureza. O conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação, é chamado de
A
Arquivo Central.
B
Arquivo Setorial.
C
Arquivo Intermediário.
D
Arquivo Permanente.
A classificação constitui-se em uma função arquivística para a organização dos documentos de um arquivo, que, por mais variados que sejam, apresentam elementos característicos comuns (GONÇALVES, 1998). Considerando os elementos comuns dos documentos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) Suporte: corresponde ao material no qual estão registradas as informações, como papel ou filme.
( ) Forma: corresponde à configuração física do suporte no qual a informação foi registrada, considerando a sua natureza ou modo como foi confeccionado, como caderno, livro ou rolo de filme.
( ) Formato: se refere à etapa de elaboração e transmissão do documento, como rascunho ou original.
( ) Gênero: se refere à configuração de um registro documental conforme os signos usados para comunicar seu conteúdo, como textual, audiovisual ou iconográfico.
( ) Espécie: se refere mais especificamente à natureza das informações contidas no documento, como declaração, relatório ou ata.
( ) Tipo: se refere à atividade que gerou determinada espécie de documento, como ata de reunião ou ata de condomínio.
A sequência está correta em
A
F, V, F, V, F, V.
B
F, V, V, F, F, F.
C
V, F, F, V, V, V.
D
V, F, V, F, V, F.
No que tange à ordenação de documentos, um dos principais critérios é o que organiza a documentação por ordem de nomes de pessoas, definido tecnicamente por
A
parental.
B
designativo.
C
onomástico.
D
nominal.
A utilização de planos de classificação para a organização dos documentos nos arquivos correntes e quadros de arranjo nos arquivos permanentes integra a função arquivística de classificação.
C
Certo
E
Errado
Leia as asserções a seguir e responda:
I.Os códigos de classificação de documentos têm como objetivo organizar e identificar documentos de forma padronizada, facilitando sua recuperação e garantindo eficiência na gestão da informação.
ASSIM,
II.Os planos de classificação de documentos estabelecem uma estrutura hierárquica para categorizar documentos, promovendo a preservação e o acesso controlado de acordo com as necessidades organizacionais e a legislação vigente.
Diante dessas afirmações assinale a alternativa correta:
A
A asserção I é uma proposição verdadeira e a II é uma proposição falsa.
B
A asserção I é uma proposição falsa e a II é uma proposição verdadeira.
C
As asserções I e II são proposições verdadeiras e a II é uma justificativa correta da I.
D
As asserções I e II são proposições falsas
As pastas são ferramentas importantes para manter a organizaçõe de uma entidade pública ou privada, mantendo os documentos em ordem e facilitando seu acesso. Assinale a alternativa CORRETA que se refere às pastas suspensas:
A
são maiores que as convencionais e permitem armazenar documentos em tamanho ofício;
B
tratam-se de pastas de arquivo feitas para a acomodação de grande quantidade de papel;
C
possuem abas elásticas que prendem os papéis com firmeza e impedem que eles se soltem ou se percam;
D
possui uma forma única que se assemelha a um “L”;
E
são compactas e oferecem praticidade. Possuem divisórias internas que permitem separá-los em categorias diferentes.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Verbena
Distinguir os documentos (urkunde, acte) falsos dos verdadeiros sempre foi o objetivo da Diplomática e a razão da grande maioria de seus estudos. Tanto os diplomatistas clássicos quanto os modernos tinham como objetivo analisar os documentos que serviam de testemunho para a verificação de fatos, ora com um objetivo prático-jurídico, ora com um objetivo de contar os fatos dos passados em uma perspectiva historiográfica. Qual estudo, primeiramente, é necessário realizar para compreender o documento enquanto autêntico ou falso?
A
O estudo de seu formato.
B
O estudo de seu conteúdo.
C
O estudo de sua espécie.
D
O estudo de sua forma.
E
O estudo de seu suporte.
Acerca dos tipos de classificação dos documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. As fotografias fazem parte do gênero de documentos iconográficos.
II. Os documentos de natureza ostensiva são aqueles que não possuem restrição de acesso.
III. O formato representa a configuração que assume um documento, de acordo com a atividade que a gerou.
Está correto o que se afirma em
A
I, apenas.
B
I e II, apenas.
C
I e III, apenas.
D
II e III, apenas.
E
I, II e III.
Segundo Couture (1999), houve um período em que os arquivistas não faziam distinção entre a classificação e o arquivamento. Considerando a classificação enquanto função arquivística, analise as afirmações abaixo:
1. A classificação, conforme aponta Couture (1999), é o processo intelectual de identificar e agrupar sistematicamente itens semelhantes de acordo com características comuns.
2. Na perspectiva de Couture (1999), a finalidade da classificação é facilitar a localização das informações contidas nos documentos arquivísticos.
3. De acordo com Sousa (2004), a classificação necessita de um princípio de classificação ou de divisão estabelecido pela finalidade e pelas características e relação dos objetos.
4. O instrumento gerado a partir da classificação em documentos de arquivos é a Tabela de Classificação, conforme observa Sousa (2004).
5. Os documentos públicos, conforme descreve Schellenberg (2006), devem ser classificados em relação ao seu organograma, a fim de que seja mais efetivo o processo de organização documental.
O resultado da somatória dos números correspondentes às afirmações corretas é:
A
05.
B
06.
C
07.
D
10.
E
15.
Assinale a função arquivística que diz respeito à organização e representação da informação e que objetiva gerir e recuperar os documentos.
A
Produção.
B
Aquisição.
C
Descrição.
D
Classificação.
E
Avaliação.
Na administração pública, a eficiência na gestão de documentos é crucial para o acesso rápido e seguro às informações. O plano de classificação de documentos é uma ferramenta essencial nesse processo. Marque a alternativa que descreve corretamente um plano de classificação de documentos quanto ao seu formato.
A
De acordo com o estágio de preparação e transmissão dos documentos, podendo ser divididos entre minuta, original ou cópia idêntica a um original, podendo vir a conviver com este ou substituí-lo.
B
Podem ser ostensivos/ordinários (não há qualquer restrição de acesso) ou sigilosos (sofrem restrição de acesso, sendo que os níveis de sigilo variam entre reservado, secreto ou ultrassecreto).
C
Podem ser textuais (escritos), iconográficos (fotografias, gravuras, desenhos), sonoros, filmográficos ou micrográficos (microrreprodução de imagens em microforma).
D
É a configuração física de um suporte, de acordo com sua natureza ou forma como foi confeccionado. Pode ser um códice, ficha, caderno ou livro.
E
As espécies podem ser: abaixo-assinado, ata, atestado, certidão, circular, laudo, memorando, ofício, ordem de serviço, parecer, petição, prontuário, recibo ou relatório. Já o tipo documental é formado quando se agrega à espécie as atividades, funções e competências da entidade produtora/acumuladora de documentos.
Dentre as formas de classificação de documentos, aquela que diz respeito ao material no qual estão registradas as informações, é denominada de:
A
Suporte.
B
Forma.
C
Formato.
D
Gênero.
Para o trabalho de arquivamento é fundamental conhecer e entender algumas das técnicas mais utilizadas para gerir documentos arquivados e as vantagens oferecidas por elas. Sobre o tema, assinale a alternativa INCORRETA:
A
Uma das técnicas mais utilizadas para a gestão de documentos é o arquivamento por assunto. Como o próprio nome já adianta, essa técnica consiste em realizar o arquivamento dos documentos de acordo com o assunto tratado neles.
B
O método alfabético, que consiste em organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética desses, permite uma consulta mais intuitiva e eficiente. Como a própria denominação já indica, nesse esquema o elemento principal considerado é o nome.
C
O método numérico é outra opção de arquivamento e uma ótima escolha para empresas que lidam com um grande volume de documentos. Ele consiste em determinar um número sequencial para cada documento, permitindo sua consulta de acordo com um índice numérico previamente determinado.
D
O método temático é aquele usado quando os documentos apresentam a sua organização por meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os documentos a partir de seu local de origem.
O setor de pessoal de uma rede de lojas de departamentos abriga um conjunto documental referente às suas atividades.
Dentre os documentos que fazem parte desse conjunto, um é considerado arquivístico, sendo constituído por
A
exemplares do Diário Oficial
B
registro de frequência dos empregados
C
folhetos de propaganda de mobiliário
D
catálogo de ramais da empresa
E
calendário de feriados nacionais
A organização e o arquivamento de documentos são processos fundamentais para garantir a eficiência e a acessibilidade das informações dentro de uma instituição. Esses processos envolvem várias etapas, incluindo a classificação, registro, seleção, catalogação, arquivamento e desarquivamento dos documentos. Considerando essas etapas, assinale a alternativa CORRETA:
A
O registro de documentos consiste na etapa em que os documentos são organizados fisicamente em pastas ou caixas, prontos para serem arquivados.
B
A catalogação é um procedimento exclusivo para documentos digitais, não sendo aplicável a documentos físicos.
C
A classificação de documentos refere-se ao processo de agrupamento de documentos de acordo com critérios predefinidos, facilitando sua localização e manuseio posterior.
D
A seleção de documentos é a fase em que se descarta todo e qualquer documento considerado obsoleto, sem necessidade de avaliação criteriosa.
Para a classificação da informação em grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possível. Assim, o prazo máximo de classificação para informações de grau secreto é de
A
15 anos.
B
20 anos.
C
25 anos.
D
30 anos.
E
35 anos.
Sobre definição e contextualização de tipos documentais arquivísticos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) Tipos documentais são constituídos a partir da separação que se dá no momento em que se cruzam a função administrativa e o documento-veículo que induza ou que comprove o seu cumprimento.
( ) A definição dos tipos documentais da entidade produtora é fundamental para criação de instrumentos importantes para a gestão documental, como o plano de classificação e a tabela de temporalidade.
( ) A espécie documental refere-se à configuração que assume um documento de acordo com disposição e a natureza das informações nele contidas.
( ) O tipo documental consiste na configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
( ) O tipo documental é a identificação do aspecto informal do documento, diretamente relacionado com a natureza jurídico-administrativa do ato que lhe deu origem.
Assinale a sequência correta.
A
V, F, F, F, V
B
F, F, V, V, V
C
V, V, F, F, F
D
F, V, V, V, F
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