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Na gestão de documentos de uma organização, no setor de protocolo, um dos processos que é responsabilidade da área é separar os documentos e, em seguida, efetuar a entrega ao destinatário. Quando a entrega do documento é realizada fora da instituição, qual nome se dá a esse procedimento?
A
Arquivamento de documentos.
B
Classificação de documentos.
C
Distribuição de documentos.
D
Recebimento de documentos.
E
Expedição de documentos.
Sobre protocolo, analise as proposições abaixo, considerando V para verdadeiro ou F para falso e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
( ) Responsável por receber, registrar e distribuir os documentos e informações que chegam à organização.
( ) Deve garantir a segurança, rastreabilidade e integridade dos documentos na organização.
( ) Não tem como um de seus objetivos organizar a expedição de documentos da organização.
A
V / V / V
B
F / F / V
C
V /
D
F / F / F
O protocolo trata do registro e controle dos documentos que tramitam entre setores, empresas e órgãos e torna possível o acesso ao fluxo de documentos que tramitaram na instituição. As ações pertinentes ao protocolo são: recebimento; classificação; registro; distribuição; expedição; e, tramitação.
(FERREIRA, LUPPI, PIRILLO, 2011.)
Em relação à correspondência eletrônica, as ações de recebimento e expedição constituem-se, respectivamente, em:
A
Ato de receber e ler mensagens eletrônicas; envio de mensagens eletrônicas.
B
Envio e leitura de mensagens eletrônicas; apenas entrega de mensagens eletrônicas.
C
Entrega de mensagens eletrônicas; recebimento e leitura de mensagens eletrônicas.
D
Apenas leitura de mensagens eletrônicas; envio e leitura de mensagens eletrônicas.
Na gestão pública, são recebidos muitos documentos, provenientes de órgãos externos e cidadãos. ______ é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui e controla a tramitação e a expedição desses documentos. Representa o início das atividades da gestão de documentos que tornam a rastreabilidade dos documentos fácil, proporcionando agilidade no processamento das informações.
Isso posto, assinale a alternativa que corretamente preenche a lacuna do excerto:
A
Protocolo
B
Expedição
C
Organização
D
Arquivos
E
Classificação
O protocolo pode ser considerado a porta de entrada e saída dos documentos na instituição, sobre este tema é correto afirmar:
A
Seu objetivo é influenciar a movimentação dos documentos, de modo que se saiba onde e com quem estão e quais ações foram empreendidas no suporte documental.
B
Seu objetivo é classificar a movimentação dos documentos, de modo que se saiba onde e com quem estão e quais ações foram empreendidas no suporte documental.
C
Seu objetivo é organizar a movimentação dos documentos, de modo que se saiba onde e com quem estão e quais ações foram empreendidas no suporte documental.
D
Seu objetivo é controlar a movimentação dos documentos, de modo que se saiba onde e com quem estão e quais ações foram empreendidas no suporte documental.
E
Seu objetivo é planejar a movimentação dos documentos, de modo que se saiba onde e com quem estão e quais ações foram empreendidas no suporte documental.
Analise as asserções a seguir e a relação proposta entre elas:
I.As atividades de protocolo são determinantes para a concreta implementação de uma política de gestão de documentos em instituições e organizações públicas.
PORQUE
II.Todas suas atividades culminam com a garantia de recuperação e posterior acesso à informação.
Disponível em: < occoooPProostapdffpa.br:8443/bitstream/prefix/3385/1/TCC_GestaoProtocoloProposta.pdf >
Assinale a opção correta:
A
As proposições I e II são verdadeiras e a II é uma justificativa correta da I.
B
As proposições I e II são falsas.
C
A proposição I é verdadeira e a proposição II é falsa.
D
A proposição I é falsa e a proposição II é verdadeira.
E
As proposições I e II são verdadeiras, mas a II não é uma justificativa correta da I.
Larissa é a servidora de determinada Secretaria Municipal de Administração responsável por analisar o conteúdo da documentação que chega ao órgão, identificá-la e atribuir-lhe um código conforme tabela estabelecida em portaria. De acordo com a atividade descrita exercida por Larissa, assinale a alternativa que indica corretamente em qual etapa do protocolo a servidora atua:
A
Recebimento.
B
Classificação.
C
Distribuição.
D
Controle.
E
Expedição.
Uma das funções do setor de protocolo em um órgão público consiste em fazer com que os documentos recebidos sejam entregues, internamente, à pessoa ou setor correto indicado no destinatário do mesmo.
A atividade que assegura esta entrega recebe o nome de:
A
Registro.
B
Distribuição.
C
Classificação.
D
Recepção.
E
Controle.
Considerando as atividades exercidas pelo setor de protocolo, o qual está presente nas organizações públicas brasileiras, assinale a alternativa que NÃO é uma das atividades exercidas pelo protocolo.
A
Expedição e Distribuição.
B
Encapsulação
C
Registro e Autuação.
D
Classificação.
E
Recebimento.
Analise o quadro a seguir.
Procedência | Número do doc. | Código | |
Data de entrada | Espécie | ||
Data do doc. | Nº de origem | ||
Assunto | |||
Distribuição | Data | Recebido | Data |
1ª | |||
2º | |||
3º | |||
4º | |||
5º | |||
Assinale a alternativa que indica o nome do impresso apresentado.
A
Ficha de protocolo.
B
Formulário de procedência.
C
Formulário de recebimento.
D
Modelo de fluxo.
E
Ficha de assunto.
O conjunto de operações que visa o controle e repasse dos documentos que tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização, recuperação e acesso à informação é denominado de:
A
Organização do ambiente.
B
Controle do estresse.
C
Protocolo.
D
Material de expediente.
E
Comunicação não verbal.
Assinale a alternativa em que não esteja indicada uma função do setor de protocolo.
A
classificar os documentos recebidos
B
distribuir documentos e processos internamente
C
fazer check-list de documentos
D
arquivar documentos sensíveis
Sobre o protocolo, assinale a alternativa incorreta:
A
É a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em oficial (matéria de interesse institucional) e particular (conteúdo de interesse pessoal).
B
Os dados utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.
C
Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.
D
Os documentos são registrados em formulários ou sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data, assunto, espécie, e outros elementos.
E
Fase na qual é necessário receber o documento e verificar a falta de dados e sua complementação; separação de cópias e originais; e, arquivamento das mesmas.
Separar a correspondência oficial da particular e encaminhar aquela considerada sigilosa aos respectivos destinatários faz parte, correta e respectivamente, das rotinas de protocolo relacionadas
A
ao registro e movimentação.
B
à distribuição e tramitação.
C
à conferência e destinação.
D
ao recebimento e classificação.
E
ao controle e expedição.
Nas alternativas a seguir estão listadas funções do setor de protocolo, à exceção de uma. Assinale-a.
A
classificar os documentos recebidos
B
pesquisar processos
C
distribuir documentos e processos internamente
D
catalogar e arquivar documentos permanentes
O setor de protocolo, ao constatar, no momento da identificação das correspondências, a existência de um envelope que, embora esteja destinado ao titular de um cargo institucional, contenha o nome de um colaborador que já não é mais o atual ocupante desse cargo, deverá, ainda assim, considerar tal correspondência como oficial.
C
Certo
E
Errado
Acerca do protocolo, assinale a alternativa correta.
A
O valor administrativo do documento é um valor intangível, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que dele se possam esperar, para o funcionamento da instituição.
B
Os documentos classificados como segunda idade ainda possuem uso administrativo e não são abertos ao público em geral.
C
A classificação do documento como secreto é dada aos assuntos que não devam ser do conhecimento do público em geral.
D
Os documentos de natureza reservados são aqueles de natureza particular e deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
E
A gestão documental, realizada somente em arquivo de papel, está presente em todas as organizações.
O serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documento é denominado de
A
Autuação de Processos.
B
Expediente.
C
Protocolo.
D
Arquivamento.
E
Processo.
O objetivo do protocolo é
A
analisar o perfil dos usuários do arquivo.
B
avaliar e selecionar os documentos.
C
reduzir a massa documental ao essencial.
D
determinar o valor dos documentos.
E
controlar os documentos que tramitam no órgão.
Gerar simulado