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O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição dos documentos. Este serviço segue os passos mencionados para que tornem a rastreabilidade dos documentos possíveis, garantindo agilidade no processo das informações. É correto afirmar que o protocolo dá início das atividades da (1), esse serviço também garante a eficácia das (2), o órgão responsável por implementar essas atividades nos arquivos públicos e privados é (3).
Avalie e julgue a alternativa correta que corresponde aos números (1), (2) e (3) de acordo com o texto.
A
1.Gestão de documentos, 2.Atividades arquivística e 3.Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
B
1.Gestão de papéis, 2.Atividades públicas e 3.Comissão Nacional de Papéis - CONAP.
C
1.Gestão dos sócios, 2.Atividades classificatórias e 3.Comissão de Arquivos - COARQ.
D
1.Gestão dos processos, 2.Atividades dos autos e 3.Conselho Nacional de Expedição - CONEXP.
E
1.Gestão de pessoas, 2.Atividades expedição e 3.Conselho Nacional de Protocolo - CONAPRO.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), a definição de protocolo é:
A
Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa coletiva ou família.
B
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
C
Guarda de documentos em depósito.
D
Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
E
Serviço que reúne, conserva, realiza processamento técnico e dá acesso a documentos sonoros.
A ação de protocolar documentos representa
A
a atividade de arquivar documentos sem a necessidade de organização.
B
o processo de receber, registrar e controlar documentos em uma instituição.
C
o procedimento de descartar documentos antigos sem a necessidade de avaliação.
D
a técnica de gerenciar documentos sem a necessidade de um sistema informatizado.
E
a prática de compartilhar documentos com terceiros sem a necessidade de autorização.
No setor de protocolo de uma empresa pública ou privada, logo após a classificação dos documentos recebidos e antes de sua distribuição, existe uma tarefa que consiste na organização do fluxo a partir da identificação de cada documento.
Assinale a alternativa que indica corretamente a tarefa à qual o texto se refere.
A
Registro
B
Recepção
C
Classificação
D
Distribuição
E
Controle
Ano:
2023
Prova:
FEPESE - Prefeitura de Balneário Camboriú - Assistente Administrativo - 2023
Relacione as colunas abaixo em relação às atividades relacionadas ao serviço de protocolo.
Coluna 1 Atividades
1. Tramitação.
2. Documentação.
3. Classificação.
4. Autuação.
Coluna 2 Definições
( ) Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos.
( ) Organização dos documentos de um arquivo ou coleção.
( ) Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.
( ) Processo de formação de processo.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
2 • 1 • 3 • 4
B
2 • 3 • 1 • 4
C
4 • 1 • 2 • 3
D
4 • 2 • 3 • 1
E
4 • 3 • 2 • 1
De acordo com as noções básicas de protocolo e organização de arquivos, qual das seguintes opções é uma recomendação geral para a manutenção de arquivos eficientes?
A
Descartar documentos antigos regularmente para maximizar o espaço de armazenamento.
B
Armazenar todos os documentos em uma única localização para facilitar o acesso.
C
Manter todos os documentos em ordem cronológica, independentemente do conteúdo ou do departamento.
D
Separar e classificar documentos de acordo com o seu tipo e departamento relevante.
Assinale a alternativa que contém exclusivamente atividades relacionadas à rotina de expedição de documentos na unidade emissora.
A
Conferir o registro do documento, registrar o envio, providenciar cópia do documento, emitir relação de remessa e acondicionar o documento.
B
Conferir o remetente do destinatário, atestar o recebimento do documento em trânsito, formalizar o encerramento do volume, emitir nova folha líder e conferir o despacho.
C
Expedir o documento, devolver a relação de remessa, conferir a instrução, conferir a numeração de folhas e registrar o encaminhamento.
D
Emitir relação de remessa, conferir o documento, atestar o recebimento do documento, conferir a solicitação de autuação e pesquisar antecedentes.
E
Registrar o processo, ordenar os documentos, colar os documentos, inutilizar os espaços em branco e encaminhar o processo.
Abaixo são listadas algumas atividades do setor protocolo na gestão de documentos, avalie e marque a alternativa CORRETA.
Fonte: Paes, Marilena Leite − Arquivo Teoria e Prática − Editora FGV − Rio de Janeiro, 2004.
A
Receber, registrar, classificar e distribuir.
B
Receber e distribuir.
C
Registrar, distribuir, controlar a tramitação e a expedição dos documentos.
D
Receber, registrar, classificar, distribuir, controlar a tramitação e a expedição dos documentos.
E
Registrar, classificar, distribuir, controlar a tramitação e a expedição dos documentos.
Responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição. Por meio de suas atividades, apoiadas num sistema operacional eletrônico, é que se tornam possíveis a consulta e a localização de processos ou documentos que tenham sido entregues neste setor.
Fonte: Manual de Protocolo. Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba. João Pessoa, Paraíba: I FPB, 2019.
De acordo com texto qual setor de repartição pública ou empresa privada está descrito?
A
Protocolo.
B
Recepção.
C
Estoque.
D
Finanças.
Leia o enunciado e responda:
É o conjunto de operações visando o controle à tramitação, e assegurar a imediata localização e recuperação do documento, garantindo assim o acesso à informação.
O enunciado define:
A
Processamento.
B
Expedição.
C
Protocolo.
D
Arquivamento.
Também chamado de protocolo geral, esse tipo de protocolo ocorre quando o órgão possui um único setor para o recebimento e todos os demais processos de tramitação de documentos:
A
Protocolo fechado.
B
Protocolo aberto.
C
Protocolo descentralizado.
D
Protocolo disponível.
E
Protocolo centralizado.
Na literatura arquivística, o vocábulo protocolo possui mais de um sentido.
A esse respeito, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.
( ) É o setor encarregado de receber, registrar e movimentar documentos em curso.
( ) É o comprovante da recepção de documentos caracterizado por um número que também é registrado no respectivo documento.
( ) É o conjunto de operações técnicas que controla a tramitação e o arquivamento de documentos, com vistas à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
As afirmativas são, respectivamente,
A
V – F – V.
B
F – F – V.
C
F – V – V.
D
V – V – F.
E
V – F – F.
No contexto da gestão documental em sistemas informatizados, a funcionalidade de controle do fluxo de trabalho é equivalente à tramitação de documentos controlada por um sistema de protocolo.
C
Certo
E
Errado
O processo do protocolo de um documento segue normalmente os seguintes passos:
A
entrada, classificação, registro, avaliação.
B
processamento, gerenciamento, movimentação, controle.
C
divulgação, registro, gerenciamento, controle.
D
recebimento, registro, classificação, expedição.
E
preparação, análise, expedição, controle.
Na organização de arquivos, é correto afirmar que
A
as atividades de protocolo contemplam recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação, expedição e autuação de documentos avulsos.
B
documentos correntes devem ser definitivamente preservados.
C
são criados ou extinguidos modelos de documentos e formulários na fase de destinação.
D
arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família pode ser misturado aos de outras entidades produtoras, conforme o princípio da proveniência.
E
documentos permanentes aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental no local, o qual se disponibiliza, viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Sobre esse tema, está correto o que se afirma em:
A
O setor de registro e movimentação é responsável por apenas distribuir documentos.
B
A etapa de recebimento envolve a entrada de documentos de origem interna ou externa.
C
A etapa de registro e movimentação remete ao encaminhamento de documentos do protocolo para outro setor/instituição ou para setores internos/unidades da mesma instituição.
D
Na etapa de expedição, o documento original deve sempre seguir sem os anexos.
O Protocolo é o registro e controle dos documentos que transitam entre os setores, empresas ou órgãos. Ele serve para tornar possível o acesso ás informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos, sobre os tipos de protocolo:
A
Protocolo disponível e indisponível.
B
Protocolo orgânico e industrial.
C
Protocolo centralizado e descentralizado.
D
Protocolo centrífugo e centrípeto.
E
Protocolo aberto e fechado.
A primeira etapa de controle por parte do Setor de Protocolo é o controle do recebimento dos documentos que entram na instituição. Essa tarefa consiste basicamente em receber toda a documentação que irá circular no órgão e proceder a separação deles quanto aos seguintes aspectos: oficiais, particulares, ostensivos e sigilosos.
Analise as afirmativas abaixo com base no contexto apresentado.
1. Na etapa do protocolo, são recebidos somente aqueles documentos que chegam de outros órgãos via malote.
2. As correspondências consideradas particulares devem ser recusadas e não recebidas.
3. Após o recebimento, os documentos ostensivos são abertos e analisados, anexando mais informações, e, assim, encaminhados aos seus destinos, e os sigilosos são enviados diretamente para seus destinatários.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
A
É correta apenas a afirmativa 1.
B
É correta apenas a afirmativa 3.
C
São corretas apenas as afirmativas 1 e 2.
D
São corretas apenas as afirmativas 1 e 3.
E
São corretas apenas as afirmativas 2 e 3.
As atividades do protocolo consistem em:
A
Um conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a assegurar sua imediata distribuição, localização, expedição e recuperação, garantindo o acesso às informações.
B
Controle dos documentos destruídos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a assegurar sua imediata destruição, garantindo que não tenham acesso às informações.
C
Um conjunto de operações que buscam o descontrole dos documentos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a destruir o acesso às informações.
D
Um conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, para assegurar sua imediata inutilização.
E
Controle dos documentos produzidos, de modo a assegurar sua distribuição, localização, expedição e recuperação, garantindo o acesso às informações, mas somente quando for solicitado pelo setor de quem é de direito o documento.
No setor de protocolo é iniciado a gestão dos documentos da empresa pública, garantindo o controle e organização das atividades arquivísticas. Analise as questões abaixo, todas estão corretas sobre a gestão de documentos, EXCETO:
A
O setor de protocolo é responsável por controlar a tramitação e a expedição dos documentos, na Administração Pública.
B
Para garantir agilidade no processo das informações da Administração Pública é preciso registrar todos os documentos.
C
O protocolo é um serviço responsável por receber os documentos dos órgãos públicos.
D
A classificação dos documentos no setor público não é necessária, é apenas praticada nas empresas privadas, a gestão das empresas privadas é muito burocrática.
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