Questões de Concurso sobre Documentos digitais: conceitos e definições

O armazenamento de documentos digitais se dará em dispositivos de memória volátil, que poderão ser eletrônicos, magnéticos e ópticos.

Com o avanço das tecnologias da informação, documentos arquivísticos passaram a ser produzidos exclusivamente em formato digital, trazendo vantagens como aumento da produtividade e facilidade de acesso. Nesse contexto, considera-se documento digital:

Documento digital é um arquivo eletrônico que utiliza codificação binária e só pode ser acessado por sistemas computacionais.

O objeto digital é parte de um ou mais documentos digitais, incluindo-se os metadados necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma.

“É preciso esclarecer que autenticação é diferente de autenticidade.”

BRASIL. Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2012, p. 5.

A respeito da autenticação e da autenticidade, analise as definições a seguir.

I. A autenticação é a declaração da autenticidade feita em um dado momento por uma pessoa autorizada para tal.

II. A autenticidade é a relação entre os dados de forma e conteúdo do documento digital que permite sua apresentação.

Assinale a alternativa correta.

O documento digital e sua reprodução, quando realizada de acordo com as normas estabelecidas, possuem o mesmo valor probatório que o documento original. Isso significa que:

A captura faz parte dos procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e não digitais.

A digitalização de documentos públicos exige o uso de certificação digital no padrão ICP‑Brasil pelo agente público responsável para garantir a autenticidade e a integridade do documento digital, conferindo‑lhe o mesmo valor legal do original.

Um único sistema de software de documentos de arquivo tem que capturar o máximo de metadados para que o sistema e seus usuários possam interpretar e gerenciar os documentos de arquivo pelo tempo que for necessário.

O Sistema Eletrônico de Informações, proeminente exemplo brasileiro, utilizado por diversas organizações públicas para a gestão de documentos e processos de forma eletrônica, abrange as etapas do protocolo de maneira digital.

Textos, mensagem de correio eletrônico, bases de dados, planilhas, imagens, gravações sonoras, material gráfico, páginas da Web são exemplos de documentos arquivísticos digitais.

Os sistemas digitais oferecem maior controle de acesso, trilhas de auditoria (quem acessou o que e quando) e backups automáticos, garantindo a preservação e a integridade da informação.

Documento arquivístico digital é aquele codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema, produzido, no curso de uma atividade, como resultado de tal atividade, e mantido para ação ou referência.

Com o avanço das tecnologias da informação e o seu impacto na produção dos documentos arquivísticos, a garantia e manutenção de autenticidade é um dos principais desafios para os arquivistas da contemporaneidade. Com base no assunto, relacione os conceitos apresentados abaixo ao termo referente a cada um deles.

I. Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.

II. Declaração de que um documento original é autêntico – ou que uma cópia reproduz fielmente o original – feita por uma pessoa jurídica com autoridade para tal (servidor público, notário, autoridade certificadora) num determinado momento, por meio da adição de elementos ou afirmações.

III. Documento que é o que diz ser e está livre de alteração ou corrupção, ou seja, que teve sua identidade e integridade mantidas ao longo do tempo.

IV. Inferência da autenticidade de um documento arquivístico feita a partir de fatos conhecidos sobre a maneira como aquele documento foi produzido e mantido.

A sequência correta é

A cadeia de preservação e a cadeia de custódia não apoiam a autenticidade dos documentos digitais.

Os documentos digitais são armazenados em dispositivos eletrônicos, magnéticos e ópticos. É interessante notar que, do ponto de vista tecnológico, distinguem-se três tipos de memória, em ordem decrescente de preço e velocidade de acesso. Nesse sentido, a memória terciária caracteriza-se por:

Um dos fatores que comprometem a preservação dos documentos digitais é a degradação do suporte.

Antes do fim da vida útil do documento, é preciso usar a técnica de:

Assinale a alternativa que indica dois princípios fundamentais para a gestão eficaz de documentos digitais em organizações públicas.

A digitalização é um procedimento amplamente utilizado para inserção de documentos físicos em processos eletrônicos ou para conversão de suporte de processos e documentos que passarão a tramitar ou ser disponibilizados em meio digital. [...] A digitalização de documentos físicos e a gestão da documentação digitalizada, assim como a própria gestão documental de maneira mais ampla, independentemente do suporte, são regidas por diretrizes que orientam o estabelecimento da política, o planejamento e as ações a serem implementadas.

(CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA-Brasil. Manual de digitalização de documentos do Poder Judiciário. Brasília: CNJ, 2023. p 19-20. Disponível em: https://www.cnj.jus.br/. Acesso em: novembro de 2024.)

Tendo em vista as atividades do arquivista do Tribunal de Justiça do Estado de Rondônia (TJRO), no que concerne às práticas a serem observadas nas atividades de digitalização, NÃO se trata de uma diretriz para a digitalização de documentos:

A migração de formatos, também conhecida como conversão de formatos, constitui uma estratégia fundamental de preservação digital que envolve a transferência de documentos de formatos obsoletos para formatos mais atuais e amplamente aceitos.