Questões de Concurso sobre Gestão de documentos e o ciclo vital dos documentos

Considere as afirmativas abaixo a respeito da gestão documental.

I – A fase da gestão de documentos, a qual o arquivista participa da seleção de recursos humanos para a área arquivística é a de produção.

II – As atividades de protocolo estão relacionadas à fase da gestão de documentos conhecida como produção.

III - Para uma destinação adequada, recomenda-se que a comissão permanente de avaliação documental realiza o processo de avaliação na fase intermediária e um de seus objetivos é o aumento no índice de recuperação da informação.

Assinale a alternativa correta:

A difusão é uma atividade desenvolvida no modelo clássico de gestão de documentos.

Analise as assertivas a seguir sobre alguns dos recursos tecnológicos utilizados na instituição.

I O aparelho de fax transmite a cópia de um documento por telefone, de modo que ele precisa estar acoplado a uma linha telefônica. Caso seja necessário arquivar documentos ou correspondências que chegam por fax, é preciso fazer uma cópia para o arquivo, já que a tinta do fax não é durável e descora com facilidade.

II A copiadora – como o nome já diz, faz a cópia de documentos. Ao utilizá-la, procure posicionar o papel exatamente na marcação indicada para a cópia não sair torta. Copie somente documentos necessários ao trabalho e, se precisar tirar cópia de alguma documentação pessoal, peça autorização ao seu superior.

III Quase todas as empresas/instituições possuem um sistema de ramal em seus telefones. Existe um número geral, que normalmente é o da telefonista ou da recepção, e um ramal para cada departamento. É interessante que se tenha conhecimento de todos ramais, pois assim é possível se comunicar com vários setores, sempre de acordo com a necessidade. Também é importante saber transferir as ligações de um ramal para outro.

Está CORRETO o que se afirma em:

A existência de normas internacionais acerca da gestão de documentos que não foram criadas pelo Conselho Internacional de Arquivos atesta a importância da gestão de documentos para a arquivística.

A gestão de documentos é aplicada aos documentos considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconhecido pela sociedade.

A fase intermediária é prescindível na implementação do programa de gestão de documentos.

As principais ações da gestão de documentos ocorrem durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.

A gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas que visam a racionalização e a eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos. Os três elementos fundamentais para classificar os documentos públicos são:

O plano de classificação, a tabela de temporalidade, o manual de gestão arquivística e o dicionário de termos controlados são instrumentos obrigatórios em um programa de gestão de documentos.

A elaboração dos instrumentos de gestão de documentos prescinde de informações acerca do marco regulatório da organização.

Disposição e rastreabilidade são processos do programa de gestão de documentos.

De acordo com a Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Art. 3.º, “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

De acordo com a literatura arquivística, dados abaixo os objetivos da gestão de documentos,

I. Assegurar o pleno exercício da cidadania.

II. Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada.

III. Agilizar o processo decisório.

IV. Viabilizar as ações para a eliminação dos documentos públicos permanentes que não tenha mais interesse para a instituição.

verifica-se que está(ao) correto(s) apenas

Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos, bem como garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, são alguns dos objetivos da:

Para facilitar o acesso rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo.

O arquivamento intermediário é um dos componentes da fase de destinação de um programa de gestão de documentos.

Para cada fase do arquivo, existem formas de tratamento, organização e conservação específicas. Nesse sentido, conforme a abrangência de atuação, os arquivos que ficam junto aos órgãos operacionais são conhecidos como

As operações técnicas da gestão de documentos são realizadas nas fases corrente, intermediária e permanente. Os documentos correntes são aqueles em tramitação; os intermediários são aqueles que, mesmo sem movimentação, ainda são consultados com frequência, por razões administrativas; e os permanentes são aqueles com uso pouco frequente, de caráter histórico e cultural.

Na fase corrente e na intermediária, a definição dos prazos de guarda dos documentos de arquivo é feita a partir da existência ou não dos valores primários dos documentos.

As instituições arquivísticas públicas detém o poder de autorizar a eliminação de documentos públicos.

O instrumento de gestão arquivística utilizado para a organização dos documentos é o(a)