Questões de Concurso sobre Gestão de documentos e o ciclo vital dos documentos

Os documentos administrativos produzidos em um determinado setor devem atender às padronizações definidas pelo próprio setor, em detrimento dos padrões gerais da organização.

A fase de destinação de documentos refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, bem como a sua guarda após cessado seu trâmite.

O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos típicos da gestão de documentos e devem ser aplicados quando os documentos forem transferidos ao arquivo intermediário.

A implantação de uma política de gestão documental nos arquivos favorece a racionalização da produção e do trâmite documental.

Os arquivos institucionais devem ocupar-se exclusivamente da gestão de documentos correntes.

Cabe ao arquivo corrente, por meio da leitura, tomar conhecimento da correspondência ostensiva, verificando a existência de antecedentes.

treinamento de todos os profissionais envolvidos com as atividades de gestão de documentos.

A fase referente à utilização dos documentos envolve a elaboração e a gestão de fichas, formulários e correspondência.

Baseando-se em Schellenberg, o programa deverá estabelecer procedimentos e rotinas para os documentos de arquivo nas três fases do ciclo de vida documental.

Os documentos que firmam orientação de caráter normativo poderão ser eliminados, uma vez cumpridos os prazos de vigência.

A fase de produção de documentos envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação.

Na primeira fase do programa, são contemplados os elementos referentes ao controle e à difusão de documentos de caráter normativo.

agilização e o aumento da recuperação da informação.

O arquivo corrente deverá encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente.

A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente, passando pelos estágios corrente e intermediário.

Considerando a literatura da área e as práticas desenvolvidas em alguns países, pode-se dizer que as políticas arquivísticas têm como pressuposto o fato de que a gestão de documentos (correntes e intermediários) governamentais é essencial para assegurar transparência e, em conjunto com a administração dos arquivos permanentes, também proteger os documentos históricos, além de assegurar direitos legais e financeiros ao Estado e à sociedade.

A elaboração do diagnóstico contempla essencialmente os documentos em fase intermediária.

Tendo em vista a gestão dos arquivos correntes, julgue os itens apresentados.

I. São aqueles cujos documentos encontram-se em curso ou que, mesmo sem movimentação, são objeto de consultas freqüentes.

II. Seus documentos apresentam valor primário e secundário, podendo ser, o valor secundário, probatório ou informativo.

III. Seus documentos não estão sujeitos a empréstimo, devendo ser copiados quando do pedido de informação.

IV. Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, os de natureza sigilosa serão encaminhados aos chefes de serviço.

A quantidade de itens corretos é igual a

A existência de uma política arquivística em uma instituição leva à racionalização de documentos.

O documento não classificado pelo protocolo do órgão será classificado no arquivo corrente.