Questões de Concurso sobre Gestão de documentos e o ciclo vital dos documentos

Os processos de aposentadoria de servidores públicos devem ser guardados por 100 anos, antes de sua eliminação.

No que se refere a documentos de orçamento e finanças, aqueles relativos a créditos adicionais poderão ser eliminados após 5 anos, a contar da data de aprovação das contas do órgão.

O prazo precaucional dos conjuntos documentais deverá ser cumprido nos arquivos permanentes.

O plano de classificação é um instrumento básico na gestão das informações arquivísticas e começa a ser aplicado na segunda idade do ciclo vital dos documentos.

A gestão de documentos arquivísticos ocupa-se dos documentos de fases intermediária e permanente.

No âmbito do gerenciamento da informação e da gestão de documento, as funções realizadas nos arquivos intermediários incluem o(a)

A gestão da documentação governamental é de responsabilidade da administração pública. O acesso à informação é um direito assegurado a todos os cidadãos. O sigilo da fonte, entretanto, será resguardado quando necessário ao exercício profissional.

A centralização ou descentralização dos arquivos é uma decisão importante em todas as organizações. A principal desvantagem da centralização de arquivos é:

Os órgãos públicos que possuem arquivo central e arquivo intermediário deverão optar por um deles para o cumprimento da fase intermediária de seu acervo.

A gestão de documentos compreende fundamentalmente as atividades típicas desenvolvidas nos arquivos correntes.

redução do quantitativo de documentos devido aos descartes efetuados nessa fase.

De acordo com o Arquivo Nacional (1995), gestão de documentos é uma operação arquivística, isto é, um processo de redução seletiva de massa de documentos a proporções manipuláveis, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.

O fluxo da informação em uma organização é um processo de cadeia de valor, e o sistema de informação pode ser considerado como a sua agregação de valor, por ser o suporte para a produção e para a transferência da informação.

melhor otimização do espaço, dos equipamentos utilizados e das atividades gerenciais.

O controle do documento desde o nascimento ou recebimento pode evitar a situação descrita. Nesse sentido, o protocolo, atividade típica do arquivo intermediário, é um importante instrumento para o gerenciamento do registro e controle do trâmite documental.

Para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.

Na implantação de programas de gestão de documentos, devem estar incluídas atividades pertinentes ao setor de protocolo.

O acervo de depósitos intermediários é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente.

adoção de normas que propiciam um controle efetivo de documentos nessa fase.

O sistema de qualidade, conforme apresentado nas normas pertinentes, estabelece que, ao longo da cadeia de produção de uma empresa, devem ser definidos procedimentos e responsabilidades para aqueles processos e atividades que afetam a qualidade do produto, e mantidos registros que evidenciem que o processo foi executado conforme estabelecido na documentação. A empresa deve, portanto, estabelecer a devida organização da documentação que contenha os procedimentos, os planos e programas, assim como registros a respeito do ocorrido ao longo da produção.