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Questões de Concurso sobre Área: Serviços Administrativos
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Compete ao Assistente Administrativo auxiliar no controle de materiais de escritório.
Considerando a economicidade e a continuidade dos serviços, é procedimento correto nessa atividade:
A
Efetuar a solicitação de novos suprimentos somente após a constatação de estoque zero, visando evitar a imobilização de capital público.
B
Realizar pedidos de materiais sem observar a real necessidade do setor, garantindo sempre a máxima disponibilidade.
C
Priorizar a guarda de materiais de alto valor em locais de acesso restrito à chefia, dispensando o registro de saída para tais itens.
D
Controlar o consumo, registrar entradas e saídas e solicitar reposição com base em um estoque mínimo predefinido.
E
Substituir materiais padronizados por outros similares de menor custo, sem comunicação prévia ao usuário.
Silvio, como auxiliar administrativo da Prefeitura Municipal de Pinheiro Preto, possui entre suas atribuições a de auxiliar na manutenção de arquivos de documentos eletrônicos. Nesse sentido, Silvio exerce uma atribuição específica que corresponde a realizar o processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner. O trecho refere-se ao(à):
A
Armazenamento.
B
Destinação.
C
Digitalização.
D
Disseminação.
O saneamento básico é o conjunto de serviços essenciais que visam a promover a saúde pública. Nesse sentido, é um componente do saneamento básico
A
a poda de árvores.
B
o uso de combustíveis fósseis.
C
o abastecimento de água potável.
D
as mudanças climáticas.
Um cidadão registrou uma demanda no sistema da Ouvidoria de uma Prefeitura, rotulando-a equivocadamente como "Denúncia", para relatar a insatisfação com a demora no conserto de um buraco em sua rua. Ao triar o expediente, o Ouvidor-Geral constatou que o relato não apontava nenhuma infração disciplinar de agentes, tratando-se estritamente de uma queixa sobre a prestação do serviço. Visando à efetiva resolução do caso, o servidor reclassificou a demanda no sistema para "Reclamação" e, em seguida, encaminhou-a à Secretaria de Obras. À luz das atribuições legais das ouvidorias, a conduta do Ouvidor-Geral, ao proceder à reclassificação, revela uma atuação:
A
Correta, pois a lei confere à ouvidoria a atribuição de analisar a manifestação para dar-lhe o encaminhamento adequado.
B
Irregular, visto que a norma veda a alteração da classe da manifestação, devendo a demanda original ser arquivada por erro.
C
Ilícita, uma vez que a reclassificação processual depende de prévia audiência e autorização expressa do próprio usuário.
D
Inválida, devendo a manifestação ser extinta, pois compete exclusivamente ao cidadão tipificar sua pretensão no sistema.
Durante contrato de manutenção predial, o fiscal registra que determinados serviços foram executados com padrão abaixo do especificado. A contratada alega que a divergência decorre de interpretação técnica diferente sobre o nível de acabamento exigido pelo contrato e que o padrão entregue atende ao uso funcional do espaço, ainda que não corresponda literalmente ao especificado. A esse respeito, assinale a alternativa correta:
A
O fiscal deve registrar a divergência, instruir o processo com a especificação contratual e os elementos técnicos identificados e comunicar à autoridade competente para que a decisão sobre aceitação, correção ou recusa seja fundamentada.
B
O fiscal pode aceitar o serviço executado quando o uso funcional do espaço estiver preservado, pois a finalidade prática do objeto prevalece sobre a literalidade da especificação contratual.
C
O fiscal deve recusar o serviço diretamente e determinar a substituição imediata, pois qualquer divergência entre execução e especificação autoriza rejeição unilateral sem instrução adicional.
D
O fiscal pode homologar a execução parcialmente divergente quando a contratada apresentar laudo técnico próprio confirmando a equivalência funcional entre o padrão entregue e o especificado.
E
O fiscal pode diferir a análise para a medição final, consolidando as divergências identificadas ao longo do contrato em um único procedimento de regularização ao término da vigência.
Em determinado setor da prefeitura, o Assistente Administrativo é responsável por acompanhar prazos de processos administrativos e compromissos institucionais.
Considerando as boas práticas da Administração Pública e as atribuições do cargo, qual é a conduta adequada para garantir o cumprimento tempestivo dessas obrigações?
A
Arquivar os processos em ordem cronológica e aguardar que os setores interessados solicitem informações quando necessário.
B
Registrar os prazos em sistema ou agenda institucional, acompanhar periodicamente sua evolução e comunicar previamente os responsáveis sobre vencimentos próximos.
C
Encaminhar os processos apenas na data final do prazo, evitando retrabalho e excesso de comunicações internas.
D
Controlar os prazos somente de forma verbal, informando os responsáveis quando questionado sobre a situação do processo.
E
Transferir integralmente a responsabilidade pelo controle de prazos ao superior hierárquico, limitando-se ao arquivamento físico dos documentos.
A coleta e entrega de documentos e encomendas tem como finalidade:
A
Arquivar materiais
B
Substituir o setor de protocolo
C
Atender às necessidades administrativas
D
Reduzir o fluxo interno
E
Controlar servidores
No setor de recursos humanos da administração pública, diversas rotinas administrativas são realizadas para garantir o adequado controle da vida funcional dos servidores, incluindo registros funcionais, controle de frequência e gestão de benefícios concedidos aos servidores. Considerando as atividades relacionadas às rotinas de registros funcionais, controle de frequência e benefícios no setor de recursos humanos, assinale a alternativa CORRETA.
A
Os benefícios concedidos aos servidores não devem ser registrados ou acompanhados pelo setor de recursos humanos, sendo sua gestão atribuída exclusivamente aos órgãos responsáveis pela execução financeira.
B
Os registros funcionais dos servidores devem abranger informações relevantes da vida funcional, como admissão, lotação, afastamentos e progressões, sendo mantidos organizados e atualizados pela unidade responsável.
C
O controle da frequência dos servidores torna-se dispensável quando utilizados sistemas eletrônicos de gestão de pessoal, por substituírem integralmente os registros administrativos da vida funcional.
D
Os registros funcionais dos servidores devem conter apenas dados relativos à remuneração mensal, sendo vedada a inclusão de informações sobre afastamentos, licenças ou progressões funcionais.
E
O controle de frequência dos servidores possui caráter exclusivamente informativo, não produzindo efeitos administrativos relacionados à remuneração, ao registro de faltas ou ao cumprimento da jornada.
De acordo com Cerqueira (2019), o sistema de contagem para o inventário cíclico determina que seja gerada uma lista dos itens para a contagem física diária. Segundo o autor, uma vantagem adicional da implantação nesse tipo de inventário é que são executadas diariamente as contagens cíclicas, existindo um aprimoramento da _____________ do estoque, que é o principal indicador da qualidade na gestão dos estoques e diz respeito ao grau de precisão e à exatidão relativa à coleta de dados e informações quando há ausência de erros ou equívocos.
Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do trecho acima.
A
acurácia
B
onomástica
C
toponímia
D
acuidade
No uso cotidiano de computadores e sistemas informatizados da prefeitura, visando a eficiência no trabalho, constitui uma boa prática de organização de arquivos digitais de trabalho e de uso frequente:
A
Salvar todos os arquivos na área de trabalho para facilitar o acesso rápido.
B
Nomear arquivos de forma genérica, evitando identificar seu conteúdo por questões de sigilo.
C
Manter cópias duplicadas em várias pastas, mesmo sem necessidade.
D
Excluir arquivos antigos sem verificação, para liberar espaço no sistema.
E
Organizar arquivos em pastas temáticas, com nomenclatura clara e padronizada.
Um auxiliar administrativo, no exercício de suas funções, executa atividades que envolvem a elaboração de documentos em processador de texto, atualização de planilhas eletrônicas, pesquisa de informações na internet e envio de correspondências eletrônicas institucionais. Em determinado dia, ocorrem simultaneamente as seguintes situações:
Situação 1: o servidor elabora um ofício em editor de texto, utilizando modelo institucional e recursos de formatação automática.
Situação 2: ao atualizar uma planilha de controle, o servidor opta por inserir valores manualmente, substituindo fórmulas previamente existentes.
Situação 3: para complementar informações do documento, o servidor consulta dados disponíveis em sítio eletrônico oficial de outro órgão público.
Situação 4: o servidor encaminha o material final por e-mail institucional, com assunto genérico e sem identificação clara dos anexos.
Com base nos conhecimentos básicos de informática e nas boas práticas administrativas, avalie as conclusões a seguir.
I.A conduta adotada na Situação 1 está correta, pois o uso de modelos e formatação automática contribui para a padronização e eficiência documental.
II.A conduta adotada na Situação 2 compromete a confiabilidade da planilha, ao eliminar mecanismos automáticos de cálculo e atualização.
III.A conduta adotada na Situação 3 é adequada, pois prioriza fontes oficiais e confiáveis para subsidiar documentos administrativos.
IV.A conduta adotada na Situação 4 é plenamente adequada, uma vez que o uso do e-mail institucional dispensa detalhamento do assunto e dos anexos.
Assinale a alternativa correta.
A
Apenas as conclusões I, III e IV estão corretas.
B
Apenas as conclusões I e III estão corretas.
C
Apenas as conclusões II e IV estão corretas.
D
As conclusões I, II, III e IV estão corretas.
E
Apenas as conclusões I, II e III estão corretas.
Em uma unidade administrativa de atendimento interno, o auxiliar administrativo é responsável pela operação cotidiana de máquinas fotocopiadoras, impressoras multifuncionais e computadores utilizados para reprodução, digitalização e organização de documentos oficiais. Durante a preparação de um conjunto de processos administrativos, o servidor identifica que determinados documentos contêm informações sensíveis e que o equipamento de digitalização apresenta opções automáticas de armazenamento em rede compartilhada. Considerando as atribuições do cargo, as boas práticas administrativas e a necessidade de preservação da integridade e confidencialidade das informações, assinale a alternativa que expressa a conduta correta do auxiliar administrativo nessa situação.
A
Ajustar o equipamento para digitalização e reprodução conforme as normas institucionais, verificar o destino dos arquivos digitais, restringir o acesso às informações quando necessário e assegurar o correto manuseio dos documentos, preservando sua integridade e confidencialidade.
B
Evitar a digitalização dos documentos sensíveis, optando exclusivamente pela reprodução física, mesmo que o fluxo de trabalho institucional preveja a tramitação eletrônica.
C
Delegar a terceiros a operação dos equipamentos, a fim de reduzir riscos operacionais, ainda que isso contrarie as atribuições do cargo.
D
Proceder à reprodução e digitalização dos documentos sem necessidade de conferência posterior, uma vez que eventuais inconsistências podem ser corrigidas pelos setores destinatários.
E
Utilizar as configurações automáticas do equipamento, armazenando os arquivos digitalizados na pasta padrão da rede, independentemente do conteúdo dos documentos, para garantir agilidade no serviço.
Francisco exerce as funções de auxiliar de processos administrativos no CREF2 e entre as suas atribuições está a elaboração de atas. Segundo Kaspary (2017), as partes de uma ata variam segundo a natureza das reuniões cujos eventos se registram. Sendo assim, Francisco, ao elaborar uma ata, deverá registrar, entre as partes mais importantes, as seguintes:
1. Dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso).
2. Local da reunião.
3. Pessoas presentes, devidamente qualificadas.
4. Presidente e secretário dos trabalhos.
5. Ordem do dia.
O resultado da somatória dos números correspondentes às afirmações corretas é:
A
10.
B
11.
C
12.
D
14.
E
15.
No que se refere ao uso de tecnologias da informação no ambiente administrativo, especialmente ferramentas como Microsoft Word, Excel e sistemas informatizados de gestão, assinale a alternativa que representa utilização adequada desses recursos:
A
Elaborar documentos oficiais sem padronização, priorizando criatividade estética em detrimento da formalidade.
B
Utilizar planilhas eletrônicas para controle de dados orçamentários e administrativos, aplicando fórmulas e organização lógica das informações.
C
Compartilhar senhas de acesso aos sistemas internos para facilitar o trabalho da equipe.
D
Armazenar documentos institucionais apenas em dispositivos pessoais, sem backup institucional.
E
Desconsiderar atualizações de sistemas para evitar alterações na rotina já consolidada.
Um Assistente Administrativo é responsável pelo controle do almoxarifado de um órgão público. Nos últimos meses, verificou-se que materiais de expediente essenciais (como papel A4 e cartuchos de impressão) estão se esgotando com frequência antes do prazo previsto.
Ao analisar os registros, constatou-se que:
• Algumas requisições internas não estavam devidamente formalizadas.
• Não havia controle mínimo de estoque (estoque de segurança).
• A entrada de materiais nem sempre era registrada imediatamente no sistema.
Diante da situação, a chefia solicitou providências para evitar desabastecimento e melhorar a gestão do estoque.
Considerando as boas práticas de requisição e controle de materiais, assinale a alternativa que apresenta a medida correta a ser adotada pelo Assistente Administrativo:
A
Liberar os materiais apenas mediante autorização verbal da chefia, dispensando registro formal para agilizar o atendimento.
B
Reduzir a distribuição de materiais a todos os setores, independentemente da demanda real.
C
Implantar controle formal de requisições, registro sistemático de entradas e saídas e definição de estoque mínimo para reposição.
D
Realizar novas compras em grande quantidade, sem análise de consumo médio, para evitar novas faltas.
A prefeitura pretende reduzir consumo de papel, melhorar descarte de resíduos e incluir critérios ambientais em compras de materiais de expediente. O setor administrativo deve orientar a medida sem restringir indevidamente a competição nem criar exigências desproporcionais ao objeto. A esse respeito, assinale a alternativa correta:
A
Critérios ambientais devem ser reservados ao edital principal, sem interferir nas rotinas internas de consumo e descarte da Administração.
B
Critérios ambientais nas especificações dispensam pesquisa de preços quando o objeto for classificado como sustentável pela área técnica.
C
A gestão ambiental administrativa restringe-se a campanhas internas, sem repercussão sobre especificações de compras ou controle de materiais.
D
A compra sustentável pode indicar marca ambientalmente reconhecida como critério principal de seleção, desde que haja justificativa técnica no processo.
E
Critérios ambientais podem integrar especificações quando relacionados ao objeto e compatíveis com a competição, e a gestão ambiental interna deve combinar planejamento de consumo, controle de estoque e descarte adequado.
Acerca dos métodos de controle de estoques que estão no almoxarifado, tratando-se de materiais com prazo de validade, o método que deve ser aplicado é a(o)
A
curva ABC (20% dos itens no estoque representam 80% do valor em estoque).
B
princípio de Pareto (classificação dos materiais de acordo com sua importância ou valor).
C
PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai).
D
UEPS (último que entra, primeiro que sai).
E
custo médio (o custo do estoque é recalculado sempre que entra um novo lote).
A análise da tramitação interna de documentos revelou que processos administrativos vinham percorrendo etapas desnecessárias entre diferentes setores, o que ocasionava atrasos na tomada de decisões e ampliava o risco de extravios. Diante dessa constatação, a administração passou a discutir a necessidade de revisar os fluxos de trabalho, com o objetivo de torná-los mais racionais, claros e eficientes. Com base nesse cenário, assinale a alternativa CORRETA.
A
A existência de múltiplas etapas no processo, ainda que desnecessárias, aumenta o controle administrativo e deve ser mantida para garantir maior formalidade.
B
A organização de processos é irrelevante para a eficiência, pois o cumprimento das tarefas depende exclusivamente do esforço individual de cada servidor.
C
A organização dos fluxos de trabalho reduz retrabalho, atrasos e falhas na execução das atividades administrativas.
D
A revisão de fluxos deve ocorrer apenas quando há mudança de legislação, sendo desnecessária em situações de atraso ou ineficiência operacional.
O planejamento no ambiente de trabalho é uma ferramenta essencial para organizar atividades, definir prioridades e garantir o alcance de objetivos de forma eficiente. Dentre as vantagens do planejamento no ambiente de trabalho, encontra-se, EXCETO:
A
Contribui com a eficiência.
B
Simplifica as metas.
C
Permite fazer avaliações do progresso e detectar falhas.
D
Demanda gasto extra.
Considerando o ciclo de vida dos documentos em um arquivo, podemos considerar um arquivo constituído em caráter:
A
efêmero, transitório e fugaz.
B
corrente, intermediário e permanente.
C
preciso, contundente e categórico
D
legal, ilegal e jurídico.
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