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Questões de Concurso sobre Comportamento, Postura
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O Código de Ética disciplina as relações do Secretário com as entidades da categoria. A respeito dessas relações,
A
é dever do secretário praticar a solidariedade e manter o intercâmbio como forma de fortalecimento da categoria.
B
o secretário deve estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profissionais.
C
o secretário, quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio.
D
é dever do secretário agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação.
Ano:
2013
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A correspondência, seja ela carta, email ou ofício, pode ser um dos fatores de êxito de um empreendimento ou, se mal redigidos, com palavras desnecessárias, deselegantes, agressivas, com erros de redação e concordância, dar uma prova de falta de cultura e cuidado de quem os redigiu, além de causar má impressão. Também não se pode esquecer de que são documentos que ficam arquivados, constituindo prova de uma relação entre pessoas e entidades. As seguintes afirmações traduzem conhecimentos sobre atendimento com qualidade, noções sobre arquivo e noções sobre correspondência. As alternativas estão corretas, com exceção de uma. Qual?
A
Uma correspondência adequada do ponto de vista estético significa que o texto está bem organizado e dentro da estruturação cabível, não contendo rasuras ou "sujeiras" impregnadas no papel.
B
Os documentos de consulta frequente, produzidos ou recebidos, devem ser guardados em um Arquivo Corrente.
C
Um email recebido não exige resposta imediata. Sempre se pode alegar que houve uma falha no sistema de emails e que o mesmo não foi recebido.
D
Os documentos, relatórios e mídia eletrônica devem ser armazenados em armários trancados adequados e/ou em outras formas de mobiliário de segurança, quando não estiverem em uso, especialmente fora do horário do expediente.
E
Saber escrever bem é transmitir ideias consistentes com a agilidade que os meios de hoje impõem. Pode-se afirmar que para saber escrever bem, também é importante ler. Por meio da leitura acrescenta-se não só conhecimento, como também a capacidade de trabalhar com as palavras.
Ser um profissional empreendedor é definir metas, ter confiança em si mesmo e nunca aceitar os erros.
C
Certo
E
Errado
Se um visitante chegar ao local de trabalho do profissional de secretariado enquanto este atende a outro cliente ao telefone, a atitude mais recomendada para o profissional será cumprimentar o recém-chegado com gesto de cabeça, para que este saiba que foi visto, e então terminar o atendimento normalmente, porém de forma ágil.
C
Certo
E
Errado
É função de uma secretária ou assistente estabelecer uma atmosfera positiva no relacionamento com os clientes internos e externos.
Assinale a alternativa cuja ação contraria um dos princípios para a obtenção dessa atmosfera.
A
Procurar esclarecer as dúvidas do interlocutor.
B
Atuar com gentileza, educação e paciência.
C
Procurar dar uma solução para o problema de maneira afetuosa.
D
Não deixar dúvida de seu empenho na resolução do caso.
E
Cumprir o que se comprometeu a fazer.
O ambiente de trabalho exige, de equipes e gestores, flexibilidade, troca de informações e união para que atinjam os objetivos traçados, favorecendo a aproximação entre as pessoas e a conquista do sucesso como um todo. Entende-se como Trabalho em Equipe:
A
a junção de conhecimentos, habilidades pessoais e boa vontade de todos para o bem comum.
B
a soma positiva das experiências e das responsabilidades para obter resultados satisfatórios.
C
a união dos diferentes tipos de personalidade e habilidades em grupo para atingir parte dos objetivos.
D
a capacidade de cada membro de fazer valer seus conhecimentos e habilidades profissionais.
E
as competências profissionais e pessoais somadas à autoridade que cada um possui para trabalhar nos projetos.
A parceria entre o executivo ou chefia e o profissional de secretariado está pautada na confidencialidade, na discrição e no trabalho em equipe. Nessa realidade, o secretário deve observar a importância de facilitar as relações entre os colaboradores e a chefia. Quando um colaborador deixa a desejar com relação à sua conduta profissional no departamento, atrapalhando o andamento dos trabalhos e prejudicando os resultados do departamento, você, enquanto profissional de secretariado,
A
avisa imediatamente o departamento de recursos humanos e solicita uma advertência verbal.
B
faz chegar ao conhecimento dos demais colegas do setor esse fato e sugere que eles tomem as providências.
C
deixa o problema chegar a chefia por “outros meios”, afinal você não tem a responsabilidade direta dessa pessoa.
D
chama o colaborador de lado, alerta para o que está ocorrendo e se prontifica ao ouvi-lo para poder ajudar.
E
comunica a sua chefia quem está causando o problema no departamento, para que ele sim tome as providências.
O profissional de secretariado tem sob sua responsabilidade a logística da organização de reuniões em seu departamento. As reuniões são mais produtivas quando os aspectos básicos são levados em conta quando da sua organização. Considera(m)-se aspecto(s) básico(s) na organização de uma reunião:
A
utilizar-se da intranet para encaminhar um e-mail informando o motivo da reunião com a pauta.
B
encaminhar o protocolo da convocação, bem como a pauta para os participantes.
C
informar a data, e confirmar uma hora antes se todos os participantes poderão ou não comparecer à reunião.
D
encaminhar a convocação aos participantes, a pauta,
providenciar a lista de presença e a Ata.
E
encaminhar a apresentação do conteúdo antecipado por e-mail para que todos tenham ciência do que será apresentado.
O atendimento telefônico de qualidade é uma das ferramentas essenciais para a sobrevivência das empresas. Nas empresas públicas ou privadas, o profissional de secretariado deve atentar-se para contribuir com a fidelização do cliente. Para que um bom atendimento telefônico ocorra, o secretário deve
A
identificar a empresa, seu departamento e dizer seu nome.
B
cumprimentar o interlocutor e perguntar quem fala e o que deseja.
C
identificar a empresa, dizer seu nome e cumprimentar o interlocutor.
D
quando possível evitar o “alô”, identificando apenas o seu departamento.
E
após o quarto toque atender e perguntar ao interlocutor com quem ele quer falar.
A agenda eletrônica ou física demanda por parte do profissional de secretariado competência, organização e responsabilidade quanto ao manuseio e uso. O secretário deve organizar e gerenciar os compromissos de sua chefia com extrema cautela e atenção. Nesse sentido, a agenda deve
A
ser elaborada em parceria com a agenda do secretário para que não hajam riscos de esquecimento.
B
ser elaborada de maneira que deixe sua chefia livre para optar pelos compromissos mais urgentes.
C
ser elaborada com a finalidade de lembrar sua chefia de compromissos profissionais e atividades organizacionais.
D
ser elaborada para lembrar de eventos institucionais junto a fornecedores e clientes.
E
ser elaborada mensalmente, levando-se em conta os compromissos particulares, sociais e familiares.
A partir da década de 1970, o perfil do profissional de secretariado executivo passou por inúmeras transformações, haja vista o advento dos primeiros cursos de graduação na área nessa época. Com o passar dos anos, o secretário executivo passou a fazer parte do processo de tomada de decisões e tornou-se um agente multifuncional das corporações; deixou de ser um profissional meramente tecnicista e se transformou em um assessor executivo.
Em relação a essa evolução do perfil profissiográfico, atribua V (verdadeiro) ou F (falso) às afirmativas a seguir.
( ) O secretário da atualidade possui uma visão holística da organização para a qual trabalha, conhece seus produtos, seus concorrentes, os departamentos, o cenário econômico no qual a empresa está inserida.
( ) O secretário moderno procura informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos que poderão facilitar o desempenho de suas atividades.
( ) O perfil do secretário atual é centralizador. Em virtude de ser um agente multifuncional, acaba desempenhando várias atividades sem delegar tarefas, porque detém conhecimento suficiente para isso.
( ) O secretário da atualidade é mantenedor de dados e informações em arquivos, inclusive eletrônicos. Sabe gerenciar as informações: recebe, filtra e divulga. Facilita as comunicações e o relacionamento interpessoal, além de gerenciar rotinas e serviços de suporte.
( ) O advento das novas tecnologias, computadores modernos, softwares de gestão, substituiu por completo o trabalho do secretário executivo da atualidade.
Assinale a alternativa que contém, de cima para baixo, a sequência correta.
A
V, V, F, V, F.
B
V, V, F, F, V.
C
F, V, V, V, F.
D
F, F, V, V, V.
E
F, F, V, F, V.
O profissional de secretariado demonstra ser empreendedor quando muda e transforma, planeja e realiza com independência e autoconfiança, correndo e assumindo riscos, resistindo aos obstáculos, alinhando os objetivos com a missão maior da empresa.
C
Certo
E
Errado
Durante o atendimento telefônico, caso o profissional de secretariado necessite anotar um nome que não saiba pronunciar ou escrever, não é adequado pedir ao interlocutor que o soletre, pois essa atitude pode constranger o interlocutor. Nesse caso, o procedimento correto para o profissional será escrever o nome da forma como foi entendido.
C
Certo
E
Errado
Marina, assistente do Departamento de Tecnologia, sabe que é de fundamental importância manter-se uma comunicação gestual eficaz no ambiente de trabalho. Assinale a alternativa que sinaliza uma das maneiras que ela utiliza para evitar ruídos na comunicação não verbal.
A
Apoiar a cabeça nas mãos.
B
Desviar o olhar do receptor.
C
Apontar o dedo indicador.
D
Deixar os braços soltos.
E
Disfarçar um sorriso.
Geralmente, as empresas têm expectativas em relação às atribuições pertinentes à função desempenhada pelas secretárias. Nesse sentido, assinale a alternativa que apresenta corretamente tais características.
A
Ter consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para bem desempenhar tarefas, ser digna de confiança, saber delegar tarefas quando necessário e resolver conflitos entre colegas de trabalho, bem como ter capacidade de trabalhar em grupo.
B
Ser dedicada ao trabalho de seu superior mais do que ao seu próprio trabalho, conflitar-se se necessário com seus colegas, porém sempre resolvendo tal situação, e ser digna de confiança de seu superior.
C
Saber delegar tarefas para se preocupar somente com o seu superior, organizar a vida profissional de todos que trabalham no mesmo ambiente de trabalho, ter consciência de seus deveres e dedicarse ao seu trabalho.
D
Ter equilíbrio emocional, ser digna de confiança, saber lutar por seu espaço no ambiente de trabalho, não resolver conflitos internos, atendo-se ao seu trabalho, ser capaz de trabalhar em dupla, tendo em vista a proximidade com seu superior.
E
Ter consciência de seus deveres e equilíbrio físico para bem desempenharem suas tarefas, saber delegar tarefas sempre, atendo-se à organização dos afazeres de seu superior.
No novo perfil do secretariado, inclui-se o aspecto do agente facilitador, ou seja, aquele que torna exequível todo o processo de gestão. Isso significa que esse profissional deve ser mais que um parceiro de seu chefe: deve planejar e orientar todas as atividades e as ações rotineiras do executivo.
C
Certo
E
Errado
Leia o texto a seguir.
A secretária como geradora de resultados deve ter a consciência de que pertence à linha de frente da empresa e, portanto, representa um elo importante nas relações internas e externas (entre o executivo e a equipe de trabalho; entre a empresa e o consumidor). Tendo em vista que o cliente é o principal foco de toda empresa, a concorrência só pode ser vencida pela qualidade de atendimento.
(MAZULO, R.; LIENDO, S. Secretária: rotina gerencial, habilidades e comportamentais e plano de carreira. São Paulo: Editora Senac, 2012. p.51.)
Com relação ao atendimento prestado pelo secretário executivo, considere as afirmativas a seguir.
I. Para desempenhar um bom atendimento telefônico, basta ter uma boa voz e falar pausadamente.
II. É importante agendar com os visitantes o melhor horário para atendê-los na empresa.
III. É importante ter sempre papel e caneta para anotar os recados e checar as informações antes do interlocutor encerrar a ligação.
IV. Elegância e postura são fundamentais não só nas atitudes, mas também no tom de voz, no sorriso, na vestimenta e nas linguagens verbal e não verbal.
Assinale a alternativa correta.
A
Somente as afirmativas I e II são corretas.
B
Somente as afirmativas I e IV são corretas.
C
Somente as afirmativas III e IV são corretas.
D
Somente as afirmativas I, II e III são corretas.
E
Somente as afirmativas II, III e IV são corretas.
O secretário executivo gerencia rotinas secretariais, negocia com clientes (internos e externos) fornecedores, empresários, utilizando-se sempre da boa comunicação, uma das competências mais importantes desse profissional.
Nesse sentido, pode-se afirmar que o secretário executivo desempenha um papel de
A
Técnico Empresarial.
B
Relações Públicas.
C
Agente de Recursos Humanos.
D
Agente Facilitador.
E
Agente de Marketing
Assinale a alternativa que apresenta, corretamente, a habilidade de maior importância no gerenciamento da rotina do secretário executivo.
A
Oratória.
B
Administração do Tempo.
C
Domínio de Idioma Estrangeiro.
D
Redação Própria.
E
Ordem de Precedência.
Paciência, tolerância, atenção e simpatia são importantes fatores para um bom atendimento do profissional de secretariado. Entretanto, trabalhar sob pressão justifica a falta de amabilidade do profissional em certas circunstâncias.
C
Certo
E
Errado
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