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Questões de Concurso sobre Comunicação
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Para uma comunicação eficaz, o emissor deve procurar esclarecer suas ideias antes de comunicá-las. Para tanto, Medeiros (2010) afirma que para transmitir uma informação eficaz deve-se analisar com qual pessoa você vai comunicar-se, quem é ela, o que você quer transmitir, como está transmitindo as informações, se está usando as palavras adequadas às circunstâncias. São questionamentos que ajudam a analisar se a mensagem está sendo transmitida de forma compreensível.
Assinale a alternativa que não oferece empecilhos para a comunicação eficaz do Secretário Executivo:
A
O medo de falar em público é um dos maiores empecilhos às pessoas que desejam realizar seus objetivos.
B
A má interpretação das palavras e a existência de obstáculos na comunicação impede que a mensagem seja transmitida de modo eficaz.
C
A timidez é um fator capaz de interromper a relação entre emissor-receptor.
D
Não saber ouvir, convencer e persuadir são falhas que podem acarretar em sérios prejuízos à empresa.
E
A linguagem corporal serve de apoio às palavras, podendo valorizar o discurso, desde que empregada no momento certo.
Agrega o melhor das tecnologias Analógica e Digital e ainda implementa a tecnologia VolP, permitindo interligar filiais e reduzindo o custo, já que, depois de configurada, ela escolhe a rota de menor curso para ligar, dependendo de cada tipo de chamada. Tal descrição refere-se a qual tipo de PABX?
A
Virtual.
B
Híbrido.
C
Proxy.
D
Tronco digital.
E
Ip.
Analise as afirmativas sobre Carta Comercial:
I- A linguagem utilizada na carta comercial é formal, clara e objetiva com um texto breve e parágrafos curtos. Portanto, ela inclui uma boa organização e apresentação. Nesse tipo de texto deve-se evitar utilizar vícios e figuras de linguagem, gírias, expressões coloquiais, dentre outros.
II- Além disso, a carta comercial apresenta marcas de impessoalidade e imparcialidade. Ou seja, são escritas em terceira pessoa e normalmente não expressam opiniões ou juízos de valor de seu remetente.
III- Dependendo do teor das cartas comerciais, elas podem ser informativas (comunicado), descritivas (descrição de um produto ou serviço), narrativas (narração de um evento) ou dissertativas (sugestões e reclamações).
IV- Ela representa um meio de comunicação muito importante entre as empresas, que pode ser uma opinião, crítica, solicitação, comunicado, cobrança, negociação, agradecimento, propaganda, dentre outros.
Está correto o que se afirma em:
A
Apenas I e II
B
Apenas II e III
C
Apenas III e IV
D
Todas as afirmativas
E
Nenhuma das afirmativas
Em uma pesquisa realizada pela Harvard Business School, constatou-se que 70% dos problemas que acontecem nas empresas estão ligados direta ou indiretamente a falhas na comunicação. Desta forma, é preciso analisar com clareza as barreiras que estão acontecendo para que a comunicação ocorra de forma eficaz. Abaixo estão algumas delas:
o Sobrecarga de informações - Um dos aspectos a serem analisados é a quantidade de informações que hoje são trocadas dentro e fora das organizações. Como não é possível diminuí-las, investir em tecnologia pode ajudar na tarefa de coleta, tratamento e compartilhamento de informações para que elas não se percam no caminho.
o Distanciamento entre os participantes - A distância física entre os participantes envolvidos na comunicação pode ser uma barreira. Apesar de hoje as tecnologias funcionarem a favor das trocas de informações, os erros podem ser mais frequentes e as interpretações também. É preciso cuidado ao redigir um e-mail, pois o colega que estará lendo pode não ter a correta percepção de sua intenção. É necessário escrever com clareza para não haver distorção.
o Dispersão das informações - Muitas empresas utilizam diversos sistemas de controle de informação. Um para vendas, outro para o marketing, outro para o financeiro, o que pode gerar barreiras que impedem a comunicação e a dispersão das informações.
o Barreiras estruturais e organizacionais - outro obstáculo no fluxo de informações corporativo são as hierarquias rígidas e a departamentalização em acesso (BARTOLOMÉ), que acabam por dificultar o processo de comunicação. A não utilização de canais eficientes pode prejudicar o processo.
A
Todas as alternativas estão incorretas.
B
Todas as alternativas estão corretas.
C
O distanciamento entre os participantes não é uma barreira para a comunicação.
D
Atualmente as empresas estão padronizando somente um sistema de comunicação.
E
Não existe sobrecarga de informações nas empresas.
A Constituição Federal dispõe em seu Artigo 37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”. Isso significa que, para produzir qualquer documento de caráter oficial, deve-se observar a legalidade e a moralidade na emissão; evitando marcas pessoais, procurando tratar do assunto a que faz referência. Sempre ter em mente que são documentos de caráter e acesso público (exceto quando a lei preveja o contrário). A redação deve ser concisa, clara e com correção de conteúdo. Além disso, outras características são necessárias, como:
A
as comunicações que partem dos órgãos públicos federais não devem, necessariamente, ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro;
B
não possui caráter impessoal. Devido a sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, os textos oficiais requerem o uso do padrão culto da língua;
C
a necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade;
D
pelo seu padrão culto, deve-se evitar a simplicidade de expressão, pois pode ser confundida com pobreza de expressão;
E
existe propriamente um padrão oficial de linguagem que deve ser seguido sem restrições;
O fluxo de processos que tramita rotineiramente demanda do profissional de secretariado executivo uma gestão eficaz do tempo.
A quantidade de documentos que o secretário manuseia exige um controle eficiente das informações e do andamento desses
processos. De acordo com a teoria da administração de tempo e com base no texto, o secretário executivo deve, ao controlar o
fluxo desses processos, separá-los em
A
importantes, urgentes e circunstanciais.
B
prioritários, urgentes e emergenciais.
C
circunstanciais, emergenciais e situacionais.
D
emergenciais, importantes e circunstanciais.
E
urgentes, importantes e emergenciais.
O planejamento de reuniões faz parte das atividades do secretariado. Algumas reuniões (ordinárias e extraordinárias) exigem convocação por meio de ato escrito, com o intuito de informar aos requisitados o dever de comparecimento. A esse respeito, assinale a alternativa que indica o referido instrumento convocatório.
A
Exposição de motivos de convocação.
B
Ata de convocação.
C
Ofício de convocação.
D
Edital de convocação.
E
Edital de citação.
Com o advento da tecnologia da informação e a ampla disseminação do conhecimento pela internet, fez-se necessário criar mecanismos de controle ao acesso e a divulgação das informações dos órgãos e entidades públicas, de modo a protegê-las contra perda, alteração indevida, transmissão e divulgação não autorizadas.
A Lei 12.527/2011 regulamenta o acesso à informação e garante a sua integridade exigindo do profissional de secretariado habilidades especificas no seu trato/manuseio.
Sobre o enunciado, assinale a ÚNICA ALTERNATIVA INCORRETA sobre a Lei de acesso e manuseio das informações:
A
Define a classificação do grau do sigilo das informações em ultrassecreto, secreto e reservado.
B
Define que o grau de sigilo ultrassecreto das informações é de competência exclusiva do Presidente e do Vice-Presidente da República, excluindo-se todas as demais autoridades.
C
Informa que é dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção.
D
Recomenda que as informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato.
E
Recomenda que, em caso de reeleição do Presidente e Vice-Presidente da República, seja renovado o tratamento das informações como no mandado anterior.
A comunicação é eficaz se atinge seus objetivos, e deixa de ser eficaz por vários fatores. Em relação às condições para a eficácia das comunicações, marcar C para as afirmativas Certas, E para as Erradas e, após, assinalar a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
( ) A ausência de juízos de valor e de estereótipos por parte do Secretário administrativo pode possibilitar-lhe uma abordagem consistente.
( ) A comunicação é influenciada, sobretudo, pela oportunidade, pelo momento em que se diz algo. Se o Secretário administrativo, por exemplo, deixa de dar resposta a uma carta, ele dá à pessoa que a escreveu motivo para duvidar do interesse da empresa por seus problemas.
( ) Os Secretários administrativos sentem-se muitas vezes imersos em um “dilúvio de dados”, informações, correspondências de toda ordem. Devem evitar, no entanto, a sobrecarga de informações. Seu superior deve receber informações selecionadas, essenciais, e não qualquer informação.
A
E - C - C.
B
C - C - C.
C
C - E - E.
D
E - C - E.
“_________________ engloba um conjunto de atitudes e ações associadas ao conhecimento, às habilidades e às competências que contribuem para o sucesso e para o alcance dos objetivos pessoais e profissionais. Para que o técnico em secretariado consiga sucesso com _________________, é fundamental que se aperfeiçoe constantemente, pois auxilia‐o a conduzir e fortalecer sua marca no mercado.” Assinale a alternativa cujo termo completa adequadamente ambas as lacunas da afirmativa anterior.
A
Follow up
B
Cerimonial
C
Networking
D
Empregabilidade
E
Marketing pessoal
“Ato através do qual são expedidas determinações a serem executadas por órgãos subordinados ou por servidores dos mesmos. É uma correspondência oficial interna ou interdepartamental, com numeração própria e apresentando, algumas vezes, características de circular, quando é expedida a diversos departamentos situados em locais diferentes.”
Trata-se de
A
ofício.
B
portaria.
C
telegrama.
D
carta comercial.
E
ordem de serviço.
Ao fazer solicitações às autoridades ou órgãos públicos, o técnico em secretariado deve utilizar
A
alvará.
B
resolução.
C
procuração.
D
requerimento.
E
comunicação interna.
São considerados aspectos positivos da comunicação dentro da empresa, ou sinais verdes, aqueles que facilitam e mantêm um bom relacionamento interpessoal. São exemplos de “sinal verde”, EXCETO:
A
Empatia.
B
Discrição.
C
Muita familiaridade.
D
Cordialidade natural.
E
Demonstração de consideração.
O trabalho em equipe pode ser descrito como um conjunto
ou grupo de pessoas que se dedicam a realizar uma tarefa ou
determinado trabalho. Este tipo de trabalho possibilita
A
a promoção coletiva a cargos que exijam maior comprometimento
e responsabilidade.
B
um conhecimento mais íntimo, profundo e pessoal de
todas as pessoas envolvidas.
C
a identificação de partidarismos e tendências.
D
um entrosamento informal e espontâneo, revelando o
caráter divertido de cada um.
E
a troca de conhecimento e agilidade no cumprimento de
objetivos compartilhados.
Ao avaliar o canal a ser utilizado para transmissão de uma comunicação, o técnico em secretariado deve analisar alguns pontos relevantes que o orientarão na escolha. Acerca desses pontos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) É preciso avaliar a velocidade da transmissão no canal escolhido.
( ) A escolha depende da complexidade e volume das informações a serem transmitidas.
( ) O custo da comunicação não é importante, desde que a mensagem seja transmitida.
( ) Averiguar se há necessidade de confidencialidade da mensagem.
( ) É irrelevante o número de receptores a serem atingidos.
A sequência está correta em
A
V, F, V, V, F.
B
F, F, V, V, V.
C
V, V, F, V, F.
D
V, V, F, F, F.
E
F, F, V, F, V.
Leia o texto a seguir.
AVISO
Após decisão unânime de toda a diretoria, solicitamos aos usuários dos banheiros da empresa que, após usarem os mesmos, limpem não só a parte interna da pia, mas também a externa, bem como o espelho, enxuguem o chão, caso haja nele respingos de água, pasta de dente ou qualquer outro produto, natural ou químico.
O texto anterior caracteriza-se por ser
A
prolixo.
B
preciso.
C
correto.
D
conciso.
E
objetivo.
Assinale a alternativa que NÃO apresenta um tipo de ruído que pode interferir na comunicação.
A
Técnico.
B
Cultural.
C
Semântico.
D
Organizacional.
E
Atitude e comportamento.
Leia o texto a seguir.
O fragmento do texto acima, retirado da revista Gestão Escolar, destaca com clareza o que pode acontecer nas reuniões quando não são bem conduzidas. A sequência correta para melhor organização e condução das reuniões é
A
Definir a Pauta – Proceder a Convocação – Administrar o Tempo de Início – Coordenar as Discussões – Sistematizar Encaminhamentos.
B
Administrar o Tempo de Início – Coordenar as Discussões – Proceder a Convocação – Sistematizar Encaminhamentos – Definir a Pauta.
C
Proceder a Convocação – Definir a Pauta – Administrar o Tempo de Início – Coordenar as Discussões – Sistematizar Encaminhamentos.
D
Definir a Pauta – Administrar o Tempo de Início – Sistematizar Encaminhamentos – Proceder a Convocação – Coordenar as Discussões.
Durante a recepção de visitantes na empresa, NÃO se deve
A
ser cortês e prestativo.
B
oferecer café, bala ou revistas.
C
apresentar a visita ao executivo.
D
ter o máximo de informações sobre o visitante em mãos.
E
permitir que a visita, enquanto espera, obtenha informações pessoais sobre o executivo.
“____________________ é o método que permite enviar e receber ___________________ ou imagens. Para utilizá‐lo é preciso que o emissor e o receptor tenham acesso à(ao) ______________________________. As comunicações por esse método destacam‐se das outras formas por sua ___________________ de transmissão.” Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente a afirmativa anterior.
A
Fax / mensagens / EBCT / lentidão
B
EBCT / telegramas / fax / morosidade
C
Telégrafo / telegramas / fax / morosidade
D
Correio eletrônico / mensagens / telégrafo / facilidade
E
Correio eletrônico / mensagens / rede mundial de computadores / velocidade
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