Questões de Concurso sobre Organização e administração de arquivos em Arquivologia

Organização do trabalho vai muito para além de manter o local de trabalho asseado e todos os documentos devidamente arquivados e identificados. Ela visa equilibrar tempo, qualidade e eficácia nas ações. São exemplos fundamentais para a organização no trabalho:

Um projeto de gestão de documentos inclui o planejamento de ações de organização do acervo, ao passo que a gestão do espaço físico, de equipamentos e de recursos humanos é dele excluída.

Um médico procura o arquivo da instituição onde trabalha para solicitar o prontuário de um de seus pacientes, com intuito de divulgar os dados em uma revista científica. Ao ser questionado sobre a autorização do paciente, o médico esclarece que não a solicitou, pois ele acompanha o paciente há muito tempo e que após a publicação o comunicará. Frente a essa situação o agente de documentação deve:

A aplicação deficiente de técnicas de organização do acervo resulta em demora na localização de documentos.

Um dos mais importantes aspectos a ser considerado na organização de um arquivo é manter um plano de classificação. Assim, assinale a alternativa que apresenta os passos que devem ser analisados na elaboração de um plano de classificação.

Sobre a organização e administração de arquivos, assinale a alternativa correta:

Para constituir um dossiê relativo a licitação de medicamentos, o processo de junção dos tipos de documentos relativos ao assunto denomina-se ordenação.

Uma das condições importantes na organização de um arquivo diz respeito à possibilidade de se garantir o acesso rápido aos dados de um documento arquivado, bem como dos que foram retirados. Essa condição é a de

Assinale a alternativa correta no que se refere às regras de alfabetização.

Observe as fichas que resultaram do cadastramento de instituições e pessoas que exercem atividades agropecuárias em determinada região:

a. José de Oliveira Júnior

b. Carlos de Oliveira Filho

c. O Boi Gordo Ltda.

d. Brasil Agropecuária & Cia.

e. José Cabral de Souza

f. Companhia Boa Vista

g. Paulo de Sousa

Ao ordená-las, de acordo com as regras de alfabetação, as fichas ficam assim dispostas:

Refere-se ao ato de dispor em arquivos, estantes, pastas, caixas etc. os conjuntos documentais hierarquizados em fundos e suas subdivisões. Trata-se da

A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Analise as afirmativas abaixo sobre algumas dessas etapas:

I- Levantamento de dados: é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade.

II- Planejamento: analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações indicadas.

III- Análise dos dados coletados: em todos os estágios de sua evolução torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico.

Estão CORRETAS as afirmativas:

Tendo em vista as recomendações para construção de arquivos, considere as afirmativas a seguir.

I → No que diz respeito à localização do edifício sobre o terreno, deve-se observar a influência que o ambiente externo exercerá sobre o interno, ou seja, o projeto de construção deve considerar o posicionamento da construção em relação à incidência de luz solar, além da localização da vegetação nos arredores, que pode causar riscos de raios, térmitas, danos estruturais pelas raízes, queda de folhas, galhos e frutos e incidência de sombras, que poderão ocasionar acúmulo de umidade nas paredes.

II → Os espaços projetados devem ser distribuídos pensando em suas funções: depósitos (inclusive para acervos especiais), áreas para o público e áreas de trabalho (gabinetes, recepção, seleção, higienização, restauração, entre outras).

III → As construções espaçosas, com grandes vãos ou abertas são mais eficientes quanto à manutenção das condições ambientais e de segurança necessárias para a preservação do que espaços menores, fragmentados e compactos.

IV → O projeto do edifício deverá levar em conta as condições e dimensões do terreno; os regulamentos e tradições locais; as condições climáticas; o fluxo de trabalho e de atendimento ao público; as características físicas e formatos dos documentos; o volume do acervo e a expectativa de crescimento.

Estão corretas

Dentre as funções que a organização de um arquivo apresenta NÃO podemos mencionar:

Em referência às regras de alfabetação, julgue os itens a seguir:

I. No caso de arquivamento de documentos com nomes estrangeiros, serão considerados pelo último sobrenome, salvo os casos de nomes espanhóis e orientais.

II. Considera-se o último sobrenome e depois o prenome no arquivamento de documentos com nomes de pessoas físicas.

III. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, como: Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

IV. Os títulos, tais como, Ministro, Reitor, entre outros, não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, separados por hífen, em negrito e com letra de forma. V. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos de forma abreviada para facilitar a sua ordenação, arquivamento e busca nos sistemas de gestão de documentos.

Estão CORRETAS apenas as afirmações constantes nos itens