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Questões de Concurso sobre Conservação e Preservação de Documentos
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Durante a organização do arquivo físico de determinada instituição, a equipe responsável adotou boas práticas para garantir a adequada guarda e conservação dos documentos. De acordo com os princípios arquivísticos, assinale a alternativa que apresenta procedimentos corretos para essa finalidade.
A
Organizar documentos por cor da capa para facilitar a identificação visual, fixar etiquetas diretamente com fita adesiva e armazenar os arquivos em estantes de madeira pintada.
B
Otimizar o espaço com caixas de papelão empilhadas até o teto, grampear documentos por assunto e armazenar em armários metálicos sem ventilação.
C
Separar documentos por tamanho físico, acondicionar papéis dobrados e permitir a entrada de luz natural no ambiente de arquivamento.
D
Utilizar caixas-arquivo confeccionadas em material livre de ácido, manter os documentos em posição vertical e evitar exposição à luz solar direta.
E
Utilizar envelopes coloridos para diferenciar tipos de documentos, agrupar documentos por tipo de papel e manter as janelas do arquivo sempre abertas.
“O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens. Cabe‑nos, portanto, encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que é o papel.”
CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2000, p. 5.
Os dois maiores processos de deterioração química da celulose são
A
fungos e roedores.
B
insetos e homens.
C
brocas e cupins.
D
acidez e oxidação.
No contexto dos repositórios arquivísticos digitais confiáveis, é correto afirmar que
A
documento arquivístico é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.
B
modelo de referência é um conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas.
C
preservador de documentos arquivísticos é a entidade responsável pela custódia física e legal dos documentos do produtor, bem como por sua preservação, isto é, proteger e garantir acesso contínuo aos documentos.
D
migração é a conversão de formatos de arquivo para um elenco gerenciável de formatos apropriados para preservação e acesso.
E
disponibilidade é o estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.
Assinale a alternativa que apresenta o conceito que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo.
A
O valor probatório, que se refere à capacidade de um documento servir como prova de atividades, mas pode não exigir sua preservação permanente
B
O valor informativo, que está ligado à capacidade do documento fornecer informações úteis no futuro, justificando sua guarda permanente
C
O valor primário, que se refere à utilidade do documento para as atividades administrativas ou legais de uma instituição, com necessidade de acesso contínuo
D
O valor secundário, também chamado de valor arquivístico, que justifica a preservação permanente do documento por sua relevância futura para pesquisa, memória ou estudo
São diretrizes para o desenvolvimento de um plano de arquivamento adequado que contribui para a preservação da história da instituição e a eficiência nas operações diárias da secretaria escolar:
I - armazenar informações relevantes e irrelevantes sem necessidade de priorização das informações essenciais;
II - identificar prazos de retenção para cada tipo de documento, considerando as regulamentações locais;
III - considerar condições ambientais para documentos físicos e a segurança de servidores para documentos digitais;
IV - misturar informações de alunos, professores e funcionários em um único arquivo agilizando a recuperação de dados quando necessário;
V - implementar rotinas regulares de backup para garantir a segurança dos registros digitais protegendo os dados confidenciais.
Está CORRETO o que se afirma em:
A
I, II e III, apenas.
B
I, IV e V, apenas.
C
II, III e V, apenas.
D
II, III e IV, apenas.
Em um arquivo intermediário, os documentos são armazenados temporariamente, aguardando sua destinação final, que pode ser a eliminação ou o recolhimento para o arquivo permanente. Durante o período de guarda no arquivo intermediário, é fundamental que os documentos sejam acondicionados e armazenados de forma adequada, para garantir sua preservação e integridade. Assinale a alternativa que apresenta uma medida de conservação preventiva que pode ser adotada no arquivo intermediário.
A
Utilizar caixas de papelão comum para armazenar os documentos, pois são mais baratas e acessíveis.
B
Empilhar as caixas de arquivo diretamente no chão, para otimizar o espaço disponível.
C
Manter o arquivo intermediário em um ambiente com alta umidade e temperatura, para acelerar o processo de deterioração dos documentos.
D
Controlar as condições ambientais do arquivo intermediário, como temperatura, umidade e iluminação, para evitar a degradação dos documentos.
É importante a adoção de medidas de preservação e conservação que visam a estabilizar ou reverter a ação de danos físicos ou químicos ao longo do tempo e do uso, buscando manter a integridade e o caráter histórico do acervo ___________. Complete a frase com a alternativa correta:
A
patrimonial
B
documental
C
imobilizado
D
de estoque material
No arquivo de uma instituição pública, documentos importantes começaram a apresentar sinais de deterioração, como páginas amareladas e fragilidade ao manuseio. Para evitar maiores danos, a equipe decidiu iniciar medidas de preservação. Em relação a medida correta para a preservação de documentos, marque a alternativa CORRETA:
A
Armazenar os documentos em local seco e com temperatura controlada para evitar umidade e calor excessivos.
B
Expor os documentos à luz solar para eliminar fungos.
C
Utilizar grampos metálicos para juntar várias páginas e facilitar o manuseio.
D
Colocar os documentos em sacos plásticos herméticos para evitar o contato com o ar.
A sequência CORRETA de ações para garantir a Preservação e Conservação de um acervo em um Arquivo é:
A
Aquisição de novos documentos, reorganização do espaço físico e substituição periódica dos materiais antigos.
B
Digitalização total do acervo, eliminação de documentos físicos, armazenamento em nuvem e manutenção regular.
C
Avaliação das necessidades de conservação, monitoramento ambiental, limpeza dos materiais e acondicionamento apropriado.
D
Instalação de sistemas de segurança avançados para monitorar acessos e realização de inspeções visuais ocasionais.
No contexto da preservação e conservação de documentos arquivísticos, os agentes humanos desempenham um papel significativo, podendo acelerar o processo de degradação através de práticas internas. Considerando os efeitos desses agentes de degradação sobre a integridade dos documentos, assinale a alternativa correta:
A
A conservação dos documentos arquivísticos depende apenas de controles de temperatura e umidade, sendo a manipulação um fator secundário no processo de preservação.
B
A manipulação envolvida dos documentos, como dobras e exposição frequente sem o uso de luvas, é considerada um dos principais agentes de degradação dos arquivos.
C
Grampos, clipes metálicos e outras ferramentas de fixação não interferem na degradação do papel ao longo do tempo, pois não reagem quimicamente com os documentos.
D
O uso de grampos e clipes metálicos é uma prática recomendada para a organização de documentos, pois facilita o armazenamento por um longo prazo e evita danos.
Quanto à preservação, conservação e restauração de documentos, julgue os itens a seguir.
I A temperatura inadequada tende a diminuir a vida útil do papel e das mídias digitais.
II Ao manusear fotografias e negativos, é recomendável o uso de luvas de algodão.
III A luz do dia deve ser permitida na área de armazenamento, para auxiliar na conservação do papel.
Assinale a alternativa correta.
A
Somente o item I está certo.
B
Somente os itens I e II estão certos.
C
Somente os itens I e III estão certos.
D
Somente os itens II e III estão certos.
E
Todos os itens estão certos.
No que se refere às técnicas de arquivo, a preservação de documentos é um aspecto crucial. Dessa forma, associe corretamente as técnicas de preservação na Coluna 1 com seus respectivos objetivos na Coluna 2.
COLUNA 1: Técnicas de Preservação
1. Controle de temperatura e umidade.
2. Uso de embalagens especiais.
3. Limpeza periódica.
4. Digitalização de documentos.
COLUNA 2: Objetivos
a) Prevenir o acúmulo de poeira e sujeira.
b) Proteger documentos contra deterioração física.
c) Garantir a preservação de documentos eletronicamente.
d) Manter condições ambientais adequadas para a conservação.
Qual alternativa apresenta a correta associação entre as colunas?
A
1-a, 2-c, 3-d, 4-b.
B
1-d, 2-b, 3-a, 4-c.
C
1-b, 2-a, 3-c, 4-d.
D
1-c, 2-d, 3-b, 4-a.
Durante o estado de calamidade pública decretado em vários municípios do estado do Rio Grande do Sul, em maio de 2024, o Arquivo Nacional, o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul e o Departamento de Arquivo Geral da Universidade Federal de Santa Maria publicaram um conjunto de ações iniciais para a salvaguarda de arquivos após a ocorrência de desastre natural por inundação. Com base nessas orientações e demais orientações arquivísticas sobre preservação e conservação de acervos documentais, analise as assertivas abaixo:
I. Uma das primeiras iniciativas a ser tomada quando há um desastre causado por inundação é garantir condições mínimas de segurança para acesso das pessoas.
II. É imprescindível que seja desligada toda fonte de corrente elétrica do local atingido, a fim de evitar qualquer risco de choque elétrico.
III. Assim que haja condições mínimas de segurança, é imprescindível que o acervo dos espaços inundados possa ser removido, com a utilização de caixas-arquivo de papelão ou carrinhos para o transporte dos documentos.
Quais estão INCORRETAS?
A
Apenas I.
B
Apenas II.
C
Apenas III.
D
Apenas I e III.
E
Apenas II e III.
O processo de laminação tem a vantagem de tornar o documento imune à ação de fungos e pragas, mas resulta no aumento do peso do documento.
C
Certo
E
Errado
No caso de documentos considerados permanentes nas TTDA de uma determinada instituição produtora, de acordo com a legislação, eles podem ser digitalizados visando viabilizar a produção, a tramitação e o acesso ao seu representante digital.
Nesse caso, o que será feito com os originais?
A
Precisam ser mantidos, não podendo ser eliminados.
B
Não podem ser digitalizados após o trâmite.
C
Podem ser descartados enquanto tramitam.
D
Podem ser descartados após cumprimento do prazo no arquivo corrente.
E
Podem ser descartados após cumprimento do prazo no arquivo intermediário.
Ao implementar práticas eficientes de organização e conservação de documentos, uma organização pode melhorar a produtividade, garantir a conformidade com regulamentações e preservar informações valiosas ao longo do tempo. Análise as afirmações de organização e conservação de documentos apresentadas a seguir:
I.Escolher o método de armazenamento apropriado, seja em estantes, gavetas ou arquivos digitais, é crucial para garantir a integridade dos documentos ao longo do tempo.
II.Utilizar pastas físicas e etiquetas claras contribui para uma organização visual eficiente, permitindo uma rápida identificação e acesso aos documentos.
III.Implementar políticas de controle de acesso para proteger documentos sensíveis e garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizá-los ou modificá-los.
Diante das afirmações citadas, marque a opção a seguir que corretamente deve ser considerada para organização e conservação dos documentos:
A
II e III, apenas.
B
I e II, apenas.
C
II e III.
D
III, apenas.
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações químicas, que são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar e pela exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. Nesse contexto, a adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores é de
A
temperatura entre 16 e 23 “C e de umidade relativa entre 45% e 65%.
B
temperatura entre 18 e 25 “C e de umidade relativa entre 45% e 65%.
C
temperatura entre 17 e 24 “C e de umidade relativa entre 55% e 60%.
D
temperatura entre 15 e 22 “C e de umidade relativa entre 45% e 60%.
E
temperatura entre 19 e 25 “C e de umidade relativa entre 50% e 60%.
De vital importância, a conservação de documentos traz como pano de fundo o ensejo de reduzir o impacto da degradação nos documentos causada na maioria dos casos, por agentes externos ou internos. Essa ação conservacionista se dá como forma de assegurar a integridade física dos suportes, das informações e do acesso à documentação. Utilizar medidas preventivas, desde a produção do documento, busca evitar danos ao longo do tempo de uso. Dessa maneira, sobre o tema, assinale a alternativa correta.
A
Armazenar, agrupando no mesmo invólucro os negativos, as fotografias em papel, os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose, com o uso de invólucros coletivos.
B
Use barbantes ou elásticos para prender os documentos ou as embalagens onde esses estão acondicionados.
C
O uso de furadores nos documentos deve ser uma excepcionalidade. Caso seja necessário furar, dobre a folha delicadamente ao meio, de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador.
D
Utilize sempre pastas com prendedores e hastes de metal. Fixadores de plástico ressecam e não prendem bem o documento.
E
Dê preferência ao uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Clipes maiores de metal que prendam um maior número de documentos são os mais recomendáveis.
A seleção de suporte para a produção de determinado documento arquivístico está no escopo da função preservação de documentos.
C
Certo
E
Errado
O processo adotado para estabelecer a guarda ou o descarte dos documentos segundo seus valores denomina-se
A
avaliação.
B
classificação.
C
coleção.
D
conservação.
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