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Questões de Concurso sobre Expedição de documentos
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Verificar se não faltam folhas ou anexos, numerar e completar a data, no original e nas cópias, e separar o original das cópias, são rotinas inerentes às atividades de:
A
expedição
B
arquivamento
C
registro e distribuição
D
recebimento e classificação
Assinale a alternativa em que são apontadas corretamente as etapas das rotinas de expedição de correspondências:
A
Receber apenas a correspondência original e envelope, dispensando cópias; verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data; expedir a correspondência.
B
Receber a correspondência (original, envelope e cópias); verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, apenas no original; separar o original das cópias; expedir as cópias e encaminhar os originais ao setor de arquivamento, com os anexos, se for o caso.
C
Receber a correspondência (apenas as cópias, devolvendo os originais); verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data; colocar em envelope; expedir as cópias, com os anexos, e encaminhar o seu número de registro setor de arquivamento.
D
Receber a correspondência (original e cópias); encaminhar as cópias ao setor de arquivamento; numerar os anexos, se for o caso; expedir os originais e arquivar os anexos.
E
Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades a serem determinadas); verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cópias; separar o original das cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso e encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.
Considere as afirmativas relacionadas ao recebimento e expedição de documento apresentadas a seguir. Registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:
(__) A implementação de um sistema de protocolo para oficializar o registro de entrada e saída de documentos, o qual compreende informações como data, destinatário e natureza do documento, constitui um procedimento essencial.
(__) A segurança e a confidencialidade dos documentos, notadamente aqueles que incluem informações sensíveis sobre alunos, professores e funcionários, são aspectos cruciais e devem ser rigorosamente consideradas, uma vez que tais documentos contêm dados pessoais e informações privadas que requerem proteção adequada para garantir a privacidade e a integridade das partes envolvidas.
(__) O recebimento e a expedição de documentos no ambiente escolar são atividades secundárias e dispensáveis para a gestão administrativa e a comunicação eficiente entre os diversos membros da comunidade educacional. Esses processos envolvem a manipulação de documentos internos e externos, mas não contribuem para a organização e o bom funcionamento da instituição.
Assinale a alternativa com a sequência correta:
A
F - F - V.
B
F - F - F.
C
V - V - V.
D
F - V - F.
E
V - V - F.
Qual é a melhor prática para garantir a eficiência no controle de expediente em um escritório?
A
Permitir que qualquer membro da equipe manipule documentos sem registro.
B
Implementar um sistema de rastreamento e controle para o fluxo de documentos, garantindo que cada etapa seja registrada.
C
Armazenar todos os documentos em uma única pasta física para simplicidade.
D
Manter todos os documentos eletrônicos em pastas não nomeadas para economizar tempo.
E
Descartar documentos assim que eles forem lidos para evitar acumulação.
Na expedição de documentos, pode-se verificar a atividade pertinente de:
A
requisitar antecedentes ao arquivo
B
separar a correspondência oficial da particular
C
arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica
D
numerar e completar a data, no original e nas cópias
A fase da gestão documental que inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações é a
A
utilização.
B
tramitação.
C
produção.
D
avaliação.
E
classificação.
Assinale corretamente uma prática recomendada ao expedir correspondência importante.
A
Utilizar envelopes sem identificação do remetente
B
Escrever de forma ilegível o endereço do destinatário
C
Utilizar selos postais vencidos
D
Certificar-se de que o endereço do destinatário está correto
Carine é servidora do Setor de Protocolo de determinada Secretaria. Ao receber os documentos, uma das atividades desenvolvidas por Carine é enviá-los para os destinatários externos. Pode-se afirmar que Carine realiza a atividade mencionada na etapa da(o):
A
Recebimento.
B
Autuação.
C
Distribuição.
D
Controle de tramitação.
E
Expedição.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Avalia
A atividade de protocolo é realizada em documentos que ainda estão sendo resolvidos; desse modo, ela é apenas aplicada em documentos correntes. Considerando que existem algumas etapas a serem seguidas pelo setor de protocolo, assinale a alternativa que descreve corretamente a etapa de "expedição”.
A
É a primeira etapa do protocolo, corresponde ao recebimento de todo e qualquer documento que venha a dar entrada na empresa.
B
É a entrega dos documentos para destinatários externos, ou seja, aqueles que não fazem parte da estrutura da instituição.
C
É o mecanismo utilizado para identificar se o documento está tendo um correto andamento, se está paralisado, onde ele está localizado, se já foi finalizado, dentre outras informações.
D
Etapa em que os documentos serão devidamente analisados, sendo que muitos deles serão transformados em processos.
Assinale corretamente a finalidade da expedição de correspondência.
A
Arquivar documentos
B
Distribuir correspondência
C
Protocolar requerimentos
D
Atender ao público
Maurício é servidor público lotado no setor de protocolo. Em determinado dia, Maurício ficou incumbido de organizar todos os documentos que deveriam ser enviados aos destinatários internos e externos. De acordo com os procedimentos de protocolo, a atividade em que os documentos são enviados a destinatários externos à instituição chama-se:
A
Distribuição.
B
Registro.
C
Autuação.
D
Expedição.
E
Movimentação.
Sobre as etapas do protocolo, é correto afirmar que:
A
A autuação é obrigatória para todos os documentos recebidos, independentemente de sua natureza.
B
A distribuição ocorre quando o destinatário do documento pertence à mesma instituição, mesmo que esteja localizado em outra cidade ou estado.
C
O registro de documentos sigilosos é feito normalmente, desde que seja verificada sua origem e assunto.
D
A expedição é o processo de envio de documentos a destinatários internos, dentro da mesma instituição.
Marque a alternativa correta sobre procedimentos de protocolo:
A
O registro de documentos não precisa seguir ordem cronológica.
B
A tramitação de documentos visa controlar o fluxo de documentos entre setores.
C
A expedição de documentos refere-se apenas à digitalização de papéis.
D
O protocolo dispensa identificação dos documentos recebidos.
Qual é uma prática adequada relacionada às rotinas de expedição de correspondência? Marque apenas a alternativa correta.
A
Enviar correspondências importantes sem registro ou protocolo.
B
Desprezar a organização dos documentos a serem enviados, misturando-os aleatoriamente.
C
Postergar o envio de correspondências, sem considerar prazos ou urgências.
D
Registrar e protocolar todas as correspondências enviadas, garantindo um controle efetivo do fluxo de informações.
E
Analisar e despachar ao setor responsável.
O que caracteriza a classificação de documentos:
A
Disposição lógica e estruturada dos documentos no arquivo.
B
Uso de técnicas de preservação, como restauro e digitalização.
C
Agrupamento de documentos de acordo com a estrutura da entidade.
D
Identificação e recuperação facilitadas por meio de códigos ou categorias.
Acerca das atividades de protocolo, assinale a alternativa correta:
A
Na etapa de recebimento, os documentos não digitais devem ser classificados como sigilosos ou ostensivos.
B
Na etapa de distribuição, ocorre a expedição de documentos aos destinatários externos.
C
Na etapa de expedição, as correspondências e documentos com destinatários internos são enviados.
D
Os documentos são recebidos no protocolo na etapa de autuação.
E
Na etapa de autuação, os documentos são registrados e expedidos aos destinatários externos.
Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras (V) e as falsas (F) sobre expedição de correspondências, seus tipos e procedimentos.
( ) e-Carta é o serviço de mensagens com entrega ao destinatário em até 4 horas, com tratamento prioritário e aceito em todo o território nacional.
( ) Telegrama é uma comunicação entre duas empresas ou entre uma empresa e uma pessoa física ou vice-versa. Seu conteúdo é formal, oficial e, em muitos casos, confidencial.
( ) Franqueamento Autorizado de Cartas (FAC) é o serviço dos Correios para postagem de grandes volumes de cartas simples e registradas.
( ) O serviço exclusivo para pessoa jurídica com contrato com os Correios e utilizado para a coleta, o transporte e a entrega de correspondências agrupadas, chama-se malote.
( ) Cecograma é uma correspondência, disponibilizada pelos Correios, com conteúdo exclusivamente impresso em relevo pelo Sistema Braille para comunicação de pessoas físicas e jurídicas com deficientes visuais.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
V • V • F • F • V
B
V • F • F • V • F
C
F • V • F • F • V
D
F • F • V • V • V
E
F • F • V • V • F
Assinale a alternativa que contém exclusivamente atividades relacionadas à rotina de expedição de documentos na unidade emissora.
A
Conferir o registro do documento, registrar o envio, providenciar cópia do documento, emitir relação de remessa e acondicionar o documento.
B
Conferir o remetente do destinatário, atestar o recebimento do documento em trânsito, formalizar o encerramento do volume, emitir nova folha líder e conferir o despacho.
C
Expedir o documento, devolver a relação de remessa, conferir a instrução, conferir a numeração de folhas e registrar o encaminhamento.
D
Emitir relação de remessa, conferir o documento, atestar o recebimento do documento, conferir a solicitação de autuação e pesquisar antecedentes.
E
Registrar o processo, ordenar os documentos, colar os documentos, inutilizar os espaços em branco e encaminhar o processo.
Documento não-diplomático, informativo. Solicitação para que alguém esteja presente em um lugar ou em um ato determinado. Denominação da modalidade de convocação de interessados nos processos de licitação para prestação de serviços ou de vendas aos órgãos públicos.
Essa é a definição da espécie documental
A
convite.
B
convênio.
C
convocação.
D
circular.
E
consulta.
Sobre o processo de protocolo de documentos, uma vez separada a documentação aos destinatários, é realizada a entrega.
Quando o destinatário é externo à instituição, esta entrega é chamada de:
A
Tramitação.
B
Distribuição.
C
Recebimento.
D
Expedição.
E
Movimentação.
Gerar simulado